Cum să testați citirea scrisului dvs. în Microsoft Word sau Outlook

Microsoft Word și Outlook au prezentat mult timp abilitatea de a vizualiza statisticile "de citire" pentru ceea ce scrieți, pentru a ști cât de simplu sau complex scrieți. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că scrisul dvs. este suficient de lizibil pentru publicul dorit.

În versiunile mai vechi ale programului Word, funcția a fost la doar un clic pe bara de stare. În versiunile începând cu 2013, trebuie să activați mai întâi caracteristica și apoi să o accesați prin rularea unei vrăji și a unei verificări gramaticale.

Verificarea ortografiei și a gramaticii în Word și Outlook se întâmplă în panoul de verificare și oferă un mod destul de solid de verificare a documentelor. Există câteva îmbunătățiri gramaticale pentru Office, dar chiar dacă le-ați activat, va trebui totuși să activați verificarea gramatică încorporată pentru a putea utiliza statisticile de citire. Indiferent dacă merită acest lucru, depinde de dvs. Și dacă nu vă deranjează să aveți activată verificarea gramaticală, dar pur și simplu preferați să nu vă distrageți de sublinierea în timp ce lucrați, puteți întotdeauna să opriți verificarea ortografiei și a gramaticii în timp ce tastați.

Cum să activați statisticile de citire

Pentru a accesa statisticile de citire în Word, va trebui mai întâi să activați funcția. În Word, faceți clic pe fila Fișier și apoi pe Opțiuni. În fereastra Opțiuni, selectați fila Proofing. Activați casetele de validare "Verificați gramatica cu ortografie" și "Afișați statistici de lizibilitate". Faceți clic pe OK când ați terminat.

Procesul este similar în Outlook. Faceți clic pe fila Fișier și apoi pe Opțiuni. În fereastra Opțiuni, selectați fila Mail și apoi faceți clic pe butonul "Ortografie și autocorrect".

În fereastra Opțiuni editor, selectați fila Proofing. Activați casetele de validare "Verificați gramatica cu ortografie" și "Afișați statistici de lizibilitate" și apoi faceți clic pe OK.

Rețineți că atât în Word cât și în Outlook puteți să deselectați opțiunile pentru verificarea erorilor de ortografie și gramatică pe măsură ce tastați, dacă descoperiți că distragă atenția.

Cum se vizualizează statisticile de citire

Acum că ați activat citirea statisticilor, verificarea scorului de citire a unui document sau a unei selecții de text este simplă. Tot ce trebuie să faceți este să rulați o vrajă și o verificare gramatică. Puteți selecta textul specific pentru a verifica sau asigurați-vă că nu este selectat nimic pentru a verifica întregul document. Inițiați o verificare de ortografie și gramatică prin lovirea F7 sau făcând clic pe butonul Proofing din bara de stare din partea de jos a ferestrei.

Rulați vraja și verificarea gramaticilor și, când ați terminat, va apărea fereastra Statistici de citire.

Fereastra vă prezintă câteva statistici de bază cum ar fi numere de cuvinte și caractere, împreună cu unele medii ca propozițiile pe paragraf. În secțiunea Lizibilitate veți vedea două scoruri: Flesch Reading Ease și Flesch-Kincaid Level Level. Ambele scoruri se bazează pe formule care reprezintă lungimea medie a sentinței (ASL) și a silabelor medii pe cuvânt (ASW).

Flesch Reading Ease. Acest scor valorizează lizibilitatea textului dvs. pe o scară de 100 de puncte, scorurile mai mari fiind mai ușor de citit. Scorurile de la 0 la 60 sunt de obicei considerate ca fiind absolvenți de facultate sau colegiu și destul de greu de citit. Scorurile de la 60-80 sunt considerate relativ ușor de citit și scris în limba engleză. Majoritatea documentelor profesionale se încadrează în acest domeniu. Scorurile mai mari de 80 sunt considerate ca fiind ușor de citit pentru copii.
Nivel de grad Flesch-Kincaid. Aceste scoruri evaluează lizibilitatea textului pe baza nivelurilor de clasă din S.U.A. Un scor de 4,0, de exemplu, înseamnă scrierea care poate fi înțeleasă de un al patrulea elev. Majoritatea documentelor profesionale se situează undeva în intervalul 7.0-11.0.

Și dacă vă place să știți matematica din spatele lucrurilor, formula folosită pentru determinarea scorului Flesch Reading Ease este:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

Formula folosită pentru determinarea scorului Flesch-Kincaid Level Level este:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

Si asta e! Este o caracteristică simplă de activat și folosită și, deși este posibil să nu doriți să fundamentați tot ceea ce scrieți pe scorurile de citire, acestea pot fi totuși un instrument util pentru a vă asigura că atingeți publicul potrivit cu scrisul dvs..