Începător Cum se creează, gestionează și atribuie categorii în Outlook 2013

Outlook 2013 vă permite să atribuiți categorii lucrurilor și să personalizați categoriile respective. Lucrul cu categoriile este că sunt universale în Outlook, și puteți atribui fiecare categorie unei combinații de taste. Deci, puteți clasifica e-mailurile, evenimentele din calendar și notele cu câteva lovituri rapide.

În ultimele luni, am vorbit foarte mult despre Outlook 2013 și diversele sale părți. Am vorbit despre mastering cele mai importante caracteristici ale acestuia, cum ar fi modul de compunere și trimitere a e-mailurilor, precum și crearea și gestionarea contactelor și chiar importarea contactelor Gmail. De asemenea, am acoperit alte chestii din Outlook, cum ar fi cum puteți crea liste de sarcini pentru a vă menține bine, în funcție. Și, desigur, există calendarul important, care este esențial pentru oricine dorește să țină în mod eficient un program.

Ceea ce înseamnă acest lucru este că poți să faci foarte mult cu asta pentru a te ajuta să îți gestionezi mai bine munca ocupată și chiar viața personală. Înainte de a închide aspectul Outlook 2013, am simțit totuși că ar trebui să acoperim doar două aspecte rămase, pe care le considerăm valoroase: categoriile și căutările.

Despre aceste categorii

Pentru a vă personaliza categoriile, faceți clic pe butonul "Categorize" și apoi selectați "Toate categoriile ..." din meniul derulant. Utilizând acest dialog, puteți să creați noi categorii, să ștergeți cele vechi, să redenumiți, să schimbați culorile și să atribuiți tastele de comandă rapidă.

Observați în următorul ecran, cum am atribuit "CTRL + F2" categoriei albastre.

Acum, de exemplu, puteți aplica categorii pentru orice doriți. Luați-vă exemplul nostru proastă de mai jos, avem sarcina noastră de a "trăi la vida loca" și l-am marcat cu categorii personale (violete) și urgente (roșii).

Rețineți acest sfat foarte util: odată ce ați atribut cheile de comenzi rapide categoriilor dvs. și v-ați angajat categoriile în memorie, aceștia pot lucra rapid din organizarea corespondenței, întâlnirilor și altor elemente Outlook.

De exemplu, aici este un antet de e-mail de la un mesaj din căsuța de e-mail, am marcat-o cu categoria Lucrare. De acum înainte, dacă trebuie să căutăm acest mesaj specific, putem folosi categorii pentru a filtra mesaje care nu au legătură.

Rețineți, de asemenea, că puteți rapid să marcați rapid sarcinile, e-mailurile și alte articole Outlook cu o categorie prestabilită, cum ar fi următoarea captură de ecran. Aici am marcat mai multe sarcini ca URGENT pur și simplu făcând clic pe cutia mică din coloana CATEGORII.

Este clar că categoriile pot fi foarte utile și sunt o caracteristică în mare măsură nelimitat în Outlook. Aflați cum să le utilizați în mod eficient și că veți putea să vă păstrați toate lucrurile organizate în zonele de categorii aferente.

Căutarea simplă în Outlook

Să încheiem acest lucru, vorbind pe scurt despre căutarea articolelor în Outlook. Înseamnă că acest lucru se aplică în principal la poștă, dar căutarea se extinde în întreaga aplicație. Când faceți clic pe panoul de căutare, cum ar fi în căsuța de e-mail (sau orice alt dosar de e-mail), Panglica se va schimba pentru a vă oferi o multitudine de instrumente de căutare.

De ce sunt toate chestiile astea aici? Pur și simplu, cu cât mai multe căi puteți căuta un mesaj, cu atât sunt mai mari șansele de găsire a acestuia. Vedeți aici în următoarea imagine de ecran, faceți clic pe butonul "Subiect" și putem completa spațiul corespunzător cu ceea ce dorim să conțină subiectul. În acest caz, vrem să găsim subiecte legate de "Muncă".

Rețineți că rezultatele care se afișează sunt de fapt Sarcini, care demonstrează modul în care Outlook returnează rezultatele căutării din tot ceea ce stochează.

Dacă vă maximizați competențele de căutare din Outlook, puteți să eliminați rapid aglomerația, luând puțin timp și încercând opțiunile de căutare a panglicii. Rețineți că, dacă rezultatele dvs. sunt prea largi și variate, puteți oricând să vă perfecționați domeniul de aplicare utilizând instrumentele de domeniu cu titlul adecvat.

În cele din urmă, dacă simțiți nevoia de putere și un control final asupra căutării dvs., încercați să utilizați formularul Căutare avansată găsit prin clic pe butonul "Instrumente de căutare" din secțiunea Opțiuni.

Folosind formularul Căutare avansată este departe de cea mai bună metodă de a căuta Outlook, dar indiferent de metoda pe care o utilizați, suntem siguri că veți afla cum să găsiți lucrurile în cel mai scurt timp.

Optiuni de cautare

Outlook lucrează cu Windows Search, pe care am scris o serie întreagă în urmă. Aceste opțiuni afectează modul în care sunt căutate elementele atât în ​​Windows cât și în Outlook.

Rețineți că, dacă faceți clic pe "Opțiuni de indexare ...", veți deschide panoul de control al opțiunilor de indexare, unde puteți ajusta modul în care sau dacă este indexat Outlook de indexerul de căutare Windows. Restul acestor opțiuni se ocupă în primul rând de rezultatele căutării, cum ar fi modul în care sunt afișate și de unde sunt afișate rezultatele.

Categoriile și căutările sunt două caracteristici neegalate pe care le puteți adăuga în repertoriul dvs. Outlook, ceea ce va răsfoi experiența dumneavoastră Office destul de bine. Dacă utilizați extensiv Outlook și primiți o mulțime de e-mailuri, creați numeroase întâlniri în calendar sau generați liste de sarcini lungi, atunci nu numai că le puteți organiza este important, ci și că puteți căuta ceva, mai ales dacă știți ceea ce căutați este de neprețuit.