Începător Cum se creează, gestionează și partajează calendare în Outlook 2013

Dacă nu trăiți o viață fără responsabilități, soarele se ridică probabil și se stabilește în calendarul zilnic. Dacă nu știți ce se întâmplă zilnic, vă puteți găsi rapid într-un labirint de întâlniri ratate și întâlniri surpriză.

Să vorbim despre Calendarele Outlook deoarece, în afara e-mail-ului, (poate chiar mai multe ori), organizarea și productivitatea se bazează pe capacitatea de a gestiona evenimente și de a face lucruri. Unul dintre lucrurile pe care Outlook le face cu mare aplomb, poate mai bine decât majoritatea celorlalte aplicații, este calendarul. Funcțiile calendarului Outlook sunt al doilea la nimic când vine vorba de crearea, modificarea și partajarea evenimentelor.

Acest articol se va concentra în primul rând pe lucrurile simple. Vă vom arăta cum să vă creați și să gestionați calendarele, să adăugați întâlniri, întâlniri și să le împărțiți altora în agenda dvs. pentru o colaborare ușoară. În momentul în care am terminat, vom arăta cât de mult dincolo de utilizarea Outlook pentru elementele de bază cum ar fi poșta electronică sau contactele și agendele de agende, puteți integra calendarul în viața voastră aglomerată și vă puteți îmbunătăți casa sau biroul mic.

Calendarul de bază al bazei de date

Ori de câte ori utilizați Outlook, veți avea la dispoziție capacitățile sale de calendar. Chiar dacă nu aveți un cont de e-mail configurat, puteți utiliza în continuare Outlook pentru celelalte caracteristici ale acestuia. Calendarul funcționează cel mai bine, totuși, dacă puteți profita de capacitățile sale de colaborare, utilizarea unui cont de e-mail vă asigură că puteți trimite invitații la întâlniri și primiți notificări pentru participanți.

Indiferent, aici este calendarul dvs. de bază, de zi cu zi, adică calendarul implicit asociat profilului Outlook prestabilit. Aceasta este vizualizarea lunară, dar puteți utiliza funcțiile din fila Arrange pentru a schimba vederea.

De exemplu, mai jos este afișarea săptămânii de lucru (față de vizualizarea întregii săptămâni). Este foarte simplu, cu vremea (îl puteți seta în orașul dvs.) și o casetă de căutare. Dacă aveți întâlniri sau întâlniri, le-ați vedea aici și puteți să treceți la săptămâna precedentă sau săptămâna următoare făcând clic pe butoanele "Anterior Programare" sau "Următoarea programare", de-a lungul marginilor calendarului.

Să ne mișcăm puțin și să ne concentrăm asupra modului de a schimba aranjamentul calendarului dvs. pentru a se potrivi mai bine nevoilor dvs. specifice sau specifice.

Flexibilitatea mușchiului calendarului

Puteți face destul de mult pentru a schimba aranjamentul și aspectul calendarului. Dacă verificați fila Vizualizare de mai jos, veți vedea o întreagă varietate de stiluri pe care le puteți angaja pentru un calendar care se potrivește necesităților dvs. organizaționale.

Consultați calendarul următor. Am făcut câteva modificări minore la aspectul său. Pentru unul, puteți schimba culoarea, care este o atingere subtilă, dar plăcută.

Fila Vizualizare vă permite să adăugați mai multe alte vizualizări pentru a accentua modul în care vă aflați. De exemplu, există bara de sarcini care vă permite să adăugați calendare, persoane și sarcini în coloana din dreapta (vezi mai sus). Bara de sarcini este personalizabilă pentru modul în care vă aflați, deci chiar dacă aveți activitățile și calendarul activat, ca și în ecranul de mai sus, dacă treceți în căsuța de e-mail, va trebui să reactivați funcția -Do Bar.

Este o idee bună să jucați cu fila Vizualizare în fiecare mod, deoarece acestea nu vor fi toate la fel. De exemplu, panoul de citire nu este foarte util în vizualizarea calendarului, dar este cu siguranță o completare extraordinară pentru mesajele primite.

În mod similar, verificați o vizualizare zilnică a calendarului cu Activat zilnic. Puteți vedea aici calendarul dvs. zilnic cu sarcinile datorate mai jos.

Vom vorbi mult mai mult despre sarcini într-un articol viitoare, dar acum să ne concentrăm asupra a tot ceea ce ați putea dori să știți despre întâlniri și întâlniri.

Adăugarea de întâlniri și întâlniri

Să ne uităm la stabilirea întâlnirilor și întâlnirilor. În exemplul următor, organizăm o petrecere de pizza. Subiectul, desigur, este natura numirii, iar în timp ce o petrecere de pizza nu este neapărat o "întâlnire", veți obține ideea. Puteți adăuga apoi alte specificații, cum ar fi locul în care se desfășoară petrecerea de pizza și timpul de începere și de sfârșit.

Există o mulțime de spațiu (tehnic nelimitat) pentru a adăuga note, instrucțiuni sau indicații la eveniment. Desigur, nu este o petrecere prea mare dacă nu aveți alți oameni acolo. Așa că trebuie să invităm unii participanți. Odată ce invitați persoane, nu mai este considerată o întâlnire. În schimb, Outlook o schimbă într-o întâlnire. În următoarea captură de ecran, vedem noua întâlnire a întâlnirii noastre.

Puteți introduce numele în mod manual sau faceți clic pe butonul "Pentru" pentru a adăuga participanții din agendă. Dacă nu ați creat încă o agendă de adrese, vă putem spune cum să adăugați și să gestionați persoanele de contact, precum și să importați contacte din alte surse, cum ar fi Gmail.

Puteți tăia direct la urmărire și faceți clic pur și simplu pe "Noua întâlnire" din fila Acasă a Panglicii. Când invitați participanți, aveți opțiunea de a solicita mai multe opțiuni de răspuns.

Dacă solicitați un răspuns (mai degrabă decât pur și simplu lăsând cuvântul afară și lăsându-l la asta), atunci invitații vor avea șansa de a RSVP. Rețineți că acest lucru funcționează minunat cu un produs Microsoft cum ar fi un cont de poștă electronică Outlook.com, unde vi se oferă opțiuni de răspuns direct în mesaj.

În Gmail, veți putea să faceți o invitație aproape în același mod. Cu toate acestea, răspundeți, acesta va fi trimis organizatorului evenimentului și va fi adăugat automat la Outlook.

Acum, când suntem clar în ceea ce privește numirile și întâlnirile, vom trece la modificarea și anularea acestora, deoarece schimbarea este inevitabilă și, uneori,.

Modificarea sau anularea întâlnirilor și a răspunsurilor de urmărire

A venit ceva și trebuie să ne mutăm petrecerea de pizza sâmbătă noaptea. Aceasta nu este o problemă pentru noi, dar despre participanții noștri? Ei bine, planurile lor se bazează în întregime pe ei, dar Outlook cel puțin le face ușor să le aresteze la schimbări.

Pentru a modifica o întâlnire și a alerta participanții, deschideți mai întâi evenimentul din calendarul Outlook și efectuați modificările de care aveți nevoie. În acest caz, ne mutăm într-o zi. Rețineți că puteți să dați clic pe "Trimiteți actualizarea", iar invitații dvs. vor fi actualizați în legătură cu modificarea.

În acest moment, dacă participanții ar fi acceptat anterior invitația dvs., va trebui să o acceptați din nou.

Acum ar putea fi un moment bun pentru a arăta cum să urmăriți progresul întâlnirii. Dați clic pe butonul "Urmărire" și de aici puteți vedea progresul întâlnirii dvs. Chiar acum, un singur invitat a acceptat, poate că această sâmbătă nu este un moment bun.

Uh, din nou ceva a venit și trebuie să anulam întâlnirea. Pur și simplu dați clic pe butonul "Anulare întâlnire". Invitația dvs. se va schimba acum și veți primi un buton "Trimiteți anularea" pentru a da clic și trimite știrile proaste.

Este la fel de ușor ca invitații dvs. anteriori vor primi un e-mail actualizat și evenimentul va fi eliminat din calendarul Outlook.

Evenimente

Cu întâlnirile dvs.-întâlniri întoarse introduse și salvate, o veți vedea în calendar. Când treceți peste el, veți vedea detaliile pertinente. În acest moment, dacă totul este bun, îl puteți lăsa și treceți la alte lucruri.

Dacă, totuși, doriți să îl modificați sau să îl ștergeți, îl puteți deschide fie făcând clic dublu, fie folosind acțiunea corespunzătoare de pe Panglică, care este aici butonul "Deschis".

De asemenea, puteți accesa multe dintre aceleași controale de panglică din meniul contextual cu butonul din dreapta.

Cu întâlnirea sau întâlnirea deschisă, rețineți fila Opțiuni, care vă va permite să afectați anumite schimbări, cum ar fi schimbarea stării dvs. (ocupat, tentativă, ieșire din birou etc.), setați un memento, schimbați fusul orar și setați în final eveniment ca unul recurent.

Evenimentele recurente sunt frecvente, cum ar fi întâlnirea săptămânală sau evenimentul câștigurilor trimestriale sau doar masa de prânz cu un prieten, deci este bine să știți cum să le setați. După cum puteți vedea din captura de ecran, acest lucru ar trebui să fie destul de ușor de a lucra. Puteți seta ora întâlnirii, modelul și, bineînțeles, intervalul sau perioada de reapariție.

Vedeți în imaginea următoare, am creat un eveniment recurent pentru fiecare lună de la ora 13:00, care va continua pe termen nelimitat.

Este important să rețineți că, în timp ce întâlnirile și întâlnirile au mai multe diferențe-cheie, ele se uită și pot fi modificate în același mod, astfel încât toate opțiunile pe care le vedeți pentru întâlniri vor fi aceleași pentru întâlniri.

Atașarea unui fișier sau a unui document la un articol din Calendar

Să ne imaginăm că ați făcut o programare, cum ar fi să vă duceți animalul la veterinar sau să vă schimbați uleiul și, în orice caz, aveți un document sau o imagine pe care doriți să o atașați, astfel încât să nu uitați.

În exemplul următor, ne-am modificat în cele din urmă uleiul și avem un cupon pentru el. Aveți posibilitatea să imprimați cuponul și să încercați să-l amintiți în prealabil sau pur și simplu să-l atașați la întâlnire, astfel încât atunci când Outlook vă reamintește, cuponul este chiar acolo, astfel încât să îl puteți imprima în timp ce vă gândiți la el.

Pentru aceasta, doriți să dați clic pe "Atașați fișierul" și apoi să căutați în locația în care este salvat. Puteți să inserați fișierul ca atare, să-l lipiți în linie ca text sau să inserați locația fișierului ca hyperlink. În acest caz, vom atașa doar PDF-ul ca atare.

Desigur, aceasta va fi o caracteristică extrem de utilă dacă trebuie să partajați documente pentru o întâlnire de afaceri, să trimiteți materiale de studiu studenților sau ori de câte ori situația ar putea solicita informații suplimentare.

Gestionarea și partajarea calendarelor

Gestionarea calendarelor vă va permite să realizați două lucruri. Puteți deschide calendare din diferite surse și puteți crea și salva grupuri de agende.

Dacă faceți clic pe butonul "Deschidere calendar", puteți crea un calendar din mai multe surse, inclusiv de pe Internet, sau puteți crea un calendar gol. Un avantaj al creării unui calendar gol este că puteți să vă păstrați munca și viața de familie separată.

În următoarea imagine de ecran, vedeți că au fost create mai multe calendare și am creat și un grup special de lucru. Puteți să trageți evenimente de la un calendar la altul; vedeți modul în care avem o intrare pentru o întâlnire săptămânală în cele două calendar pe care le-am ales să le afișăm.

Fiind capabil să trageți evenimente pe calendare înseamnă că, dacă ați petrecut timpul adăugând o întâlnire sau o întâlnire, dacă mai târziu decideți că trebuie să fie într-un alt calendar, nu este nevoie să recreați evenimentele.

În cele din urmă, puteți împărtăși calendarele, care ar trebui să fie destul de explicative, deși este abilitatea de a trimite prin e-mail un calendar. Am abordat acest lucru pe scurt într-un articol anterior, acesta este pur și simplu o altă modalitate de ao realiza. Aici, în următoarea imagine de ecran, vedeți ce se întâmplă atunci când utilizați această opțiune.

Puteți specifica calendarul pe care îl împărțiți, intervalul de date (de la o singură zi la întregul calendar), nivelul de detalii pe care trebuie să îl partajați (disponibilitate simplă, detalii limitate și detalii complete) și apoi există câteva opțiuni avansate pe care le puteți utiliza.

Distribuirea în acest mod înseamnă că puteți să difuzați rapid, ușor și fără probleme informațiile dvs. din calendar cu alți utilizatori Outlook, precum și să integrați calendarele trimise către dvs..

Opțiuni calendar

Există destul de multe opțiuni de calendar pentru a sorta (deși nu la fel de multe ca cu e-mail). Cele mai multe dintre aceste opțiuni sunt destinate să configureze calendarul să funcționeze mai eficient cu nevoile dvs. profesionale și personale.

De exemplu, puteți schimba orele de lucru și săptămâna de lucru, adăugați sărbătorile, schimbați fusul orar, setați culoarea implicită și chiar alegeți între Fahrenheit și Celsius. Lucrați-vă prin ele în timpul liber și încercați cele mai potrivite pentru dvs..

Caracteristicile calendarului din Outlook sunt de prim rang și dacă lucrați într-o organizație cu un server Exchange central, atunci sunteți probabil familiarizat cu modul în care puteți colabora pe calendarele partajate, puteți vedea evenimente și multe altele. Toate acestea funcționează perfect în interiorul propriei dvs. instalări Outlook pentru o putere adăugată și comoditate.

La domiciliu, este frumos să ai un calendar cu atât de multe caracteristici în același program. Nu este nevoie să treceți de la o aplicație de e-mail la aplicația dvs. de calendar, puteți programa evenimente și puteți invita participanții cu doar câteva clicuri de pe butonul mouse-ului și mult mai mult.

Dar, destul de mult vorbind de la noi. De ce nu mai auzim de la tine acum? Lăsați-ne să vă cunoaștem gândurile sau să vă împărtășiți comentariile în forumul nostru de discuții.