Economisiți timp cu dosare personalizate de căutare în Microsoft Outlook

Căutarea în Outlook este destul de ușoară, dar de ce deranjează să scrieți aceleași căutări în mod repetat, dacă le efectuați în mod regulat? Folderele de căutare personalizată vă permit să salvați aceste căutări personalizate, astfel încât să puteți reveni la ele cu doar un clic sau două.

Și în timp ce este tentant să ne gândim doar la Căutarea particularizată ca la o căutare salvată, ei sunt, de fapt, mai răcoroși decât asta. Deoarece acestea sunt actualizate automat, funcționează de fapt mai mult ca folderele virtuale - similare cu funcția Etichete din Gmail, cu excepția celor mai puternice. Doriți un dosar care să afișeze numai mesaje care sunt necitite, de la o anumită persoană și să aveți una sau mai multe atașări? Nici o problema.

Să aruncăm o privire la modul de a le înființa.

Creați un director de căutare predefinit în Outlook

Outlook are deja un număr de directoare de căutare predefinite pe care le puteți utiliza. Nu puteți personaliza mai multe dintre acestea, dar merită să aruncați o privire la început doar în cazul în care acoperă nevoile dvs..

Pentru început, veți găsi dosarele de căutare din partea de jos a listei de directoare din fișierul de date Outlook din partea stângă a ferestrei. Fiecare fișier de date are propriul dosar de căutare, deci dacă utilizați Outlook pentru a verifica mai multe conturi, puteți configura diferite dosare de căutare pentru fiecare.

Cu toate acestea, nu veți putea chiar să selectați dosarul "Căutați fișiere", până când nu ați creat primul folder de căutare. Pentru a crea un dosar de căutare, treceți la fila "Folder" de pe Panglică, apoi faceți clic pe butonul "Căutare nouă în folderul de căutare".

Aceasta deschide fereastra de Căutare nouă a dosarului. Veți vedea o grămadă de directoare de căutare predefinite, organizate în categorii cum ar fi citirea corespondenței, corespondența de la persoane și liste și organizarea corespondenței. Majoritatea dosarelor sunt destul de auto-explicative, deci nu le vom acoperi în detaliu - puteți doar să le parcurgeți.

Aici, creăm un nou director de căutare care afișează mesaje necitite. Este un dosar de căutare foarte ușor de utilizat pentru a afișa toate mesajele dvs. necitite, indiferent de dosarul în care sunt stocate. Trebuie doar să faceți clic pe directorul de căutare pe care doriți să-l creați, apoi să apăsați butonul "OK".

Destul de simplu, nu? Acum, să aruncăm o privire la crearea propriilor foldere de căutare particularizate, care sunt mult mai puternice.

Creați un folder de căutare particularizată în Outlook

Filtrele personalizate de căutare vă permit să adăugați criterii suplimentare pe care folderele de căutare predefinite nu le includ - puteți căuta destul de mult pe orice câmp care conține un mesaj din Outlook. Mai important, puteți crea un folder de căutare personalizat care utilizează mai multe criterii pentru a selecta mesaje. De exemplu, ați putea avea un singur mesaj de afișare de la anumite persoane și care au cuvinte specifice în linia de subiect.

Pentru a crea un dosar de căutare, treceți la fila "Folder" de pe Panglică, apoi faceți clic pe butonul "Căutare nouă în folderul de căutare".

În fereastra Căutare nouă a directorului, derulați în jos până la partea de jos a listei, selectați opțiunea "Creați un dosar de căutare personalizată", apoi faceți clic pe butonul "Alegeți" care apare.

În fereastra Parolă de căutare personalizată, introduceți un nume pentru dosarul dvs..

Apoi, veți seta criteriile pentru căutare, prin urmare apăsați butonul "Criteria".

Fereastra Criteriile directorului de căutare vă permite să vă personalizați cu adevărat căutarea și puteți selecta cât mai multe dintre criteriile disponibile.

Fila "Mesaje" conține criterii de bază care vă permit să căutați cuvinte specifice din subiectul sau corpul mesajului, expeditorii și destinatarii. De asemenea, puteți limita căutarea la mesaje în care sunteți singura persoană de pe linia "To" sau pe linia "To" sau "Cc" cu alte persoane.

Puteți chiar să specificați un interval de timp pentru mesaje pe baza faptului când au fost primite, trimise, modificate și așa mai departe. De exemplu, ați putea afișa numai mesajele primite în ultimele șapte zile.

Fila "Mai multe opțiuni" oferă și mai multe criterii pentru reducerea căutării. Puteți căuta după mesajele din anumite categorii, cele care sunt necitite sau au atașamente, de importanța mesajului, de cele care sunt marcate sau nu și chiar de mărimea reală a mesajului. Ultimul poate fi util pentru găsirea și ștergerea atașamentelor mari, apropo.

Fila "Advanced" vă permite să adăugați criterii bazate pe toate câmpurile pe care un obiect Outlook le poate stoca. Sunt o mulțime de ele, deci nu le vom acoperi aici. Dar dacă trebuie să căutați după ceva pe care nu l-ați găsit pe celelalte tab-uri, este posibil să o găsiți făcând clic pe butonul "Câmp" și răsfoind meniurile.

După ce ați terminat setarea tuturor criteriilor pe care le doriți pe aceste trei file, continuați și faceți clic pe butonul "OK" pentru a reveni la fereastra Folder de Căutare personalizată. Mai este un lucru pe care ar trebui să-l configurați aici înainte de a termina.

În mod implicit, căutarea personalizată pe care o creați va trage din toate dosarele din fișierul de date Outlook. Dacă doriți să o limitați doar la anumite foldere, faceți clic pe butonul "Răsfoiți".

În fereastra Selectați fișiere, selectați folderele pe care doriți să le includeți în căutare, apoi faceți clic pe butonul "OK".

Și apoi înapoi în fereastra principală Personalizați, mergeți mai departe și faceți clic din nou pe "OK".

Outlook crea dosarul de căutare personalizat și îl adaugă în vizualizarea dosarului.

Odată ce ați obișnuit să-l utilizați, caracteristica personalizată a directorului de căutare este destul de puternică. Iată câteva exemple de lucruri pe care le-ați putea folosi folderele de căutare pentru:

• Mesaje către și de la șeful tău
• Mesaje cu steaguri de urmărire nerezolvate după categorie (de exemplu, ați putea căuta numai elementele nerezolvate din categoria personală)
• Mesaje de mare importanță
• Mesaje către și de la un client (Aveți posibilitatea să utilizați chiar domeniul lor complet în caseta de căutare și alegeți să căutați toate câmpurile)
• Mesajele cu atașamente și care depășesc o anumită dimensiune (excelent pentru a scăpa de atașamentele mari și pentru a reduce dimensiunea fișierului de date)

Și asta zgârie suprafața. Deci, ce fel de foldere de căutare creați? Anunțați-ne în comentarii!