Cum se permite accesul la Notebooks în Microsoft OneNote 2016
Microsoft OneNote 2016 este un instrument gratuit de notare gratuită, nu numai pentru dvs., ci și dacă doriți să colaborați pe note și proiecte cu alții, cum ar fi colegii sau membrii familiei. Vă vom arăta câteva moduri diferite în care vă puteți împărtăși notebook-urile OneNote.
Pentru a vă împărtăși notele și notebook-urile în OneNote 2016 cu alții, asigurați-vă că notebook-ul dvs. este sincronizat online cu contul dvs. OneDrive, astfel încât ceilalți să aibă acces la acesta. Acest lucru se va sincroniza cu internetul, dar nu va fi automat disponibil pentru alții. Pentru aceasta, trebuie să le partajați manual cu ceilalți, astfel încât aceștia să poată vizualiza și, dacă doriți, să o editați.
Pentru a accesa diferitele instrumente pentru partajarea notițelor și a notebook-urilor în OneNote 2016, faceți clic pe fila "Fișier".
În ecranul din spate, dați clic pe "Distribuiți" în lista de articole din stânga.
Cum să partajați un notebook cu cineva prin e-mail
Puteți invita utilizatorii să vizualizeze sau să editeze notebook-ul prin trimiterea unui e-mail la opțiunea Partajare cu persoane pe ecranul Share Notebook. Doar persoanele pe care le invitați în mod special vă vor putea accesa notebook-ul. Opțiunea Partajare cu persoane este implicită, deci este selectată automat pe ecranul Share Notebook.
Introduceți un nume sau o adresă de e-mail în caseta "Tip nume sau adrese de e-mail". Dacă introduceți un nume care se află în agenda Outlook, vi se vor solicita persoane de contact care să corespundă cu numele sau adresa de e-mail pe care ați început să le introduceți, astfel încât să puteți alege cu ușurință persoana dorită. De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul "Căutați în agendă contacte" din dreapta casetei de nume de tip sau adresă de e-mail. Pentru a împărtăși notebook-ul cu mai multe persoane, puneți punct și virgulă între fiecare adresă de e-mail.
Când partajați un notebook cu alții, puteți alege să le permiteți să vizualizeze notebook-ul sau să le permită să editeze și notebook-ul. Pentru a specifica dacă pot edita notebook-ul, selectați "Pot edita" sau "Poate vizualiza" din lista derulantă din partea dreaptă a casetei de nume de tip sau de adresă de e-mail.
Dacă doriți să includeți un mesaj destinat destinatarilor de e-mail, introduceți o notă în caseta de sub adresa de e-mail.
Faceți clic pe "Distribuiți" pentru a trimite un link către persoanele pe care ați ales să le partajați.
Persoana cu care v-ați împărtășit notebook-ul este adăugată în lista Shared with shared (Shared with) în partea de jos a ecranului.
Dacă decideți să revocați accesul pentru o persoană pe care ați împărtășit un notebook, faceți clic dreapta pe persoana din lista Shared with și selectați "Remove User" din meniul pop-up. De asemenea, puteți modifica permisiunea pentru acea persoană din acest meniu.
Persoanele cărora le-ați trimis invitații vor primi un e-mail care conține un buton "Vizualizare în OneDrive".
Când fac clic pe butonul Vizualizare în OneDrive din mesajul de e-mail, notebook-ul se deschide în OneNote Online, unde pot vizualiza și edita, în funcție de permisiunea pe care o stabiliți pentru ei.
Dacă permiteți persoanelor cărora le-ați distribuit notebook-ul să le editați, butonul "Editare în browser" este disponibil în OneNote Online.
Cum să partajați un notebook utilizând o legătură
Împărtășirea unui notebook OneNote utilizând un link este similar cu partajarea cu persoane prin e-mail. Principala diferență este că atunci când împărțiți un notebook cu persoane prin e-mail și apoi decideți că doriți să revocați accesul la notebook, trebuie să eliminați fiecare utilizator separat, așa cum sa discutat în secțiunea anterioară. Dar, partajarea unui notebook cu ajutorul unui link vă permite să revocați accesul la toată lumea pe care ați împărțit notebook-ul cu un singur clic.
Pentru a obține o legătură de partajare, accesați ecranul Share Notebook așa cum sa discutat la începutul articolului. Faceți clic pe "Obțineți un link de distribuire" în secțiunea Partajare.
Pentru a obține o legătură de distribuire care să permită utilizatorilor să vizualizeze notebook-ul, dar să nu îl editeze, faceți clic pe "Creați link-ul" din dreapta paginii "View Link".
Se afișează o legătură într-o casetă din secțiunea Vizualizare legătură. Selectați textul de legătură și apăsați Ctrl + C pe tastatură pentru al copia.
Puteți să trimiteți un e-mail către persoanele cărora doriți să le partajați. Puteți, de asemenea, să distribuiți link-ul cu alte persoane care utilizează aplicațiile de socializare, software-ul de mesagerie instant, software-ul de colaborare, postarea link-ului pe un site web sau orice alte metode care funcționează pentru dvs..
Când fac clic pe link-ul din mesajul de e-mail, notebook-ul se deschide în OneNote Online, la fel ca atunci când am folosit opțiunea Partajare cu persoane din secțiunea anterioară. Rețineți că deoarece am împărțit notebook-ul cu un link de vizualizare, nu există nici un buton Edit in Browser și notebook-ul nu poate fi editat.
Dacă doriți să colaborați pe un notebook cu cineva și să îi permiteți să facă schimbări în notebook, faceți clic pe butonul "Creați link" din partea dreaptă a "Editare legătură".
La fel ca și cu linkul Vizualizare, veți primi un link pe care îl puteți copia și trimite la cineva.
Pentru a revoca accesul la notebook, faceți clic pe butonul "Dezactivați legătura" de lângă tipul de link pe care doriți să îl opriți. Toată lumea care are acea legătură nu va putea accesa notebook-ul.
Cum se permite partajarea unui notebook în format PDF
În ambele cazuri de mai sus, persoanele cărora le împărțiți notebook-ul au acces la întregul notebook. Poate doriți să partajați numai o anumită secțiune sau doar câteva dintre notele din notebook. Aveți posibilitatea să creați un fișier PDF care conține note, secțiuni sau întregul notebook și să trimiteți acel fișier oricui vreți să împărtășiți notebook-ul. Faceți clic pe acel link pentru instrucțiuni privind exportul unei note în format PDF.
Cum să împărțiți un Notebook cu o întâlnire
Nu mai trebuie să țineți note pe cont propriu în cadrul întâlnirilor. Puteți să distribuiți un notebook OneNote împreună cu ceilalți participanți la întâlniri și să le faceți și ei note. În acest fel, puteți fi siguri că nu pierdeți un element de acțiune important sau o decizie importantă luată în timpul întâlnirii.
Dacă participați la o întâlnire online din Skype sau Lync care a fost programată utilizând Outlook, aveți posibilitatea să partajați un notebook cu ceilalți participanți la întâlnire utilizând opțiunea Partajare cu întâlnire pe ecranul Share Notebook. După ce dați clic pe butonul "Partajați cu întâlnire" și selectați întâlnirea la care participați, un link către notebook este trimis tuturor participanților la întâlnire. Aceștia pot accesa notebook-ul și toată lumea poate adăuga la notebook în același timp.
De asemenea, puteți utiliza una dintre metodele discutate în secțiunile anterioare pentru a partaja un notebook OneNote cu alții într-o întâlnire.
Cum să mutați un notebook partajat
Dacă ați împărtășit un notebook și acum aveți nevoie să mutați notebook într-o altă locație, puteți să mutați notebook-ul, dar nu este la fel de ușor ca doar selectarea unei noi locații. Va trebui să anunțați pe toți cei cărora le-ați distribuit notebook-ul și să urmați acest proces pentru a muta notebook-ul într-o locație nouă.
OneNote este un program minunat de colectare a informațiilor, brainstorming, împărtășiți note cu prietenii sau colegii dvs. și pentru a accesa notele și documentele dvs. pe aproape orice dispozitiv. Dacă ați folosit Evernote și doriți să treceți la OneNote datorită planului gratuit mai limitat sau a planurilor plătite mai scumpe, Microsoft oferă acum un instrument gratuit pentru migrarea ușoară de la Evernote la OneNote.
