Cum se utilizează Compararea și combinarea documentelor în Word

Cuvântul are două caracteristici foarte utile pe care aproape nimeni nu le folosește vreodată: Comparați Documentele și Combinarea documentelor. După cum sugerează și numele lor, caracteristicile vă permit fie să comparați două documente documatice împotriva fiecăruia sau să combinați două împreună.

Deci, când ar trebui vreodată să folosiți acest lucru? Ei bine, dacă sunteți ca mine, probabil aveți 20 de versiuni diferite ale CV-ului salvat în diferite locații de-a lungul anilor. Uneori am modificat un CV ușor pentru o anumită companie pentru a accentua o anumită abilitate sau câteodată am adăugat lucruri și am salvat doar o copie nouă.

Oricum, ar fi frumos să văd rapid diferența dintre ultimul meu CV și cele mai vechi pentru a vedea dacă ar trebui să adaug ceva la cel mai recent sau eventual eliminați. În acest post, vă voi arăta cum puteți utiliza aceste două funcții pentru a găsi rapid diferențe între două documente și pentru a le îmbina, dacă doriți.

Comparați și combinați documente

În exemplul meu, am vrut să văd ce diferență a fost între vechiul meu CV scris în 2007 și cel mai recent actualizat în 2013. Pentru aceasta, deschideți Word, faceți clic pe Revizuire și apoi faceți clic pe Comparaţie.

Acest lucru va ridica Comparați Documentele caseta de dialog unde trebuie să selectați documentul original și documentul revizuit.

În partea de jos, veți vedea o mulțime de setări de comparație, pe care le puteți lăsa toate verificate. În mod prestabilit, va afișa, de asemenea, toate modificările într-un document nou, ceea ce este mai bine decât să vă deranjezi documentele originale sau revizuite.

Se va deschide un nou document cu câteva secțiuni diferite: o listă de revizii derulantă în partea stângă, documentul combinat care prezintă toate modificările din mijloc și cele două documente originale din partea dreaptă. Să examinăm mai atent fiecare secțiune.

După cum puteți vedea aici, am șters câteva lucruri și am introdus câteva linii de text. Dacă faceți dublu clic pe oricare dintre titluri (Aseem Kishore introdus sau Aseem Kishore a fost șters), va muta cursorul la poziția exactă din document.

În centru, veți vedea aceste revizii în diferite culori. În mod prestabilit, orice element care are o grevă este ceea ce a fost șters și orice în roșu și subliniat este ceea ce a fost adăugat la documentul revizuit. Orice în verde a fost mutat. Locul în care a fost mutat va fi dublu-verde și locul în care a fost mutat va fi dublu subliniat verde așa cum se arată aici:

În cele din urmă, în partea dreaptă, veți vedea documentul original din partea de sus și documentul revizuit de mai jos. Pe măsură ce parcurgeți documentul de sus, cel de jos urmează, astfel încât acestea să fie sincronizate. Puteți parcurge cea de jos, independent de ecranul de sus, totuși.

În plus față de această vizualizare, puteți să eliminați atât documentele sursă din panoul din dreapta, cât și baloanele pentru a vedea cu ușurință modificările. Pentru a vedea ce vreau să spun, continuați și faceți clic pe Comparaţie butonul din nou, apoi pe Afișați documentele sursă și apoi faceți clic pe Ascundeți documentele sursă.

Acum faceți clic pe Afișați marcajul butonul sub Urmărirea și faceți clic pe baloane și apoi Arătați revizuirile în baloane.

În partea dreaptă a documentului, veți vedea toate revizuirile cu linii care provin din document. Acest lucru poate face mai ușor să vedeți toate modificările dacă aveți multe dintre ele.

Rețineți că dacă doriți doar să vedeți diferențele dintre documente, atunci nu trebuie să faceți nimic altceva. Dacă doriți să creați un document final din aceste două documente, puteți să faceți clic dreapta pe orice modificare și să alegeți Accept sau Respinge.

După ce ați terminat, puteți salva noul document cu toate modificările efectuate. Combinarea documentelor este cam exact același lucru ca Comparați. Dacă alegeți Combine, veți obține același dialog în care trebuie să alegeți documentul original și revizuit.

Odată ce faceți acest lucru, veți obține același aspect ca și în cazul în care vedeți modificările combinate în mijloc. Din nou, textul strikeout este șters, textul roșu subliniat este adăugat și textul verde a fost mutat. Doar faceți clic dreapta pe fiecare modificare și alegeți dacă doriți să acceptați sau să respingeți fiecare modificare. Când ați terminat, salvați noul document combinat.

În general, acestea sunt utile pentru perioadele în care aveți mai multe versiuni ale aceluiași document sau când mai multe persoane editează un document Word și ați terminat cu mai multe documente pentru a le combina într-unul singur. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să comentați. se bucura!