5 moduri eficiente de a păstra fișierele sub control

Computerul dvs. este o junglă digitală. Este atât de ușor să luați un loc de muncă curat și ordonat și transformați-l într-o mizerie uriașă. Sunt prea multe fișiere și sunt peste tot. Fișierele de proiectare pe care trebuie să le găsiți aproape imposibil de găsit. Deci, cum vă păstrați fișierele de la a scăpa de sub control? Ei bine, ai noroc, pentru că există 5 modalități eficiente de a vă menține fișierele sub control.

Dar mai întâi: de ce computerele noastre și fișierele de proiectare ies din control atât de ușor? Din același motiv, atât de mulți oameni au camere murdare și dulapuri dezorganizate și spații de lucru fizice. Cu excepția înmulțirii cu 100, deoarece este atât de ușor să creați fișiere de proiectare a calculatorului care nu ocupă spațiu fizic.

Din fericire, nu este atât de greu să țineți calculatorul și fișierele sub control. Adăugați un vârf de bun simț, amestecați cu o linie de auto-disciplină și repetați, repetați, repetați. Nu vă faceți griji - suna mai mult decât este. Asigurați-vă că vă puteți lăsa să vă spălați dinții: odată ce ați obișnuit să faceți aceste lucruri, nici nu veți observa asta. În mod firesc, veți păstra computerul și fișierele sub control.

În regulă, fără alte semne, iată 5 modalități eficiente de a vă menține fișierele sub control.

1. Ștergeți nemilos fișierele vechi și inutile

(Imagine de Mixy Lorenzo)

Acesta ar putea părea evident, dar uneori cele mai comune pași de simț sunt trecute cu vederea. Uitați de orice software de productivitate și fișiere de fluxuri de fluxuri simplificate și orice alte nonsens de productivitate: pur și simplu ștergeți fișierele vechi și inutile.

Este la fel ca și curățarea camerei sau organizarea fișierelor fizice. Voi treceți prin lucrurile dvs. și când vă uitați la un element, vă decideți: este relevant pentru ceva important? Dacă nu, aruncați-o nemilos. Asta- cum rămâneți organizat: prin minimizarea numărului de lucruri pe care le aveți. Nu există trucuri sau secrete.

Această metodă nu este diferită când vine vorba de fișierele de proiectare ale computerului. Când treceți prin fișierele dvs., decideți dacă fiecare dintre ele este încă relevant pentru ceva important. Dacă nu este, ștergeți-l nemilos - nu veți mai avea nevoie de ea, și este doar aglomerat locul de muncă digital. De obicei, aceste fișiere sunt fișiere vechi de proiect, cum ar fi versiuni anterioare de grafică și desene și fișiere de site web învechite.

E frumos și tot, dar când ar trebui să ștergi nemilos fișierele vechi și inutile? La urma urmei, practic toată lumea urăște curățarea camerei.

Ei bine, la fel ca modul în care puteți minimiza necesitatea de a programa curățarea camerei dvs., luați-vă grijă de un obiect imediat ce îl întâlniți, deci ar trebui să vă decideți dacă trebuie să ștergeți un fișier când îl întâlniți. Ceea ce ne conduce la # 2 ...

2. Acționați imediat asupra fișierelor pe care le întâlniți

(Imagine de John Britton)

Cea mai bună modalitate de a evita să programați sortarea și curățarea fișierelor de proiectare a computerului este să nu aveți nevoie de aceasta. De fiecare dată când întâlniți un fișier, acționați imediat.

Dar ești fără îndoială un tip ocupat sau gal. Ai lucruri de făcut, trebuie să fii loc. Nu puteți renunța la tot ceea ce faceți și să aveți grijă de fiecare fișier pe care îl întâlniți. Deci, cum decideți când să luați măsuri? Utilizați regula de 5 minute: dacă luați măsuri imediate asupra fișierului va dura 5 minute sau mai puțin, aveți grijă de el de îndată ce îl întâlniți.

Suna familiar? Pentru că asta este “influențat” de cartea populară a lui David Allen GTD: Lucrurile au fost terminate. În el, el spune că puteți evita acumularea unei liste lungi de sarcini, luând imediat grijă de o sarcină pe care o întâlniți atâta timp cât nu va dura mai mult de minute.

Acest lucru este valabil și pentru fișierele de proiectare ale calculatorului dvs.:

• A găsit o siglă semifinisată? Înfășurați-o și trimiteți-o.
• Aproape terminat cu o bucată de cod? Termină-l.
• Aveți un grup de fișiere despre care nu sunteți sigur că mai aveți nevoie? Treceți prin ele, decideți și ștergeți, dacă este necesar.

Deci, # 1 și # 2 ajută la menținerea fișierelor sub control. Dar există un alt element esențial, care este ...

3. Aveți cât de putini foldere posibil

(Imagine de Steve Ryan)

Creați doar câțiva dosare pentru tipul dvs. de lucru și să fiți la fel de general cu categoria posibilă. În loc de a obține nișă cu nenumărate foldere care sunt defalcate (cum ar fi "vectori" sau "Photoshop" sau orice altceva), trebuie doar să aveți lucruri precum "logo-uri" și "site-uri web". Sau puteți avea dosare pentru fiecare proiect, iar orice tip de fișier care are legătură cu acesta intră acolo.

De ce face asta? Două motive:

1. Nu paralizie de indecizie: este fișierul un logo, un site web sau o parte a unui proiect? Doar aruncați-l în dosarul respectiv și faceți-l cu el.
2. Filtru anti-prea multe fișiere: când vedeți dosarul de completare cu prea multe fișiere, veți fi mai înclinați să ștergeți cele vechi și inutile. Ca și cum ați vedea prea multe lucruri în camera dvs., în loc să o ascundeți în sertare și alte încăperi.

Evitați să deveniți prea specifice cu numele și categoriile de foldere. Cu cât numele unui dosar sunt mai specifice, cu atât mai multe categorii veți avea. Și cu mai multe categorii, va trebui să decideți unde merge noul dosar. Probabil că nu se va potrivi perfect cu unul dintre ele, așa că alegeți unul arbitrar. Atunci când este timpul să organizați mai multe fișiere, vă veți gândi la categoria pe care o alegeți cu un fișier similar ultima dată. Să nu mai vorbim clar în ce categorie aparțin fiecare fișier.

De ce nu folosiți doar un sistem de etichetare? Apoi poți să scapi de dosare cu totul, nu? În timp ce în teorie acest lucru ar trebui să funcționeze, în realitate vă va încuraja să creați și să păstrați prea multe fișiere.

Iată ce se va întâmpla:

1. Etichetați fișierele inițiale, simțindu-vă bine că le veți putea găsi cu ușurință mai târziu, căutând prin etichete.
2. Veți deveni liber cu etichetele, creând prea multe etichete care sunt prea specifice - acest lucru se datorează paraliziei indeciziei, deoarece nu ați putut alege între două etichete și ați decis să creați unul nou special pentru acel fișier.
3. Veți avea prea multe etichete care devin copleșitoare pentru a găsi lucruri.
4. Ce este mai rău este că, de vreme ce nu ați simțit nevoia de a vă menține scăderea numărului de fișiere, aveți acum mai multe fișiere decât dacă erau vizibile în mod constant într-un director general pe care l-ați uitat.

4. Caracteristici de auto-organizare

(Imagine de Mark Sebastian)

Funcțiile de auto-organizare (cred că funcția de redenumire și sortare de iTunes, dar aplicată tuturor fișierelor) este nemesis pentru păstrarea fișierelor sub control. Ele încurajează crearea și salvarea fișierelor liberale. În timp ce se pare bine la început, cu cât mai multe fișiere aveți, cu atât mai puțin veți ști unde este totul.

De ce nu ștergeți doar fișiere atunci când sunt vechi sau inutile? Funcția de auto-organizare vă va încuraja să nu ștergeți. Un fel de caracteristică de căutare ca niciodată ștergeți-doar-caută în Gmail. Dar spre deosebire de e-mail, unde aveți doar un tip de conținut (text) și astfel ușor de căutat, fișierele dvs. sunt greu de căutat în acest fel. Nu există nicio modalitate simplă de căutare în interiorul conținutului, în special pentru fișierele vizuale și audio. Deci, singurul lucru cu care va trebui să lucrați este numele de fișiere și poate o descriere meta tagged pe ea. Aceasta este o rețetă pentru supraîncărcarea fișierelor.

Dacă nu utilizați funcții de auto-organizare, veți fi responsabil pentru fiecare fișier pe care îl creați. Veți vedea și veți fi atenți la aceasta cel puțin o dată, astfel veți fi mai conștienți de fiecare fișier de pe computer. În acest fel, veți avea mai multă senzație atunci când fișierele dvs. vor ieși din control - și când trebuie să ștergeți fără milă.

5. Consolidarea fișierelor atunci când este posibil

(Imagine de Aldo Gonzalez)

Acesta este unul simplu. Dacă puteți consolida cumva două sau mai multe fișiere într-o singură dată, atunci veți avea în mod natural mai puține fișiere. Și mai puține fișiere sunt egale cu mai puțină dezordine.

Celălalt beneficiu al consolidării fișierelor este că devine mai ușor să găsiți ceea ce căutați. Fișierele dvs. devin mai organizate. Cum? Veți avea în mod natural un conținut relevant într-un fișier, astfel încât nu este nevoie să vânați mai multe fișiere care aparțin aceluiași proiect.

Cum mergeți pentru consolidarea fișierelor?

• Pentru text, copiați / inserați conținutul asociat din mai multe fișiere într-un singur fișier text principal.
• Pentru modelele vizuale, puteți copia / lipi diferite elemente și variații într-un fișier grafic principal.

Fiecare aplicație grafică majoră și minoră suportă straturile și etichetarea și gruparea acestora, astfel încât să profitați de acestea. Acestea pot fi variante ale unui logo sau mai multe aspecte ale unui design mai mare - toate într-un singur fișier grafic.

Acordat, nu orice tip de fișier sau conținut poate fi consolidat. Cod, de exemplu. De aceea, cele de mai sus sunt intitulate “cand este posibil” - faceți tot ce puteți și orice sumă care ajută la reducerea numărului de fișiere este un câștig net.

Efectiv păstrați fișierele sub control

Sperăm că aceste 5 căi nu au fost doar niște porniri de productivitate: lucruri de citit pentru a evita să faci o muncă reală care îți aduce rezultatele dorite în viața ta. Nu, acestea au fost scrise cu intenția de a fi acțiuni ce pot fi aplicate acum pentru a vă păstra computerul și a crea fișierele de la ieșirea din control.

Nimeni nu vrea în mod activ să organizeze și să gestioneze calculatorul și să proiecteze fișiere. Deci, aceste 5 moduri vă vor ajuta să formați obiceiuri care vor evita necesitatea de a face acest lucru. Și ca și în cazul oricăror obiceiuri, cel mai important lucru este să începi să le faci.

Pentru a recapitula, iată cele 5 modalități eficiente de a vă menține fișierele sub control:

1. Răsturnați cu rău fișierele vechi și inutile
2. Acționați imediat asupra fișierelor pe care le întâlniți
3. Aveți cât mai puține dosare posibil
4. Caracteristici auto-organizare
5. Consolidați fișierele atunci când este posibil

Rândul tău: ce alte metode ți-au ajutat să păstrezi în mod eficient computerul și să proiectezi fișiere sub control?

Nota editorului: Această postare este scrisă de Oleg Mokhov pentru Hongkiat.com. Oleg Mokhov este cel mai mobil muzician electronic din lume, un entuziast de design web și de design vizual și cofondator al magazinului premium de muzică royalty free Soundtrackster.