Cum să conectați sau să încorporați o foaie de lucru Excel într-o prezentare PowerPoint

Uneori, doriți să includeți datele într-o foaie de calcul Excel într-o prezentare Microsoft PowerPoint. Există câteva moduri de a face acest lucru, în funcție de faptul dacă doriți sau nu să mențineți o conexiune cu foaia de sursă Excel. Hai să aruncăm o privire.

Care este diferența dintre legarea și încorporarea?

Aveți de fapt trei opțiuni pentru a include o foaie de calcul într-o prezentare PowerPoint. Primul este prin copierea pur și simplu a acelor date din foaia de calcul și apoi prin lipirea în documentul țintă. Acest lucru funcționează bine, dar tot ceea ce face cu adevărat este convertirea datelor într-un tabel simplu în PowerPoint. Puteți utiliza instrumentele de formatare a tabelului de bază ale PowerPoint pe acesta, dar nu puteți utiliza niciuna dintre caracteristicile Excel după conversie.

În timp ce acest lucru poate fi util uneori, celelalte două opțiuni - conectarea și încorporarea - sunt mult mai puternice și sunt ceea ce vă vom arăta cum să faceți acest articol. Ambele sunt destul de similare, prin faptul că veți sfârși prin introducerea unei foi de calcul Excel efective în prezentarea dvs. țintă. Acesta va arata ca o foaie Excel, si puteti folosi instrumentele Excel pentru ao manipula. Diferența vine în modul în care aceste două opțiuni tratează conexiunea la foaia de calcul originală Excel:

• daca tu legătură o foaie de lucru Excel într-o prezentare, prezentarea țintă și foaia originală Excel mențin o conexiune. Dacă actualizați fișierul Excel, acele actualizări se reflectă automat în prezentarea țintă.
• daca tu încorporare o foaie de lucru Excel într-o prezentare, conexiunea este ruptă. Actualizarea paginii Excel original nu actualizează automat datele din prezentarea țintă.

Există avantaje pentru ambele metode, desigur. Un avantaj al legării unui document (altul decât menținerea conexiunii) este păstrarea dimensiunii fișierului prezentării PowerPoint în jos, deoarece datele se păstrează în cea mai mare parte în fișa Excel și sunt afișate doar în PowerPoint. Un dezavantaj este că fișierul foaie de calcul original trebuie să rămână în aceeași locație. Dacă nu, trebuie să îl conectați din nou. Și deoarece se bazează pe legătura spre foaia de calcul originală, nu este atât de util dacă trebuie să distribuiți prezentarea persoanelor care nu au acces la acea locație.

Încorporarea acestor date, pe de altă parte, mărește dimensiunea prezentării, deoarece toate datele Excel sunt de fapt încorporate în fișierul PowerPoint. Există însă câteva avantaje distincte pentru încorporare. De exemplu, dacă distribuiți această prezentare persoanelor care nu au acces la foaia originală Excel sau dacă prezentarea trebuie să arate că foaia Excel la un moment dat (mai degrabă decât să se actualizeze), încorporarea (și ruperea legătura cu foaia originală) are mai mult sens.

Deci, cu toate acestea în minte, să aruncăm o privire la modul de a lega și încorpora o foaie Excel în Microsoft PowerPoint.

Cum să conectați sau să încorporați o foaie de lucru Excel în Microsoft PowerPoint

Legarea sau încorporarea unei foi de lucru Excel într-o prezentare PowerPoint este, de fapt, destul de simplă și procesul de realizare este aproape identic. Începeți să deschideți atât foaia de lucru Excel cât și prezentarea PowerPoint pe care doriți să o editați în același timp.

În Excel, selectați celulele pe care doriți să le conectați sau să le încorporați. Dacă doriți să conectați sau să încorporați întreaga fișă de lucru, faceți clic pe caseta de la intersecția rândurilor și coloanelor din colțul din stânga sus pentru a selecta întreaga foaie de lucru.

Copiați aceste celule apăsând CTRL + C în Windows sau Command + C în MacOS. Puteți, de asemenea, să faceți clic dreapta pe orice celulă selectată și apoi să alegeți opțiunea "Copiere" din meniul contextual.

Acum, treceți la prezentarea dvs. PowerPoint și faceți clic pentru a plasa punctul de inserare unde doriți să mergeți materialul conectat sau încorporat. În fila Acasă a Panglicii, dați clic pe săgeata în jos sub butonul "Lipire" și apoi alegeți comanda "Lipire specială" din meniul derulant.

Aceasta deschide fereastra Paste special. Și este aici, unde veți găsi singura funcționalitate diferită în procesele de conectare sau încorporare a unui fișier.

Dacă dorești încorporare foaia de calcul, alegeți opțiunea "Lipire" din stânga. Dacă dorești legătură foaia de calcul, alegeți opțiunea "Lipiți link". Serios, asta e. Acest proces este altfel identic.

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, veți selecta apoi "Obiectul foaie de lucru Microsoft Excel" în caseta din dreapta, apoi faceți clic pe butonul "OK".

Și veți vedea foaia dvs. Excel (sau celulele pe care le-ați selectat) în prezentarea dvs. PowerPoint.

daca tu legat datele Excel, nu o puteți edita direct în PowerPoint, dar puteți face dublu clic pe oriunde pe ea pentru a deschide fișierul tabelar original. Toate actualizările pe care le faceți la acea foaie de calcul originală sunt apoi reflectate în prezentarea dvs. PowerPoint.

daca tu încorporat datele Excel, îl puteți edita direct în PowerPoint. Faceți dublu clic pe oriunde în foaia de calcul și veți rămâne în aceeași fereastră PowerPoint, dar Panglica PowerPoint va fi înlocuită cu Ribbon Excel și puteți accesa toate funcționalitățile Excel. E un fel de minunat.

Și când doriți să opriți editarea foii de calcul și reveniți la controalele PowerPoint, faceți clic oriunde în afara foii de calcul.