Ghidul începătorului pentru crearea unui e-mail cu Zohomail

Dacă desfășurați o afacere mică sau medie, o serviciul de e-mail cu domeniul personalizat poate fi destul de util în raționalizarea coordonării cu echipa dvs. A fost un moment în care ați putea obține serviciul de e-mail gratuit de la Google Apps sau live.com cu domeniul personalizat. in orice caz, abonând la versiunile plătite ale acestor servicii de e-mail ar putea fi prea scump.

Din fericire, există încă un furnizor care oferă serviciu gratuit de e-mail cu domeniul personalizat, și o serie de caracteristici utile, adică Zoho Mail. În acest articol, vom merge vă ghidează prin diferite aspecte ale Zoho Mail și cum să le încorporăm. Deci, să aruncăm o privire la următoarele.

De ce să utilizați un furnizor de servicii de tip "cloud"

S-ar putea să vă întrebați de ce ar trebui să utilizați un alt serviciu de e-mail în timp ce dvs. web hosting oferă de asemenea servicii de e-mail. Există mai multe motive pentru care ar trebui să utilizați furnizorul de servicii de e-mail, în special serviciul cloud / SaaS, cum ar fi Zoho Mail în loc de cea pe care o oferă gazduirea web.

O mai bună fiabilitate și disponibilitate. Furnizorii de e-mailuri din cloud sunt utilizați de multe organizații și sunt mai fiabile decât serverul de e-mail pe care le oferă gazduirea web
Mai mult spațiu Inbox per utilizator. Dacă utilizați serviciul de e-mail de la furnizorul dvs. de gazduire web, Inbox-ul va fi doar o parte a spațiului total pe disc pe care le oferă. Dacă aveți 10 GB de spațiu pe disc pe server și deja utilizați 5 GB pentru site-ul dvs., baza de date și conținutul dvs., puteți utiliza doar spațiul de 5 GB pentru întreaga companie. Cu Zohomail poți da 5 GB spațiu de intrare pentru fiecare utilizator.
Aplicații de colaborare. Nu este vorba doar de e-mail, de asemenea, puteți utiliza Zoho Docs și CRM și multe aplicații Zoho pentru colaborarea în cadrul companiei dvs..
Utilizatori suplimentari prin recomandări. În mod implicit, puteți obține 10 conturi de utilizator în Zoho Mail, cu toate acestea, dacă cineva se înregistrează la Zoho Mail din sesizarea dvs., puteți obține până la 15 conturi suplimentare pentru 3 recomandări.

Înregistrarea lui Zoho Mail

Deschideți Zoho Mail și faceți clic pe Începeți acum
Alege Inscrie-te pe pachetul GRATUIT al Zoho Mail
Introduceți numele de domeniu și dați clic pe Adăugați un domeniu. Dacă nu aveți încă un domeniu, puteți, de asemenea cumpărați domeniu prin Zoho Mail.
Introduceți detaliile dvs. pe această pagină. Codul dvs. de poștă electronică Zoho va fi contul de administrator. După completarea acestui formular, faceți clic pe Inscrie-te
Contul dvs. Zoho Mail este aproape gata. Acum este momentul să verificați proprietatea asupra domeniului. Click pe Continuați să verificați proprietatea asupra domeniului
Zoho Mail va da numele gazdei pe care trebuie să îl aveți creați ca alias de zmverify.zoho.com
Mai jos este un eșantion de alias / crearea CNAME pe panoul DNS Namecheap.
După crearea aliasului / CNAME în panoul DNS, puteți face clic pe Verifica, și Continua

Configurarea Zoho Mail

După înregistrarea contului Zoho Mail pentru domeniul dvs. și verificarea domeniului proprietate, acum este momentul să vă configurați contul.

Creați primul cont sub numele dvs. de domeniu. Acesta este, de asemenea, administratorul dvs. pentru contul dvs..
Poti adăugați utilizatorii în acest pas dacă aveți deja utilizatori.
Grupurile sunt util pentru adresa generică cum ar fi [email protected] sau [email protected], acest lucru vă va asigura că e-mailurile pe care prospectele sau clienții le trimit este întotdeauna citită de cineva din echipa ta. Puteți crea grupuri în această pagină, cu toate acestea, în acest articol, voi trece peste acest pas.
Înregistrare prin schimb de corespondență sau înregistrare MX este o valoare DNS care informează serverele de poștă electronică care este responsabil pentru manipularea e-mail-ului. În această pagină, veți vedea intrarea MX pe care ar trebui să o creați pentru domeniul dvs. hostname ar trebui să fie @ ceea ce înseamnă yourdomain.com și nu subdomeniul dvs.. Este posibil să nu puteți modifica prioritatea la 10 și 20. Este bine să utilizați un alt număr, cum ar fi 1 și 5 sau 5 și 10, atâta timp cât numărul de prioritate pentru mx.zoho.com este mai mic decât mx2.zoho.com
Mai jos este un eșantion de Intrare MX pe panoul DNS Namecheap
Poti migrați-vă e-mailul de la furnizorul dvs. de gazduire web la Zoho Mail. puteți utiliza POP sau IMAP pentru a migra e-mailurile de pe vechiul server de mail către Zohomail. Așa cum a sugerat Zoho Mail este mai bine să migrați după ce ați schimbat înregistrările MX.
Pe această pagină, puteți vedea linkuri către tutoriale pentru configurarea clientului de e-mail. Dacă preferați să utilizați un client desktop de poștă electronică, puteți urma manualul pentru clientul dvs. de poștă electronică.
Prin această pagină, puteți configura accesul de pe dispozitivul mobil. Cu toate acestea, în acest articol vom trece peste acest pas.
Pentru ultimul pas, puteți face clic pe Continuați cu Access Zoho Mail

Configurarea înregistrării SPF

Sender Policy Framework sau SPF este o înregistrare text DNS asociate cu domeniul pentru a identifica serverele autorizate să trimită e-mailuri pentru domeniul respectiv. Destinatarul folosește înregistrarea SPF la verificați dacă este un server autorizat care le trimite e-mailuri.

Pentru Zoho Mail puteți crea o intrare TXT nouă pentru domeniul dvs. cu intrarea de mai jos:

v = spf1 mx includ: zoho.com ~ toate

Mai jos este o captură de ecran de Înregistrare TXT pentru înregistrarea SPF.

Configurația DKIM

DomainKeys Mail Identified (DKIM) este un sistem de validare a e-mailurilor care a fost concepute pentru a preveni falsificarea. Destinatarul va verifica intrarea DNS care conține cheia publică. Utilizând această cheie publică, destinatarul poate verifica dacă mesajul, inclusiv atașamentul, nu este modificat în timpul transportului. Putem folosi DKIM pe Zoho Mail, iar în cele ce urmează vă vom arăta cum să executați setarea.

Din tabloul de bord pentru poștă poți alege Panou de control > Mail & Docs.
Alege Setări Org sub Administrare e-mail, apoi selectați DomainKeys Tab.
Intrare Numele de înregistrare TXT, folosind un nume unic pentru a identifica Zoho Mail, cum ar fi zoho sau zohomail (eu folosim zohomail aici). Clic Generați o nouă înregistrare la generați o valoare TXT nouă.
Cu o nouă valoare TXT creată, puteți crea acum înregistrare nouă DNS cu înregistrare tip TXT.
Mai jos este un eșantion de Intrare DNS pe panoul DNS Namecheap.
După crearea noilor înregistrări DNS, puteți face clic pe Începeți autentificarea buton. Odată ce autentificarea are succes, butonul se va schimba Opriți autentificarea

Accesați Zoho Mail utilizând URL personalizat

Puteți accesa Zoho Mail de la https://www.zoho.com/mail/login.html sau puteți să vă deschideți doar Zohomail.com și să faceți clic pe Sign In din partea dreaptă sus a paginii. Cu toate acestea, pentru a vă ușura accesul utilizatorilor dvs. la webul Zoho Mail, puteți creați un URL personalizat pentru pagina de conectare, de exemplu: mail.domain.com sau webmail.domain.com în loc de adresa URL de mai sus.

Ce ai nevoie este să creezi un alias sau CNAME pentru adresa URL personalizată la business.zoho.com. Mai jos este o captură de ecran a creării CNAME pe gestionarea domeniului Namecheap.

Setarea autentificării cu doi factori

Pentru a îmbunătăți securitatea contului dvs. de e-mail, puteți utiliza funcția Two Factor Authentication sau TFA, la au o metodă suplimentară de securitate lângă parola. Chiar dacă cineva vă cunoaște parola, nu se poate conecta la contul dvs. atâta timp cât nu au acces la dispozitivul TFA.

Următoarea este o explicație despre cum să configurați TFA pentru Zoho Mail cont.

Faceți clic pe avatarul dvs. din partea dreaptă sus și alegeți Contul meu
Clic Configurați pentru a proteja acum
Alege Google Authenticator, clic Următor →
Puteți scana Codul QR prezentat de Zoho Mail cu ajutorul Google Authenticator. Este disponibil pentru Android pe Google PlayStore, pentru dispozitivul iOS din iTunes, precum și pentru Blackberry. S-ar putea să aveți nevoie, de asemenea, de cod scaner de coduri de bare. Pentru Android, o folosesc pe cea sugerat de Authenticator Google Scaner de coduri de bare de către echipa ZXing
Aici, veți fi, de asemenea, arătați cum să creați dispozitivul MFA utilizând telefonul smartphone Android. Deschide Scaner de coduri de bare astfel încât să putem scana codul QR pe care la furnizat Zoho Mail.
eu am două aplicații de autentificare pe telefonul meu așa că am ales acest ecran pentru a alege între Google Authenticator și Duo Mobile. Pentru aceasta, voi alege Google Authenticator.
Veți primi confirmarea pentru a salva cheia pentru contul dvs.. Apăsați OK
daca tu ați început să utilizați Google Authenticator, acesta va afișa un singur cont. Deoarece am mai multe conturi utilizând acest software, acesta va fi ultima din lista. Numărul afișat aici este codul de verificare pe care trebuie să-l introduceți în pasul următor. Introduceți codul de verificare și faceți clic pe Verifica. Dacă folosiți propriul calculator, puteți să faceți clic pe Trusted Browsers astfel încât să nu vi se mai ceară TFA. , apoi faceți clic pe Verifica
Introduceți parola actuală și faceți clic pe Aprinde
Configurarea TFA este aproape completă. Acum avem nevoie verificați numărul de telefon. Acest pas este opțional, totuși.
Introduceți numărul de telefon și faceți clic pe Trimite codul. Zoho Mail vă va trimite a mesaj text care conține codul de verificare.
Introduceți codul de verificare trimis de Zoho Mail și dați clic pe Verifica
Veți avea Coduri de verificare de rezervă.
Poti salvați aceste coduri ca text sau pentru a le tipări. Poti utilizați aceste coduri de rezervă ca autentificatori, dacă vă pierdeți telefonul.
În cazul în care utilizați autentificarea cu doi factori, trebuie să creați parole specifice aplicațiilor pentru fiecare aplicație pe care îl utilizați pentru a accesa Zoho Mail, inclusiv pentru clientul de e-mail de pe desktop. Pentru a face sp, faceți clic pe Continua pe acest pas.
Au fost terminate două configurații de autentificare a factorilor. Puteți face clic pe Afișați preferințele mele pentru a merge la pagina dvs. de preferințe.
În pagina Preferințe puteți să vă vedeți Coduri de confirmare a copierii, configurare Parole specifice aplicației, precum și curentul dvs. Trusted Browser.

Setarea parolelor specifice aplicațiilor

După cum am menționat mai devreme, dacă utilizați TFA în contul dvs., trebuie să faceți asta generați parole specifice aplicațiilor pentru fiecare aplicație pe care o utilizați pentru a accesa Zoho Mail. În următorii pași vom învăța cum să o executați.

Clic Gestionați parolele specifice aplicațiilor
Introduceți numele pentru aceasta parole specifice aplicației și, de asemenea, parola actuală
Un nou parola specifică aplicației va fi generată de Zoho Mail. Poți să vezi doar o dată, așa că te asigură păstrați parola salvată.
În partea de jos din dreapta, puteți face clic Afișați parola generată legătură. Puteți vedea lista de parole specifice aplicației de aici și, de asemenea, puteți șterge parola dacă este necesar.

Gestionați browserele de încredere

De la accounts.zoho.com, alegeți Securitate, Selectați Două autentificare cu factori și faceți clic pe Gestionați browserele de încredere
Pe această pagină, puteți vedea o listă de browsere în care aveți încredere. Aici poti eliminați doar un anumit browser.

Testarea trimiterii de e-mail

Odată ce ați terminat toți pașii anteriori, contul dvs. Zoho Mail este gata de utilizare. Acum poti testați noul cont Zoho Mail prin trimiterea unui e-mail de test. În exemplul următor am trimis un eșantion de e-mail în contul meu Gmail. E-mailul a fost primite cu succes de contul meu Gmail.

Acum hai să verificați setările SPF și DKIM. Faceți clic pe triunghiul inferior de lângă butonul de răspuns, alegeți Afișați originalul.

Puteți vedea aici că Google ți-a arătat-o Configurația SPF și DKIM.

Concluzie

În acest articol informativ, am încercat să vă arăt cum să înregistrați noul Zoho Mail, configurați Zohomail MX, SPF și DKIM, creați un URL personalizat pentru a accesa Zoho Mail, configurați Două autentificare cu factori, precum și trimiterea de e-mailuri de testare de la Zoho Mail.

Acum vă puteți pune în siguranță adresa dvs. de e-mail cu propriul dvs. domeniu și puteți comunica fără probleme cu clienții sau echipa dvs..

Nota editorului: Această postare este scrisă de Muhammad Panji pentru Hongkiat.com. Muhammad este un inginer de sistem specializat în Linux, Virtualizare și Cloud Computing. El joacă cu noua tehnologie în timpul liber și întreține o blogură despre tehnologie în limba indoneziană. Îl puteți găsi pe Twitter.