Mutați automat e-mailurile în dosare în Outlook utilizând regulile

În această postare, vom examina modul în care vă puteți gestiona e-mailurile Outlook mai bine prin faptul că corespondența primită este mutată automat în foldere separate. Dacă obțineți o mulțime de e-mail de zi cu zi, acest lucru poate economisi o mulțime de timp.

În loc să fiți nevoiți să petreceți o oră o dată pe săptămână în timp ce trimiteți mesaje de e-mail de la Inbox la dosarele dvs. categorizate, regulile de e-mail vă vor ajuta să automatizați organizația dvs. de mesaje primite. Acest lucru este foarte asemănător cu utilizarea etichetelor și a filtrelor în Gmail.

Regulile de e-mail pot părea complicate și pot fi dacă doriți într-adevăr să efectuați o sortare sofisticată, dar dacă pur și simplu doriți să mutați e-mailurile de lucru în dosarul Lucrare în mod automat, atunci este o bucată de tort.

Pentru ca regulile să fie utile, ar trebui mai întâi să creați niște foldere sub Inbox pentru a vă clasifica e-mailurile, cum ar fi Proiecte, Muncă, Familie etc..

Puteți crea directoare făcând clic dreapta Inbox sau orice alt dosar și selectare Dosar nou. Următoarea procedură funcționează în Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 și Office 365.

Configurați regulile Outlook

Acum, pentru a începe, deschideți Outlook, faceți clic pe Fişier și veți vedea Gestionați regulile și alertele butonul spre partea de jos.

Se va afișa fereastra principală Reguli și alerte și, în mod implicit, este posibil să vedeți o regulă deja creată în funcție de versiunea Outlook.

De aici veți face clic pe Noua regulă pentru a începe cu prima regulă de e-mail Outlook. Se va afișa caseta de dialog Expert reguli și vă va afișa câteva șabloane de reguli comune.

Acestea sunt cele mai frecvente și, probabil, tot ce veți avea vreodată nevoie. Cea mai obișnuită regulă este prima dintre cele listate, "Mutați mesajele de la cineva într-un dosar„. Mergeți mai departe și selectați-o, apoi faceți clic pe Următor →.

Veți observa că caseta din partea de jos numită "Pasul 2:" rămâne în partea inferioară cu un text subliniat. În realitate, toți trebuie să faceți pentru a configura regula este clic pe hyperlink-uri pentru persoane sau grup public și specificate pentru a alege adresa de e-mail și unde doriți ca aceste e-mailuri să meargă.

Apoi puteți face clic pe finalizarea și ați terminat. Cu toate acestea, dacă doriți să faceți regula mai complicată, faceți clic pe Următor → vă va oferi mai multe opțiuni:

Pe măsură ce verificați diferitele condiții din caseta de listă de sus, descrierea regulilor din partea de jos va fi populată și cu mai multe hiperlegături. Puteți crea chiar și reguli care caută cuvinte specifice în corpul de e-mail și apoi efectuați acțiuni asupra acestor e-mailuri.

Următoarea dvs. sarcină este să faceți clic pe fiecare hyperlink și să alegeți valorile asociate, cum ar fi adresele de e-mail, folderele etc. În exemplul nostru de mai sus, veți dori să faceți clic pe persoane sau grup public și alegeți o adresă de e-mail.

Apoi faceți clic pe cuvânt specificate și răsfoiți la dosarul în care doriți ca e-mailul să fie mutat sau să dați clic pe Nou iar în folderul curent evidențiat va fi creat un nou dosar.

Acum veți vedea partea de jos actualizată cu valorile reale pentru regula dvs..

Când faceți clic pe Următorul, puteți seta mai multe acțiuni pentru această regulă. În mod normal, puteți lăsa acest lucru singur dacă este o regulă simplă, dar dacă doriți să efectuați și alte acțiuni, cum ar fi redarea unui sunet, transmiterea e-mailului, copierea acestuia, imprimarea e-mailului, pornirea unui alt program, rularea unui script etc. , atunci puteți face totul pe acest ecran.

Clic Următor → când ați terminat și veți fi aduși la excepţii dialog, unde puteți alege condițiile în care nu doriți să aveți această regulă prelucrată. Excepția cazului în care aveți cazuri unice, îl puteți lăsa necompletat, care este implicit.

Faceți clic pe Următorul și în cele din urmă am ajuns la sfârșitul expertului de reguli! Dă regulii un nume precum "Mută prietenii de e-mail", astfel încât să știi ce face atunci când te uiți mai târziu.

Apoi, dacă aveți deja e-mailuri în Mesaje primite, care ar corespunde noii reguli, bifați caseta la "Executați această regulă pentru mesajele deja existente în Inbox„. Puteți să lăsați restul ca implicit și faceți clic pe finalizarea!

Acum puteți crea reguli pentru oameni, buletine de știri, declarații de carduri bancare / de credit și orice altceva vă puteți gândi să începeți să gestionați mai eficient e-mailurile Outlook! se bucura!