Utilizarea șabloanelor pentru a asigura aspectul și formatarea în comun

Microsoft Word este un instrument excelent pentru lucrul la documente într-un cadru de echipă. Există multe caracteristici care sprijină colaborarea ușoară, inclusiv șabloane, modificarea și urmărirea revizuirilor, comentariile, restricționarea și protejarea documentelor și compararea și îmbinarea documentelor.

1. Utilizarea șabloanelor pentru a asigura aspectul și formatarea în comun
2. Urmărirea modificărilor aduse unui document
3. Utilizarea comentariilor pentru a indica modificările într-un document
4. Restricționarea și protejarea documentelor și a șabloanelor
5. Versiunea, compararea și combinarea documentelor

Instrumentele de colaborare ale cuvântului vă permit să realizați lucruri care, chiar acum 20 de ani, ar fi trebuit să imprime totul, să-l împărtășească unui recenzent sau unor recenzori, unde apoi să marcheze totul cu cerneală și apoi să-l dea înapoi . Apoi, veți face modificările, le veți tipări din nou și le veți retrimite pentru o nouă rundă de recenzii. Acest lucru este atât consumator de timp cât și risipitor.

Cu Word, cu toate acestea, poți pur și simplu să faci comentarii și corecții la document, în timp ce urmăriți cu ușurință fiecare schimbare, astfel încât toată lumea să colaboreze să vadă unde se îndreaptă și cum se formează. Nu este nevoie să imprimați sau să-l înmânați. Puteți să vă salvați pur și simplu lucrul într-un dosar partajat sau să îl trimiteți prin e-mail, economisind tone de timp prețios!

Scopul acestei serii este de a vă prezenta și familiariza cu caracteristicile de colaborare în Microsoft Word 2013, deși o mare parte din ceea ce discutăm ar trebui să fie disponibil și în versiunile anterioare. Acest lucru va fi util dacă sunteți pur și simplu un student de colegiu dându-ți hârtia altcuiva pentru a corecta sau edita o publicație largă, care va trece prin mai multe revizuiri și recenzori.

Șabloane și documente

Atunci când colaborați într-o setare de echipă, este necesar ca toți utilizatorii să utilizeze formatarea consistentă. Puteți realiza cu ușurință acest lucru folosind șabloane.

De exemplu, puteți să definiți toate stilurile și formatările dintr-un șablon, să atașați șablonul la document și să distribuiți șablonul tuturor celor care lucrează la document. Un șablon este, în esență, ghidul Word pentru modul în care ar trebui să apară documentul și mediul de lucru.

Fiecare document din Word se bazează pe un șablon. Ori de câte ori creați un document nou în Word, un șablon este atașat automat, chiar și atunci când creați un nou document "Blank".

Noul document bazat pe șablon conține toate stilurile și formatul de care aveți nevoie. Poate include chiar și text standard, stiluri, anteturi, subsoluri, bare de instrumente speciale și orice alte informații comune necesare pentru documente similare bazate pe șablon. De asemenea, puteți atașa un șablon unui document existent, dacă ați creat șablonul după ce ați început lucrul la document.

NOTĂ: Când atașați un șablon unui document existent, informațiile de configurare a paginii, cum ar fi orientarea paginii și margini, nu se aplică documentului. Acest lucru se datorează faptului că informațiile de configurare a paginii diferă pentru fiecare secțiune a documentului, dacă împărțiți documentul în secțiuni. Word nu știe ce secțiune să aplice informațiile de configurare a paginii.

Din acest motiv, vă recomandăm să planificați înainte când lucrați la un document într-o setare colaborativă și să creați un șablon pentru documentul pe care îl puteți aplica noului document înainte de a începe lucrul la acesta.

Șablonul normal și șabloanele personalizate personalizate

Instalările Word cu un șablon normal și mai multe șabloane sunt disponibile pe Office.com. Puteți crea, de asemenea, cât mai multe dintre propriile șabloane personale personalizate, după cum doriți. Dacă nu alegeți un șablon încorporat sau personalizat, Word atribuie automat șablonul "normal.dotm" pentru documentul dvs..

Există două extensii utilizate pentru fișierele șablon, DOTX și DOTM. DOTX este folosit pentru șabloanele care nu utilizează macrocomenzi, iar DOTM este utilizat pentru șabloanele care fac.

Șablonul Normal este localizat în folderul "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", împreună cu șabloanele pe care le puteți descărca de pe Office.com. Consultați Ghidul școlii How-To Geek pentru formatul Word 2013 pentru mai multe informații.

NOTĂ: De-a lungul acestei serii, s-ar putea să vă întrebați de ce imaginile afișează filele în Word în litere mari și mici (sau în cazul titlurilor), nu toate capitalizate, așa cum ar putea fi pe calculatorul propriu. Există un truc pentru a modifica capitalizarea pe filele pe care le explicăm în articolul nostru, Cum să modificați capitalizarea bara de panglici Office 2013.

Modificați locația șabloanelor personale

Șabloanele personalizate personalizate sunt stocate într-o locație diferită de șablonul Normal și șabloanele descărcate de pe Office.com. Word stochează șabloanele personale în "C: \ Users \ Documents \ Custom Office Templates" în mod implicit.

Cu toate acestea, această locație poate fi modificată. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila "Fișier".

Faceți clic pe "Opțiuni" din lista de articole din partea stângă a ecranului "Info".

În caseta de dialog "Opțiuni Word", faceți clic pe "Avansat" din lista de articole din stânga.

În secțiunea "Generalități", faceți clic pe "Locații fișiere".

În caseta de dialog "Locații fișiere", selectați "Șabloane utilizator" din lista de tipuri și locații de fișiere și faceți clic pe "Modificați".

În caseta de dialog "Modificați locația", navigați la dosarul în care doriți să stocați șabloanele personale, selectați-l și faceți clic pe "OK".

Noua cale se afișează în caseta de dialog "Locații fișiere". Faceți clic pe "OK".

Faceți clic pe "OK" pentru a închide caseta de dialog "Opțiuni Word".

De asemenea, trebuie să specificați locația implicită pentru șabloanele personale, astfel încât să aveți acces la șabloanele dvs. personale pe ecranul "Nou" atunci când creați un document nou. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila "Fișier" și selectați "Opțiuni". De data aceasta, în caseta de dialog "Opțiuni", faceți clic pe "Salvați" din lista din stânga.

În secțiunea "Salvați documente", introduceți aceeași cale pe care ați specificat-o mai devreme în caseta de dialog "Locațiile fișierelor" din caseta de editare "Setări personalizate pentru șabloane personale" și faceți clic pe "OK".