Începător Cum se creează și se administrează sarcini în Outlook 2013
Dacă sunteți unul dintre acei oameni care au o tablă albă sau un notepad cu o listă de lucru în continuă evoluție sau dacă biroul și monitoarele dvs. sunt împodobite cu Post-it® amintind de evenimente importante, atunci acest articol pentru tine.
Outlook vă va permite să faceți liste de sarcini care constau în sarcini, pe care le puteți face tot felul de lucruri, cum ar fi stabilirea unor date scadente, mementouri, categorii și multe altele. Scopul este de a crea o listă de sarcini mai activă cu care să puteți interacționa și vă va ține sincer.
Lucrul în Vizualizarea sarcinilor
Am discutat recent despre diferitele intrinseci ale Outlook 2013, deci, dacă sunteți nou, recomandăm să citiți introducerea.
În caz contrar, deschideți Outlook până la vizualizarea Sarcini și aruncați o privire în jur. La prima vedere, veți observa că este destul de goală și stearpă. Asta pentru că încă nu am reușit să o umplem cu multitudinea de lucruri pe care trebuie să le facem și trebuie să fugim.
Hai să trecem și să vă arătăm cum să folosiți Sarcini ca un pro și să vă organizați mai mult viața cu Outlook. Cu puțin timp și de muncă, veți avea un set cuprinzător de sarcini pe care le puteți seta pentru a vă reaminti când sunt datorate sau chiar puteți le atribui unei alte persoane!
Adăugarea de sarcini
Pentru a începe, veți dori să adăugați sarcini. Veți observa că există panoul de foldere obișnuit de-a lungul părții din stânga. Puteți să adăugați foldere noi în această vizualizare, apoi să vă organizați eficient sarcinile în categorii. Puteți crea chiar un nou grup de dosare, astfel încât să vă puteți separa din nou sarcinile între viața profesională și cea personală, dacă este necesar.
Pentru a începe, veți observa că există o singură grupă de sarcini pentru grupuri de apel Sarcini mele și două dosare sub sarcină: Listă de sarcini și sarcini. Dacă faceți clic dreapta pe cel mai de sus dosar, putem crea un "Grup nou de foldere" pe care îl vom numi Sarcini de lucru.
Puteți adăuga o sarcină rapidă făcând clic pe "Faceți clic aici pentru a adăuga o nouă sarcină" sau puteți să faceți clic pe "Noua activitate" din panglica Acasă. Consultați următoarea activitate fără titlu, la care puteți aplica o serie de opțiuni, puteți afișa sarcina, detaliile acesteia, precum și o puteți gestiona.
Să ne ocupăm puțin de detaliile de bază și apoi să dăm clic pe "Salvați și închideți". Puteți alege data de începere, data de încheiere (dacă este cazul), procentul de stare, prioritate și finalizare. De asemenea, puteți să bifați caseta "Reminder" și să vă informați cu privire la momentul în care vă va reveni sarcina.
Vizualizarea, modificarea și actualizarea sarcinilor
După ce am creat câteva activități, le putem vedea în lista noastră de activități. Puteți să faceți niște tinkering de bază aici, cum ar fi schimbarea datei scadente sau atribuirea unei categorii, însă dacă doriți să vizualizați și să editați, trebuie să faceți dublu clic pentru ao deschide.
Iată sarcina noastră încă o dată. Putem face modificări, cum ar fi statutul sau prioritatea, sau putem face clic pe butonul "Detalii".
Dacă există alte detalii legate de sarcină, le puteți completa aici. Deși acest lucru poate să nu fie pertinent pentru majoritatea oamenilor, dacă aveți de-a face cu antreprenori sau consultanți independenți, atunci acesta este un loc minunat pentru a urmări cât de mult vă costă aproximativ.
Există câteva alte lucruri pe care le putem menționa înainte de a trece la recurențe. În timp ce te referi la interfața de lucru, ia-ți puțin timp să ții seama că poți șterge sau promova sarcina dacă decizi că nu merită să o urmărești, sau ai nevoie de informații de la altcineva despre ea, respectiv.
De asemenea, puteți gestiona sarcina, cum ar fi marcarea completă, atribuirea acesteia și trimiterea unui raport de stare. Vom vorbi mai târziu despre asta. Pentru moment, să examinăm pe scurt modul de setare a sarcinilor recurente.
Lucrul cu sarcinile recurente
Crearea unei sarcini recurente este aceeași cu crearea unei întâlniri recurente sau întâlnirii recurente. Dialogul pe care îl vedeți când faceți clic pe butonul "Recurrence" va arăta destul de familiar.
Deci, aici este sarcina noastră "vorbiți despre lucruri", repetată în fiecare săptămână miercuri, fără sfârșit. Rețineți, de asemenea, că, chiar dacă nu finalizați sarcina până la revenirea sarcinii, va fi încă generată o altă sarcină.
Puteți să ignorați această opțiune selectând opțiunea "regenerați noua sarcină", care, în loc să se repete automat în ziua x, nu va regenera sarcina până când versiunea curentă nu este completată.
Atribuirea unei sarcini altcuiva
Avem sarcina noastră de a vorbi despre chestii de lucru! Acum, trebuie doar să o amonim pe altcineva! Faceți clic pe butonul "Alocați sarcină" din secțiunea Gestionare activitate a panglicii.
Aceasta va deschide sarcina ca un mesaj de poștă electronică, pe care apoi îl puteți adresa altora. În acest caz, vom aloca sarcina de a vorbi despre lucruri altora, așa că le vom trimite prin e-mail.
Dacă doriți să introduceți adresa în câmpul "Către", puteți sau puteți elimina numele norocos din agenda dvs. Nu ai setat o agenda? Citiți despre modul de creare și gestionare a contactelor, inclusiv modul de importare a contactelor din Gmail direct în Outlook.
Acest destinatar va primi un e-mail cu opțiunea "Accept" sau "Decline". Nu vrem să-i facem pe șeful supărat, așa că vom merge și vom accepta sarcina. În plus, vorbind despre chestii de lucru nu este niciodată o idee rea!
În cele din urmă, în cazul în care puterile - care sunt firesc să știe progresul (sau lipsa acestuia) în sarcina dvs. atribuită în prezent. Puteți să le trimiteți un raport de stare.
În ansamblu, utilizatorul mediu de utilizatori din Outlook este mult mai probabil să utilizeze sarcinile ca mijloc de a face comisioane sau de a bate treburile la domiciliu, dar este util să cunoașteți întreaga gamă a abilităților dvs. de a crea sarcini. Să trecem acum la restul panglicii Acasă și să vorbim despre ce puteți face pentru a gestiona sarcina de acolo.
Gestionarea sarcinilor și sortare după vizualizare
În timpul săptămânii dvs., unele sarcini vor fi rezolvate, iar altele nu vor. Cele pe care le completezi, poți să marchezi ca fiind complete și să uiți. Dar cele cu care nu ajungeți va trebui să fie gestionate într-un fel sau veți avea doar o listă în continuă creștere a sarcinilor suflate.
Există câteva modalități de gestionare a acestora. Să ne uităm la acea zonă a Panglicii și apoi să vă arătăm cum să profitați la maximum de aceste instrumente.
Dacă faceți clic pe butonul "Eliminați din listă", marcați-o ca completă și scoateți-o din listă. Dacă Outlook întâmpină o problemă, cum ar fi dacă sarcina este recurentă sau este incompletă, vă va întreba ce doriți să faceți.
De asemenea, puteți lucra direct cu sarcinile pe care le vedeți în lista de sarcini. Consultați următoarea captură de ecran pentru mai multe detalii. Vedeți că puteți să faceți clic pur și simplu pe pictograma semnalizatorului pentru ao marca ca completă sau puteți face clic dreapta pentru a vedea opțiunile de urmărire.
Vedeți aici, în următoarea captură de ecran, că sarcina noastră "stați în picioare să urmăriți fotbalul cu picioarele în sus" se va întâmpla mâine, dar l-am marcat și pentru urmărirea săptămânii viitoare. Crearea unei sarcini de urmărire în esență o duplică pentru timpul care ți se potrivește cel mai bine să o completezi. În acest caz, am putea marca sarcina de mâine ca completă sau să o eliminăm, dar această sarcină dublă ar fi totuși datorată săptămâna viitoare.
Rețineți că puteți urmări sarcinile de la unul din cele cinci intervale prestabilite sau puteți crea o urmărire personalizată.
În cele din urmă, schimbarea vederii dvs. vă poate ajuta să faceți o serie de sarcini. Dacă nu este afișat pe Panglică, puteți să faceți clic pe butonul "Modificare vizualizare" și veți vedea aceste opțiuni.
Iată ce ar putea arăta o listă simplă. Vederea nu face diferența între stadiile de finalizare sau categorii sau orice altceva. Acesta prezintă doar toate sarcinile voastre trecute, prezente și viitoare într-o singură viziune.
Pe de altă parte, dacă ne ordonăm punctul de vedere al activităților, vedem că lucrurile s-au redus foarte mult pentru noi.
Amintiți-vă întotdeauna să vă schimbați vederea, astfel încât să le sortați rapid sau să le ascundeți pentru un potențial maxim de productivitate!
Sarcini Opțiuni
În cele din urmă, să ne cunoaștem sau să ne reactivem cu opțiunile de sarcini. Opțiunile pentru sarcini vă vor permite să modificați setările și să le modificați comportamentul și aspectul. Puteți să le accesați din meniul Fișier, făcând clic pe "Opțiuni -> Sarcini".
Puteți seta opțiuni pentru mementouri pentru sarcini cu date scadente, culori de sarcini restante și completate, ore de lucru și alte modificări simple. Deci, acum, dacă doriți ca sarcinile restante să fie strălucitoare sau doriți memento-uri implicite la sfârșitul zilei în loc de a începe, puteți face schimbările aici.
După cum puteți spune, Outlook se dovedește a fi o aplicație foarte bine rotunjită și nu am mai vorbit încă despre calendare și note încă! Sperăm că puteți utiliza Sarcini pentru a vă perfecționa abilitățile de organizare cu câteva decupări. Sunt foarte ușor de setat și de atribuit, și este frumos să ai aceste mementouri și să te uiți la toate lucrurile din lista ta încet să fii verificat.
Între timp, suntem interesați să audă de la dvs. Aveți o întrebare sau comentariu pe care doriți să ni lăsați? Puneți-vă pe forumul nostru de discuții și trageți-l departe.
