Cum să conectați sau să încorporați o foaie de lucru Excel într-un document Word

Uneori, doriți să includeți datele într-o foaie de calcul Excel în documentul dvs. Microsoft Word. Există câteva moduri de a face acest lucru, în funcție de faptul dacă doriți sau nu să mențineți o conexiune cu foaia de sursă Excel. Hai să aruncăm o privire.

Care este diferența dintre legarea și încorporarea?

De fapt, aveți trei opțiuni pentru includerea unei foi de calcul într-un document Word. Primul este prin copierea pur și simplu a acelor date din foaia de calcul și apoi prin lipirea în documentul țintă. În cea mai mare parte, acest lucru funcționează numai cu date foarte simple, deoarece aceste date devin doar un tabel de bază sau un set de coloane în Word (în funcție de opțiunea de pastă pe care o alegeți).

În timp ce acest lucru poate fi util uneori, celelalte două opțiuni - conectarea și încorporarea - sunt mult mai puternice și sunt ceea ce vă vom arăta cum să faceți acest articol. Ambele sunt destul de asemănătoare, prin faptul că sfârșesc prin introducerea unei foi de calcul Excel efective în documentul țintă. Acesta va arata ca o foaie Excel, si puteti folosi instrumentele Excel pentru ao manipula. Diferența vine în modul în care aceste două opțiuni tratează conexiunea la foaia de calcul originală Excel:

• daca tu legătură o foaie de lucru Excel într-un document, documentul țintă și foaia originală Excel mențin o conexiune. Dacă actualizați fișierul Excel, acele actualizări se reflectă automat în documentul țintă.
• daca tu încorporare o foaie de lucru Excel într-un document, această conexiune este întreruptă. Actualizarea foii Excel original nu actualizează automat datele din documentul țintă.

Există avantaje pentru ambele metode, desigur. Un avantaj al legării unui document (altul decât menținerea conexiunii) este faptul că păstrează dimensiunea fișierului documentului Word în jos, deoarece datele sunt în mare parte încă stocate în fișa Excel și afișate numai în Word. Un dezavantaj este că fișierul foaie de calcul original trebuie să rămână în aceeași locație. Dacă nu, trebuie să îl conectați din nou. Și deoarece se bazează pe legătura spre foaia de calcul originală, nu este atât de util dacă trebuie să distribuiți documentul persoanelor care nu au acces la acea locație.

Încorporarea unui document, pe de altă parte, mărește dimensiunea documentului dvs. Word, deoarece toate datele Excel sunt de fapt încorporate în fișierul Word. Există însă câteva avantaje distincte pentru încorporare. De exemplu, dacă distribuiți acel document persoanelor care nu au acces la foaia originală Excel sau dacă documentul trebuie să arate că foaia Excel la un moment dat (mai degrabă decât să se actualizeze), încorporarea (și ruperea legătura cu foaia originală) are mai mult sens.

Deci, cu toate acestea în minte, să aruncăm o privire la modul de a lega și încorpora o foaie Excel în Microsoft Word.

Cum să conectați sau să încorporați o foaie de lucru Excel în Microsoft Word

Legarea sau încorporarea unei foi de lucru Excel într-un cuvânt este, de fapt, destul de simplă, iar procesul de realizare este aproape identic. Începeți să deschideți atât foaia de lucru Excel cât și documentul Word pe care doriți să îl editați în același timp.

În Excel, selectați celulele pe care doriți să le conectați sau să le încorporați. Dacă doriți să conectați sau să încorporați întreaga fișă de lucru, faceți clic pe caseta de la intersecția rândurilor și coloanelor din colțul din stânga sus pentru a selecta întreaga foaie de lucru.

Copiați aceste celule apăsând CTRL + C în Windows sau Command + C în MacOS. Puteți, de asemenea, să faceți clic dreapta pe orice celulă selectată și apoi să alegeți opțiunea "Copiere" din meniul contextual.

Acum, treceți la documentul dvs. Word și faceți clic pentru a plasa punctul de inserare în locul în care doriți să mergeți materialul conectat sau încorporat. În fila Acasă a Panglicii, dați clic pe săgeata în jos sub butonul "Lipire" și apoi alegeți comanda "Lipire specială" din meniul derulant.

Aceasta deschide fereastra Paste special. Și este aici, unde veți găsi singura funcționalitate diferită în procesele de conectare sau încorporare a unui fișier.

Dacă dorești încorporare foaia de calcul, alegeți opțiunea "Lipire" din stânga. Dacă dorești legătură foaia de calcul, alegeți opțiunea "Lipiți link". Serios, asta e. Acest proces este altfel identic.

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, veți selecta apoi "Obiectul foaie de lucru Microsoft Excel" în caseta din dreapta, apoi faceți clic pe butonul "OK".

Și veți vedea foaia dvs. Excel (sau celulele pe care le-ați selectat) în documentul dvs. Word.

daca tu legat datele Excel, nu o puteți edita direct în Word, dar puteți face dublu clic pe oriunde pe ea pentru a deschide fișierul foaie de calcul original. Toate actualizările pe care le faceți la foaia de calcul originală sunt apoi reflectate în documentul dvs. Word.

daca tu încorporat datele Excel, îl puteți edita direct în Word. Faceți dublu clic pe oriunde în foaia de calcul și veți rămâne în aceeași fereastră Word, dar Panglica Word va fi înlocuită de Panglica Excel și puteți accesa toate funcționalitățile Excel. E un fel de minunat.

Și când doriți să opriți editarea foii de calcul și reveniți la controalele Word, faceți clic oriunde în afara foii de calcul.

Notă: Dacă lucrați la un document Word și doriți să includeți o foaie de calcul pe care nu ați creat-o încă, puteți. De fapt, puteți introduce o foaie de calcul Excel chiar din meniul derulant Tabel de pe Panglică.