Cum să utilizați regulile pentru a gestiona e-mailul Outlook.com

Dacă sunteți un utilizator Outlook.com, ați putea fi interesat să știți că stabilirea unor reguli pentru a gestiona mesajele de intrare și de ieșire poate face viața mult mai simplă.

Ce sunt regulile?

În forma lor cea mai simplă, regulile Outlook sunt acțiuni pe care contul dvs. de e-mail le va efectua automat pe baza liniilor directoare pe care le-ați specificat. Există două categorii principale de reguli pe care le puteți crea. Acestea sunt reguli organizatorice și reguli bazate pe notificare. Aceste reguli nu vor fi retroactive, ceea ce înseamnă că acestea se vor aplica numai mesajelor necitite.

1. Organizați-vă e-mailurile - Aceste reguli se concentrează pe depunerea și organizarea mesajelor bazate pe expeditori, subiecte de cuvinte cheie și dosare în contul dvs. Outlook. Acestea sunt utile pentru a pune emailuri în dosare sau categorii relevante.
2. Păstrați curent - aceste reguli vă vor trimite notificări pe baza mesajelor primite. Acestea sunt utile dacă doriți să primiți notificări de e-mailuri noi pe dispozitivele dvs. mobile.

Crearea de noi reguli în Outlook.com

După ce v-ați conectat la contul de e-mail Outlook.com, faceți clic pe butonul "Setări", apoi pe opțiunea "Gestionați regulile" pentru a crea o nouă regulă.

Acum, faceți clic pe butonul "Nou" pentru a crea prima regulă. După cum puteți vedea, există două secțiuni principale. În stânga, veți atribui o condiție sau mai multe condiții pentru a identifica e-mailurile la care se va aplica noua dvs. regulă. Partea dreaptă este locul unde veți defini ce acțiuni va avea Outlook cu e-mailurile dvs..

Pentru acest exemplu, vom alege două dintre cele nouă condiții pe care e-mailul trebuie să le îndeplinească, precum și două dintre cele opt acțiuni.

ACȚIUNI DE CONDIȚII

Vom face mai întâi clic pe link-ul pentru condiții pentru a adăuga oa doua condiție. Să spunem că orice e-mailuri de la "[email protected]" care au cuvântul "apple" în linia de subiect ar trebui trimise într-un folder numit "Apple Emails" și trebuie clasificat ca "IMPORTANT !!!"

Faceți acest lucru editând regula până când cele două secțiuni arată ca imaginile de mai jos.

În cele din urmă, faceți clic pe "Creați regula" și lăsați-o să intre în vigoare. De acum încolo, orice e-mailuri de la [email protected] care au cuvântul Apple în ele vor fi clasificate ca importante și mutate în folderul "Apple Emails".

Dacă doriți să modificați oricare dintre regulile create anterior, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe regulă și să o editați în fereastra care apare. Pentru a șterge o regulă, faceți clic pe coșul de reciclare alături de regulă.

Creați reguli din mesajele de e-mail

Pagina "Gestionați regulile" nu este singura modalitate de a crea reguli pentru e-mailurile dvs. În mod alternativ, dacă doriți să creați o regulă bazată pe un e-mail pe care l-ați primit, pur și simplu îl găsiți în Inbox și faceți clic dreapta pe el. Apoi, selectați opțiunea "Creați regula".

Alternativ, puteți să faceți clic pe e-mail pentru ao deschide și să creați o regulă prin selectarea opțiunii din "Meniul extins".

Odată ce ați făcut acest lucru, veți vedea o fereastră pop-up așa cum se arată mai jos, în care puteți personaliza regula după cum este necesar.

Organizarea regulilor

Este important să rețineți că Outlook.com va selecta automat regulile pe care le definiți și le implementați în funcție de ordinea în care acestea apar în lista dvs. de reguli. De aceea este important să vă organizați regulile prin ordinea importanței lor. Pur și simplu faceți clic pe săgețile sus și jos de lângă reguli pentru a le pune în ordine după cum este necesar.

Reguli limită

Acum că știți cum să creați și să vă organizați regulile, trebuie să știți că există și unele limitări ale regulilor din Outlook Web App. Există o limită a numărului de reguli pe care le puteți crea. Din anumite motive, vă sunt alocate doar 64 KB pentru regulile Outlook.com. Nu există un răspuns definitiv cu privire la numărul de reguli pe care le puteți crea, deoarece mărimea regulilor va varia în funcție de lungimea regulii și de câte condiții și acțiuni ați definit. Odată ce ați atins limita, Outlook.com vă va anunța că nu mai puteți crea alte reguli. În acest caz, va trebui să consolidați regulile sau să ștergeți reguli vechi care nu mai sunt necesare.

În plus față de limita cantității de reguli pe care vi se permite să creați, dacă utilizați și aplicația desktop Microsoft Outlook cu reguli, puteți obține un avertisment că regulile dvs. sunt în conflict cu cele de pe aplicația desktop. Va trebui să faceți dublu control pentru a vă asigura că puteți dezactiva regulile conflictuale sau le puteți șterge dacă este necesar.

Felicitări, acum știți destul de mult tot ce trebuie să știți despre crearea, manipularea și utilizarea regulilor în Microsoft Outlook Web App. Bucurați-vă de gestionarea comunicării dvs. digitale cu ușurință pe Outlook.com.