Cum de a reduce dimensiunea documentelor Microsoft Office care conțin imagini

Chiar și în aceste vremuri de conexiuni rapide la internet, hard disk-uri uriașe și o mulțime de spațiu liber de stocare în cloud, dimensiunea fișierului contează uneori. S-ar putea să aveți o limită a dimensiunii fișierelor pe care le puteți trimite sau primi prin e-mail sau s-ar putea să aveți un spațiu redus al unității degetului mare. Indiferent de motiv, dacă aveți documente Office care includ imagini, este posibil să reduceți semnificativ dimensiunea acestor fișiere.

Office deja funcționează în spatele scenei pentru a ajuta la menținerea dimensiunilor fișierelor mici. Ultimul tip de fișier DOCX funcționează în esență ca un fișier ZIP, prin comprimarea conținutului fișierului. Imaginile și textul care apar mai mult de o dată într-un document sunt stocate o singură dată în fișierul real. Deci, cel puțin în versiunile mai recente ale aplicațiilor Office, veți găsi că dimensiunile mari ale fișierelor sunt, de obicei, rezultatul unui număr mare de imagini diferite în documentele dvs..

Vestea bună este că aplicațiile Office oferă de asemenea câteva instrumente la îndemână pentru a ține sub control aceste dimensiuni ale imaginii. În acest articol, folosim Office 2016 (mai exact Word 2016) ca exemplu. Dar veți găsi aceleași instrumente pe care le discutăm în alte aplicații Office, cum ar fi Excel și PowerPoint, și în versiunile anterioare de Office care se întorc cel puțin la Office 2010.

Comprimați fotografiile din documentul dvs. de birou

Primul pas pe care ar trebui să-l faceți în încercarea de a reduce dimensiunea fișierului unui document cu imagini este de a comprima acele imagini. Fiecare aplicație Office oferă un instrument util pentru a face exact acest lucru. Folosim Word aici (și despre care vom face referire în următorii pași), dar veți găsi funcțiile în același loc în alte aplicații Office.

În documentul dvs., faceți clic pe orice imagine pentru al selecta. Faceți clic pe meniul Format care apare în bara de instrumente Office atunci când selectați o imagine.

În meniul Format, faceți clic pe butonul Comprimare imagini.

În fereastra Comprimare imagini, faceți clic pe "Aplicați numai la această imagine" dacă doriți să comprimați numai fotografia selectată. Când această opțiune nu este bifată, acțiunile dvs. se vor aplica tuturor fotografiilor din document. Selectați "Ștergeți zonele decupate din imagini" dacă ați tăiat imagini în documentul dvs. și doriți să eliminați zonele pe care le-ați tăiat. Rețineți că dacă selectați această opțiune, nu veți mai putea anula decuparea mai târziu decât dacă reintroduceți imaginea originală. De asemenea, puteți alege o rezoluție la care să comprimați imaginile. Alegeți cea mai mică rezoluție care să acopere nevoile dvs. Faceți clic pe OK când ați terminat.

În funcție de numărul de imagini din document, Word poate dura câteva momente pentru a le comprima pe toate. Când este terminat, salvați documentul și verificați noua dimensiune a fișierului. Dacă nu sunteți sigur (ă) că doriți să rămânți la modificări, puteți să salvați întotdeauna documentul ca fișier nou și apoi să comparați dimensiunile fișierelor cu versiunea originală.

Eliminați informațiile de editare din Imagini

Aplicațiile Office oferă tot felul de instrumente de editare a imaginilor, construite chiar înăuntru. Atunci când le folosiți, Word păstrează imaginea originală și ține evidența edițiilor pe care le-ați făcut, astfel încât să le puteți anula sau să reveniți la imaginea originală dacă aveți nevoie să . Dacă sunteți mulțumit de modul în care ați format imaginile, toate informațiile salvate de editare doar măresc dimensiunea fișierului. Dacă comprimarea imaginilor din document nu a făcut dimensiunea fișierului dvs. suficient de îndepărtată, puteți, de asemenea, să ștergeți de la Word informațiile de formatare salvate. Din nou, puteți să salvați documentul ca fișier nou înainte de a începe, astfel încât să puteți reveni la original, dacă este necesar.

Cu documentul deschis, faceți clic pe meniul Fișier.

În meniul Fișier, faceți clic pe Opțiuni.

În fereastra Opțiuni Word, din selecțiile din stânga, faceți clic pe Avansat.

În fereastra Opțiuni avansate de Word, derulați în jos până la secțiunea "Dimensiune și calitate imagine" din partea dreaptă. Selectați opțiunea "Renunțați la datele de editare" pentru ca Word să elimine informațiile de formatare la salvarea fișierului. Celelalte opțiuni din această secțiune vă permit să protejați documentul împotriva comprimării imaginilor și să selectați o rezoluție prestabilită atunci când imaginile sunt comprimate (deși puteți oricând să selectați o nouă rezoluție atunci când faceți compresia).

După ce ați făcut acest lucru, salvați fișierul (sau salvați-l ca fișier nou) și apoi verificați noua dimensiune a fișierului. Probabil că va fi scăpat un pic mai bun.

În exemplul nostru, am luat un fișier Word ("File 1.docx" în imaginea următoare) care conține aproximativ 20 de imagini de bună calitate și cântărit în dimensiuni de aproape 48 MB. Multe dintre aceste imagini au fost decupate, unele au fost redimensionate, iar altele au fost editate în alte moduri. După comprimarea imaginilor și eliminarea informațiilor de formatare salvate, noul fișier ("fișierul 2 (comprimat) .docx" din imaginea următoare) este acum sub 35 MB, cu o reducere de aproximativ 27% a dimensiunii fișierului. Și pentru a ilustra construit în compresie în format DOCX, am și zip pe acel fișier. După cum puteți vedea, diferența de mărime dintre fișierele de pe zip și dezarhivate este neglijabilă.

Si asta e! Imaginile sunt mari și pot crește rapid dimensiunile documentelor Office. Dar, utilizând instrumentele de compresie construite în aplicațiile Office și eliminând informațiile vechi de editare, puteți reduce semnificativ dimensiunea documentelor Office care conțin imagini fără prea mult efort.