Ghidul începătorului pentru Microsoft Outlook 2013

Mulți dintre noi doresc organizarea și productivitatea. Dacă utilizați deja Microsoft Office, atunci aveți deja instrumentul final de a satura acea dorință: Outlook 2013.

Perspectiva este vitală în multe organizații, nu doar pentru aptitudinile sale evidente prin e-mail, dar este și calendarul, sarcinile și talentele de contact. O companie tipică poate conecta Outlook la un server Exchange și toată lumea poate să împărtășească aceeași agendă și calendare, făcându-l un instrument excelent pentru colaborarea la nivel de întreprindere.

Din păcate, majoritatea oamenilor nu au un server Exchange înființat în casa lor și probabil nici măcar nu știu ce este. Dar, este în regulă, Outlook funcționează la fel de bine pe computerul de acasă și va oferi totuși toate caracteristicile care îl fac un instrument de productivitate atât de puternic: e-mail, sarcini, întâlniri, agende și multe altele!

Lucrul cu Outlook - Un Grund Minus

Outlook nu te va uimi când îl deschizi pentru prima oară. Pentru toate intențiile și scopurile, este o altă aplicație în ecosistemul Microsoft Office și, ca atare, va avea destul de puține elemente familiare.

Spre deosebire de alte aplicații Office cele mai populare, cu toate acestea, Outlook este în mare parte construit în jurul diferitelor sale funcții - Word este în primul rând pentru crearea de documente text, Excel este totul despre foi de calcul, PowerPoint are prezentări - dar Outlook este o aplicație de multe pălării.

Outlook-ul implicit este căsuța de e-mail, de-a lungul căreia este Panglica, care este ascunsă în această vizualizare pentru a salva spațiul de pe ecran.

Iubeste-i sau ii uraste, Panglicile sunt peste tot in Birou. Nu avem nevoie să mai petrecem timpul să trecem peste meritele relative ale existenței lor, evident că sunt aici să rămână. Acestea fiind spuse, amintiți-vă întotdeauna, dacă doriți să ascundeți rapid sau să afișați Panglica, trebuie doar să utilizați CTRL + F1.

Dacă faceți clic pe oricare dintre funcțiile de meniu din partea de sus, se afișează Panglica și puteți alege funcții și instrumente. Dacă doriți ca panglica să persiste, puteți folosi "CTRL + F1" sau faceți clic pe pictograma mică în colțul din dreapta jos.

Fila Pagina de pornire de pe Panglică se modifică contextual în funcție de modul în care vă aflați. În captura de ecran de mai sus, vedem opțiunile noastre pentru e-mail.

Mai jos, fila Acasă a fost modificată pentru a reflecta opțiunile Calendarului. Rețineți că panglica este fixată astfel încât știftul să fie schimbat la o săgeată în cazul în care doriți să îl restrângeți din nou (sau folosiți "CTRL + F1").

Restul filelor Panglică - Trimitere / primire, Dosar, Vizualizare și, desigur, Fișier - sunt în mare parte consistente pentru modul în care vă aflați. Vom examina mai îndeaproape toate acestea în secțiunea următoare.

Să aruncăm o privire rapidă asupra modului de a vă deplasa între moduri și să vă schimbați vederea. Pe marginea din stânga, vedeți panoul directorului. În partea de jos a acestui panou sunt comenzi rapide la modurile Outlook. În acest exemplu, vedeți pictograme pentru Inbox, Calendar, Persoane, Sarcini și așa mai departe.

Dacă faceți clic pe săgeata din partea de sus a panoului de navigare, se va extinde panoul, care va afișa structura de directoare pentru contul dvs. de e-mail.

În mod similar, dacă treceți la modul Calendar, veți vedea vizualizarea aplicabilă în panoul de directoare.

Faceți clic pe cele trei puncte pentru a accesa alte moduri Outlook, cum ar fi Note, Dosare și comenzi rapide Outlook. Alegeți "Opțiuni de navigare" și puteți schimba ordinea în care apar elementele de navigație.

Oprirea "Compact Navigation" va atrage utilizatorii cu afișaje de rezoluție mai mari. De asemenea, puteți mări sau reduce numărul de articole afișate și ordinea în care acestea apar.

Trimite primește

Fila Trimitere / Primire este orientată în mod specific către funcțiile Inbox, dar va apărea și în celelalte moduri (Calendar, Tasks, etc.), deși acestea nu vor avea aceeași funcționalitate.

De exemplu, aici vedem fila Trimitere / primire a Calendarului, care evită secțiunea Server.

În funcție de tipul de protocol de mail pe care îl utilizați (în prima captură de ecran, lucrăm cu un cont IMAP), este posibil să aveți sau nu posibilitatea de a descărca numai antete sau să marcați / anulați marcarea mesajelor de descărcat etc.

Opțiunile de trimitere / primire sunt astfel dependente de modul în care configurați conturile de poștă electronică, dar povestea scurtă: recomandăm IMAP foarte bine.

Pliant

În general, fila Folder este destul de consistentă în toate modurile, cu excepția notabilă a Calendarului. Mai jos, vedeți fila Inbox Folder, care vă permite să faceți tot felul de administrare a dosarelor (dacă nu utilizați un cont IMAP, atunci nu veți vedea fila IMAP).

Butonul AutoArchive Settings (Configurare automată arhivă) este puțin confuz, deoarece nu afectează într-adevăr modul în care inbox-ul dvs. arhivează automat mesaje vechi. Dacă doriți să păstrați amprenta dvs. de e-mail mai mică și mai ușor de gestionat, va trebui să deschideți opțiunile și să urmați setarea AutoArchive acolo. Deschideți Opțiuni și selectați categoria "Avansat".

Odată ce localizați opțiunea AutoArchive, faceți clic pe butonul "Setări AutoArchive ..." pentru a deschide un dialog mult mai util decât ceea ce vi se oferă din Panglică.

Așa cum am menționat, majoritatea filelor Folder sunt destul de consecvente pe tot parcursul Outlook, cu excepția Calendarului, care satisface funcțiile specifice calendarului. De exemplu, nu copiați sau mutați directoare, copiați sau mutați calendare și așa mai departe.

În cea mai mare parte, veți face o mulțime de administrare a dosarelor cu privire la căsuța poștală, deoarece în mod evident poșta electronică poate deveni rapid greoaie și copleșitoare dacă nu aveți o structură și o organizare a dosarelor bune.

Vedere

Opțiunile Vizualizare conțin următoarele funcții esențiale. Aceasta este fila Vizualizare, așa cum se vede din Inbox.

Rețineți butonul Ferestrele de mementouri, pe care le puteți deschide oricând pentru a vă verifica mementourile, cum ar fi dacă ați pierdut unul sau ați respins altul. Dacă v-ați arătat vreun memento, ați putea să renunțați la fiecare, să apăsați pe butonul de amânare sau pur și simplu să respingeți totul dintr-o dată.

Celelalte file ale vizualizării vor varia în funcție de mod. Următoarele sunt atribuite Calendarului, care adaugă posibilitatea de a modifica vizualizarea, aranjamentul, culoarea și aspectul curent. Din nou, secțiunea Layout are multe din aceleași lucruri în întregul Outlook, dar este important să rețineți că nu este universală, deci ceea ce activați în modurile Sarcini sau Calendar sau E-mail nu vor fi replicate pe întreaga aplicație.

De asemenea, este important să acordați atenție secțiunii Aranjament. Iată cum arată secțiunea Arrangement în modul Sarcini. Observați cum puteți sorta și modifica vizualizarea Sarcini pentru a obține un impact maxim.

Folosind fila Vizualizare în funcție de preferințe, vă veți permite să tăiați și să sortați informații rapid, deoarece acestea cresc și se construiesc în timp. Calendarul dvs. nu va rămâne gol, sarcinile dvs. se vor înmulți, se vor înmulți și se vor folosi mai multe aranjamente și machete care vă vor ajuta să fiți mult mai productivi decât să vă lăsați orbiți.

Funcție Panglici

Să discutăm acum modul în care opțiunile se schimbă de la o funcție la alta. Iată tot ce aveți nevoie pentru a accesa un mesaj e-mail de bază, pentru a adăuga atașamente, etichete și pentru a vă formata textul. Nu este nimic prea complicat și ar trebui să puteți produce un mesaj e-mail uimitor.

Comparați-le cu Panglica de activități, care este accesibilă prin lansarea sau deschiderea unei sarcini. Luați un moment pentru a nota cât de diferit este de la mesajul Panglică.

Comparați-le cu fila Inserare. Fila Inserare este statică în întregul Outlook, veți putea afecta conținutul mesajului, sarcina, evenimentul din calendar etc. utilizând aceleași opțiuni și funcții.

Mesajele de e-mail adaugă o filă Opțiuni, care au câteva caracteristici utile. Dincolo de teme, care pot sau nu pot fi utile pentru dvs., există opțiunea BCC (copie orb carbon, pentru că doriți să ascundeți destinatarii din antetul e-mailului) și funcțiile de urmărire. În general, aici nu este nimic de importanță critică, dar dacă vreți să solicitați o confirmare de livrare sau de citire, fila Opțiuni este locul de parcurs.

Fila Format Text este aceeași indiferent de funcția în care sunteți implicat și nu există prea multe despre care să vorbiți. Această filă are o asemănare izbitoare cu funcțiile de formatare găsite în Word, deci dacă utilizați Word pentru a scrie și format documente, aceste controale va fi probabil cunoscută.

În final, fila Revizuire este fila "just-in-case". Puteți folosi instrumentele de testare ale acestei file pentru a vă verifica ortografia și gramatica, pentru a găsi un cuvânt mai bun și pentru a afla câte cuvinte sunt în e-mail / sarcină / întâlnire.

Fișierul Revizuire este același în întreaga aplicație Outlook. Observați, de asemenea, că aceasta conține funcții de limbă, aici puteți seta preferințele de limbă și preferințele de verificare. De asemenea, puteți traduce elemente, cum ar fi dacă corespondentul cu un partener străin sau cineva trimite un pic de text într-o altă limbă.

Aceasta este o mare măsură pentru funcționalitatea suplimentară în Outlook. Evident, am depășit o mulțime de specificități, dar simțim că odată ce înțelegeți natura sistemului Panglică. Când doriți să utilizați o funcție, știți unde să o căutați.

Configurarea contului dvs. de e-mail automat și manual

Să discutăm pe scurt despre crearea unui cont de e-mail automat și manual. Când porniți pentru prima oară Outlook, vă va greși să configurați un cont.

Aveți posibilitatea de a alege, puteți seta Outlook imediat cu un cont de e-mail sau puteți trece peste această parte și puteți adăuga un cont mai târziu.

Dacă alegeți "Nu", atunci va apărea un mesaj de avertizare pentru a vă spune că Outlook este destul de lame fără cel puțin un cont de e-mail. Desigur, puteți să-l utilizați pentru a urmări sarcini, note, păstrați un calendar și alte lucruri, dar Outlook este într-adevăr o experiență centrat pe e-mail.

În acest sens, vom configura Outlook cu un cont de e-mail. Încercați să faceți acest lucru în mod automat, unde veți introduce informații scurte despre contul dvs. și aplicația va încerca să detecteze automat setările.

Uneori acest lucru funcționează, ceva nu se întâmplă. Dacă da, câștigi și poți sări la următoarea secțiune. Dacă nu sau nu știți că trebuie să configurați un tip de server suplimentar, selectați opțiunea "Configurare manuală" și faceți clic pe "Următorul" pentru a continua.

Din motive de oportunitate, vom configura un cont existent utilizând metoda automată. Vom descrie metodele manuale doar într-un anumit moment. Dacă trebuie să configurați manual un cont, vă sugerăm să treceți la secțiunea respectivă. Între timp, am folosit pur și simplu un cont Outlook.com, ne-am furnizat parola și vom vedea rezultatul de mai jos.

Utilizarea unui program Outlook.com este un fel de cale de ieșire ușoară, dacă doriți să configurați o e-mail non-Microsoft, va trebui probabil să o configurați manual. Dacă nu știți cum să faceți acest lucru, vă recomandăm să căutați cum să configurați Outlook cu e-mailul dvs. special.

Acestea fiind spuse, în exemplul nostru simplu, faceți clic pe "Finalizați", iar Outlook se deschide până la noua noastră intrare strălucitoare.

Configurarea manuală a contului

Acum că aveți o înțelegere destul de bună cu privire la caracteristicile de bază ale Outlook, să revenim și să discutăm cum să configurați alte conturi de e-mail. Există șanse mari să fiți ca mulți alți oameni și să aveți două sau mai multe conturi de e-mail. Din fericire, puteți configura Outlook să funcționeze cu multe conturi de e-mail diferite, inclusiv POP și IMAP, și puteți avea cât mai multe conturi pe care le puteți trata personal.

POP și IMAP?

Deci, ce înseamnă să vorbim despre POP și IMAP?

POP sau Protocolul Post Office a fost în jur de totdeauna și dacă ați folosit vreodată clientul de e-mail pentru a vă conecta la e-mailul furnizat de ISP sau pentru a prelua poșta de la un serviciu webmail, s-ar putea să fiți conectat folosind POP. POP-ul este excelent pentru descărcarea mesajelor.

Dacă vă configurați contul pentru a lucra cu IMAP, Outlook va copia structura de directoare a dosarului și va sincroniza numai în mod obișnuit cu e-mailuri de câteva săptămâni în același timp. E-mailul dvs. nu va fi eliminat de pe server și puteți alege să descărcați pur și simplu numai anteturile mesajelor, ceea ce este fantastic dacă aveți 1000 de mesaje în dosarele dvs..

Deci, aveți POP, care este învechit și ceva de genul de a lua o macetă la adresa dvs. de e-mail, și apoi există IMAP, care este mai rafinat, modern, și mai potrivite, dacă doriți să păstrați aceeași căsuță poștală on-line și offline.

Cum am spus, credem că IMAP este metoda mult superioară.

Adăugarea și gestionarea mai multor conturi de poștă electronică

Adăugarea și gestionarea mai multor conturi de e-mail în Outlook este foarte simplă. Dacă doriți să adăugați un nou cont de e-mail, faceți clic pe fila "Fișier" de pe Panglică și faceți clic pe "Adăugați un cont". Va apărea ecranul Setare automată a contului. Dacă doriți (sau trebuie) să configurați manual contul, selectați "Configurare manuală" și faceți clic pe "Următorul".

După cum am menționat mai devreme, alegerea dvs. între tipurile de cont va fi probabil POP sau IMAP, iar setarea contului dvs. ca una sau alta va fi de obicei detaliată de furnizorul de servicii de e-mail. Cu alte cuvinte, dacă folosiți Gmail sau Yahoo !, sau chiar e-mailul pe care vă oferă furnizorul de servicii Internet, trebuie să consultați-le sau pe Internet pentru instrucțiuni și setări specifice pe care va trebui să le utilizați cu Outlook.

Pe de altă parte, dacă utilizați Outlook.com sau alt tip de serviciu Exchange ActiveSync, atunci informațiile vor fi destul de simple de furnizat.

Odată ce ați adăugat conturile dvs., dacă vreodată trebuie să le gestionați, puteți alege contul pe care doriți să îl ocupați din selectorul vertical din partea de sus a paginii Informații despre cont găsite în fila Fișier.

Dați clic din nou pe "Setările contului" și "Setările contului". Din fereastra care rezultă, puteți să creați un cont nou, să remediați unul curent, să îl eliminați, să îl setați ca implicit (dacă aveți mai mult de unul) și, bineînțeles, să schimbați toate setările, dacă este necesar.

Aici vedem setările pentru un cont Outlook.com. Nu putem face prea multe lucruri, deși dacă v-ați schimbat recent parola, ați putea rezolva repede acest lucru aici.

Mai jos este o configurare IMAP, care a fost configurată manual, în funcție de setările furnizate de Google.

Oricum, există o mulțime mai mult de acolo, și chiar trebuie să săpăm în "Mai multe setări ..." pentru a trăi cu porturile de server.

Amintește-ți că trebuie să faci doar așa ceva și apoi să o uiți. Dacă nu schimbați mai târziu o parolă sau doriți să adăugați / eliminați un cont, munca dvs. cu setările pentru contul de e-mail sa terminat efectiv.

Dacă doriți să aflați mai multe despre adăugarea conturilor Gmail IMAP în Outlook, avem un ghid foarte util, care vă va ajuta.

Ready, Set, E-mail!

În timp ce s-ar putea să fiți mulțumit doar folosind Gmail sau doar Yahoo! E-mail pentru utilizare zilnică, dacă utilizați mai multe conturi de poștă electronică, cum ar fi un cont personal, profesional și / sau de lucru, având apoi un client de poștă electronică, cum ar fi Outlook, poate elimina comutarea între conturi, conectarea rezervărilor în calendarul dvs. sau gestionarea sarcinilor.

Este o soluție reală, viabilă, all-in-one pentru productivitate și având în vedere concentrarea reînnoită a Microsoft asupra pachetului Office, rămâne o parte relevantă din multe rutine zilnice ale utilizatorului.

Odată ce conturile dvs. de e-mail sunt configurate și pregătite, puteți începe să utilizați Outlook și să explorați toate funcțiile sale. Veți găsi probabil destul de ușor de folosit și există mult mai mult de la How-to Geek care vă poate ajuta cu articolele anterioare sau prin simpla întrebare în forumul nostru de discuții.