Cum de a reduce dimensiunea unui document Microsoft Word
Documentele Word pot obține documente uriașe, neobișnuit de lungi, complexe, cu multe imagini, fonturi și alte obiecte încorporate. Dar, de asemenea, se pare că documentele pot să crească din mâini pentru că nu există deloc un motiv. Dacă aveți de-a face cu un document uriaș, iată câteva lucruri pe care le puteți încerca să reduceți dimensiunea fișierului.
Când aveți un document Word prea mic, primul lucru pe care îl veți încerca este comprimarea imaginilor în el. Acest lucru se datorează parțial faptului că site-uri cum ar fi How-To Geek au scris articole detaliate care explică cum se face acest lucru și, parțial, pentru că imaginile păreau întotdeauna să mărească dimensiunea unui document Word dincolo de rațiune. Ar trebui să continuați și să urmați sfaturile pe care le-am scris în acest articol, deoarece dacă aveți imagini, vă vor ajuta.
Dar dacă nu aveți imagini sau dacă ați urmat acele sfaturi și trebuie să reduceți mai mult dimensiunea fișierului, v-am acoperit. Avem multe sfaturi pentru a le împărtăși, așa că le-am împărțit în lucruri care vor ajuta cu siguranță la diminuarea dimensiunii unui document Word, lucruri care ar putea ajuta și câteva sfaturi sugerate de obicei, cu care să nu vă deranjez.
Să începem.
Sfaturi care vor contribui în mod categoric la reducerea dimensiunii unui document
Nu toate sfaturile pe care le găsiți vă vor fi utile. Uneori aceasta se datorează faptului că acestea nu se aplică situației dvs. (dacă nu aveți imagini, atunci sfaturile privind comprimarea imaginilor nu vor fi de folos), dar uneori sfaturile sunt pur și simplu greșite. Am testat toate sfaturile din această secțiune, așa că știm că funcționează.
Conversia documentului la formatul DOCX
Microsoft a lansat formatul DOCX în Office 2007, deci, dacă utilizați încă format .doc, este timpul să faceți conversia. Fișierul de fișier .docx mai nou funcționează în esență ca fișier ZIP prin comprimarea conținutului documentului, astfel încât pur și simplu conversia unui fișier .doc în format .docx va face ca documentul să fie mai mic. (Acest lucru se aplică și altor formate Office precum Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt la .pptx) și Visio (.vsd to .vsdx).)
Pentru a converti fișierul .doc, deschideți-l în Word și faceți clic pe File> Info> Convert.
Faceți clic pe "OK" din promptul care apare, faceți clic pe butonul "Salvați" și Word convertește documentul în .docx. Cuvântul face această conversie creând o versiune nouă a documentului în noul format, astfel încât să aveți încă vechea versiune .doc disponibilă.
Am testat acest lucru cu un exemplu de fișier .doc de 20 de pagini care conținea șase imagini, diverse tabele și semne de formatare. Fișierul original .doc a fost de 6.001KB, dar fișierul .docx convertit a cântărit doar la 721KB. Aceasta este de 12% din dimensiunea originală. Nimic altceva sugerat mai jos nu va face mai mult pentru a reduce dimensiunea fișierului dvs., deci dacă aveți fișiere .doc pe care le puteți converti în .docx, munca dvs. ar putea fi făcută.
Inserați fotografiile în loc să le copiați și să le lipiți
Când copiați și inserați o imagine în documentul dvs., Word face anumite presupuneri cu privire la modul de abordare a acesteia. Una dintre aceste ipoteze este că doriți ca imaginea lipită să fie un format BMP, care este un tip de fișier mare sau, uneori, PNG, care este încă destul de mare. O alternativă simplă este de a lipi imaginea într-un program de editare, salvați-o ca format mai mic ca JPG, apoi utilizați Insert> Picture pentru a insera imaginea în document.
Pictograma de mici dimensiuni de mai jos direct într-un document Word altfel gol a făcut ca dimensiunea documentului să sară de la 22 KB la 548 KB.
Împingerea acelei imagini în Paint, salvând-o ca JPG, și apoi inserarea acelui JPG într-un document gol, cauzând documentul să sară doar la 331 KB. Asta e cu puțin peste 40% mai mic. Chiar mai bine, utilizând formatul GIF a rezultat un document care a fost cu peste 60% mai mic. Scăzut, aceasta este diferența dintre un document de 10 MB și un document de 4 MB.
Desigur, nu poți să scapi întotdeauna de asta. Uneori, veți avea nevoie de o calitate mai bună a imaginii pe care formatele BMP și PNG le pot oferi. Dar dacă este o imagine mică sau nu aveți nevoie de o calitate superioară, folosiți un format de greutate mai mică și introducerea imaginii vă poate ajuta.
În timp ce economisiți imaginea, faceți editarea
Când editați o imagine în Word, aceasta stochează toate editările imaginilor dvs. ca parte a documentului. Mijloacele dacă decupați o imagine în documentul dvs., Word păstrează încă imaginea originală completă. Schimbați o imagine alb-negru, iar Word păstrează încă imaginea originală plină.
Acest lucru crește în mod inutil dimensiunea documentului dvs. Deci, atunci când ați făcut modificări în imaginile dvs. și sunteți sigur că nu trebuie să reveniți la aceste imagini, aveți posibilitatea ca Word să renunțe la datele de editare.
Dar, mai degrabă decât îndepărtarea datelor inutile din documentul dvs., nu are acele date inutile din documentul dvs. în primul rând. Orice modificări pe care le puteți realiza, chiar și simple, cum ar fi tăierea sau adăugarea unei săgeți, sunt cel mai bine realizate într-un editor de imagini înainte de a introduce imaginea în document.
Comprimați toate imaginile într-o singură călătorie
Da, am spus la început că acest articol era despre alte moduri de a reduce dimensiunea fișierului dvs., dar majoritatea articolelor pe acest subiect vă spun cum să vă comprimați imaginile câte unul (inclusiv articolul nostru), iar aici la How-To Geek căutăm să găsim mai multe modalități de a face lucrurile.
Faceți clic pe File> Save As> More Options. (Este posibil să aveți "Salvați o copie" mai degrabă decât "Salvați ca" dacă ați activat OneDrive cu AutoSave).
Aceasta deschide caseta de dialog "Salvați ca", unde accesați câteva opțiuni suplimentare. Faceți clic pe Instrumente> Comprimare imagini.
Aceasta deschide panoul "Comprimare imagini", unde puteți decide ce comprimare doriți să aplicați simultan tuturor imaginilor.
Opțiunea "Aplicați numai la această imagine" este gri, deoarece acesta este un instrument total sau nimic - fie că toate imaginile dvs. vor avea aceste opțiuni aplicate atunci când salvați documentul sau nici una dintre ele nu va. Deci, dacă doriți să alegeți diferite opțiuni pentru diferite imagini, acest lucru nu va funcționa pentru dvs. Dar, dacă doriți să comprimați toate imaginile dintr-o dată, aceasta este opțiunea de a utiliza.
Selectați opțiunile, faceți clic pe "OK" și apoi salvați noua versiune a documentului cu toate imaginile comprimate.
Opriți încorporarea fonturilor în documentul dvs.
Cu excepția cazului în care utilizați un font neobișnuit dintr-o galaxie departe, este aproape sigur că oricine cu care veți partaja documentul va putea să o citească utilizând copia lui Word (sau o alternativă gratuită, cum ar fi Libre Office). Deci, de ce ați vrea să pierdeți spațiu în fișierul dvs. prin încorporarea fonturilor? Opriți acest lucru accesând fila Fișiere> Opțiuni> Salvare și dezactivarea opțiunii "Fonturi încorporate în fișier".
S-ar putea să credeți că acest lucru nu ar face prea mult, dar ați greșit. Dacă aveți opțiunea de încorporare a fontului și ați oprit opțiunea "Nu introduceți fonturi comune", diferența de dimensiune a fișierului este de aproape 2 MB. Chiar și cu opțiunea "Nu încorporați fonturile de sistem comune" activate (ceea ce înseamnă că nu sunt incluse fonturi precum Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman și așa mai departe), fișierul este încă cu aproape 1,3 MB mai mare.
Deci da, opriți încorporarea fonturilor în document.
Opriți încorporarea altor fișiere dacă puteți
Vă prezentăm recent cum să încorporați sau să conectați o foaie de calcul Excel într-un document Word (și puteți face acest lucru și cu alte fișiere, cum ar fi prezentări PowerPoint sau diagrame Visio). Dacă puteți să vă conectați la foaia de calcul în loc să o încorporați, veți salva cea mai mare parte a dimensiunii fișierului Excel. Nu veți salva toate acestea, deoarece foaia de calcul inclusă va adăuga în continuare o anumită dimensiune, dar documentul dvs. va fi mult mai mic cu un link decât o încorporare completă. Desigur, există neajunsuri în legătură și beneficii, deci asigurați-vă că citiți acest articol pentru a le înțelege înainte de a face acest lucru.
Opriți stocarea unei miniaturi pentru document
Înapoi în acea zi, Word vă permite să stocați o imagine miniaturală a documentului astfel încât Windows să vă poată afișa o previzualizare în File Explorer. Aceste zile, File Explorer poate face acest lucru pe cont propriu și nu are nevoie de ajutor de la Word, dar opțiunea este încă în documentul dvs. În documentul nostru de testare de 721 KB, transformarea acestei opțiuni a mărit dimensiunea fișierului la 3247 KB. Este de 4,5 ori dimensiunea fișierului original - pentru nimic. Veți găsi această setare la File> Info> Properties> Advanced Properties.
Dezactivați caseta de selectare "Salvați miniaturile pentru toate documentele Word" și faceți clic pe "OK".
Numele acestei opțiuni este puțin înșelătoare, deoarece oprirea acesteia afectează numai documentul pe care l-ați deschis, chiar dacă se spune "toate documentele Word". Dacă aceasta este activată implicit când creați un document, atunci "va trebui să îl dezactivați în șablonul Normal.dotx și Microsoft a furnizat instrucțiuni excelente pentru a face acest lucru dacă nu sunteți sigur cum.
De asemenea, puteți dezactiva această setare în dialogul "Salvați ca", unde se numește "Salvare miniatură" puțin mai corectă.
Eliminați informațiile personale și ascunse din documentul dvs.
Nu numai că informațiile personale se adaugă dimensiunii documentului dvs., dar, de asemenea, oferă cititorilor informații care nu doresc ca aceștia să aibă. S-ar putea să existe și informații care au fost formate ca ascunse și dacă nu aveți nevoie de acest text ascuns în document, de ce să nu scăpați de el?
Eliminați aceste informații inutile din document prin rubrica File> Info> Check for Issues și apoi faceți clic pe butonul "Inspect Document".
Asigurați-vă că este activată opțiunea "Proprietăți document și informații personale", apoi faceți clic pe "Inspectați". Când inspectorul a terminat de parcurs, faceți clic pe "Eliminați toate" din secțiunea "Proprietăți document și informații personale".
Această acțiune a redus dimensiunea fișierului test cu 7 KB, deci nu o sumă extraordinară. Cu toate acestea, este o practică bună să eliminați informațiile personale din fișierele dvs., deci ar trebui să faceți acest lucru oricum. Fiți avertizat că nu puteți recupera aceste date după ce le-ați eliminat, deci asigurați-vă că sunteți bucuroși să mergeți înainte de al elimina. Puteți face același lucru pentru opțiunile "Conținut invizibil" și "Ascuns text", dar acest lucru va face fișierul dvs. mai mic numai dacă aveți conținut ascuns.
Dezactivați AutoRecover (dacă vă îndrăgești)
Una dintre marile caracteristici ale lui Word - de fapt, una dintre marile caracteristici ale fiecărei aplicații Office - este AutoRecover. Această caracteristică face backup-uri periodice ale fișierului dvs. pe măsură ce lucrați, astfel încât dacă se blochează Word sau computerul repornește în mod neașteptat (cum ar fi când Windows face o actualizare de sistem peste noapte), vi se vor prezenta versiuni recuperate automat de documente deschise data viitoare când porniți Cuvânt. Desigur, toate aceste versiuni adaugă la dimensiunea fișierului dvs., deci dacă dezactivați AutoRecover, fișierul va fi mai mic.
Accesați Fișier> Opțiuni> Salvați și dezactivați opțiunea "Salvați informațiile de recuperare automată la fiecare [x minute]".
Acest lucru nu va face o diferență imediată, dar va opri adăugarea de noi versiuni AutoRecover în fișier pe măsură ce lucrați la el.
Trebuie doar să fiți avertizat că nu veți mai avea versiuni AutoRecover, astfel încât dacă Word se blochează sau se închide în mod neașteptat, veți pierde toată munca de la ultima salvare.
Copiați totul într-un document nou-nouț
Pe măsură ce lucrați la un document, Word salvează diverse lucruri în fundal pentru a vă ajuta. Am arătat cum să le dezactivați acolo unde este posibil și cum să ștergeți datele pe care le colectează Word, dar va exista probabil lucruri din documentul pe care nu aveți nevoie. Dacă vă aflați subiectul acestui tip de fluaj, puteți să creați un document nou și apoi să copiați totul la el.
Începeți prin a crea un nou document gol. Selectați tot conținutul din documentul dvs. curent apăsând pe Ctrl + A. În noul document, apăsați Ctrl + V pentru a lipi totul. Aceasta copiază tot textul, secțiunile, formatarea, opțiunile de aspect al paginii, numerotarea paginilor - tot ce aveți nevoie.
Noul dvs. document nu va avea nici o economie de fundal anterioară, informații despre AutoRecover sau versiuni anterioare, iar acest lucru ar trebui să reducă dimensiunea fișierului.
Rețineți că acest lucru se va face prin copierea peste toate datele de editare din imaginile dvs., așa că mai întâi puteți să o eliminați din documentul original înainte de a copia totul în noul document. Dacă nu, nu e mare lucru. Încă îl puteți elimina din noul document.
Nu vă putem spune cât va economisi acest lucru, deoarece ar putea fi ceva de la câteva kilobyte până la o mulțime de megaocteți, dar merită întotdeauna să faceți dacă doriți să eliberați cât mai mult grăsime din documentul dvs..
Ca bonus, am văzut și această copie / lipire unui nou truc de documente care rezolvă erori ciudate în documentele Word care au fost greu de identificat în alt mod.
Sfaturi asta Ar putea Ajutați la reducerea dimensiunii unui document
Unele sfaturi par că ar ajuta, dar nu am putut obține un rezultat pozitiv cu ei. Nu spunem că nu vor ajuta la reducerea mărimii fișierului, dar se pare că veți avea nevoie de un anumit set de circumstanțe pentru a beneficia de ele. Vă recomandăm să încercați mai întâi sfaturile de la prima secțiune anterioară și apoi să le dați acestora dacă doriți.
Opriți fundalul salvează
Cu cât documentul este mai complicat și cu cât este mai mult de când l-ați salvat, cu atât mai mult poate dura pentru a salva atunci când faceți clic pe butonul "Salvați". Pentru a vă ajuta să obțineți acest lucru, Word are o setare la File> Options> Advanced cu numele "Allow background saves".
Această setare este activată în mod implicit și salvează documentul în fundal pe măsură ce lucrați la acesta. Ideea este că atunci când faceți clic pe "Salvați", vor fi mai puține modificări pentru salvare și astfel veți economisi mult mai repede. Aceasta este în mare măsură o revenire la zilele când Word a preluat o cantitate proporțional mai mare de resurse de sistem, iar în sistemele moderne, probabil că nu este necesară, mai ales dacă nu editați documente extrem de lungi sau complicate.
Juriul se pronunță dacă această dimensiune este diferită. Lăsarea unui document deschis la această setare nu a influențat dimensiunea documentului de test (în timp ce AutoRecover a fost activat făcut măriți dimensiunea fișierului). Efectuarea de modificări pe o perioadă de aproximativ 30 de minute, de asemenea, nu a cauzat dimensiunea documentului să se schimbe în mod semnificativ, indiferent dacă "A lăsa fundal salvează" a fost pornit sau oprit. Nici nu a dezactivat modificarea cât de rapid a fost salvat documentul.
Pe scurt: aceasta este de până la tine. Dacă opriți-o, nu reduceți dimensiunea fișierului, apoi lăsați-o aprinsă, deoarece tot ceea ce face Word pentru a vă salva automat documentele este un lucru bun.
Conversia în RTF și apoi convertirea înapoi la DOCX
RTF înseamnă Rich Text Format și este un standard deschis pentru documente care oferă un pic mai mult formatare decât textul simplu, dar nu toate clopotele și fluierele din DOCX. Ideea de a converti un DOCX în RTF este că îndepărtează toate formatele suplimentare și orice date ascunse, astfel încât atunci când salvați fișierul RTF înapoi ca fișier DOCX, dimensiunea fișierului va fi mai mică.
Conversia documentului nostru de testare de 20 de pagini, de 721 KB la RTF, a transformat dimensiunea fișierului la 19,5 MB (deci nu utilizați RTF dacă doriți un fișier mic). Conversia în DOCX a dus la un fișier de 714 KB. Aceasta este o salvare de 7 KB - mai puțin de 1% - și deoarece RTF nu a reușit să se ocupe de unele dintre formatele de tabelă simple pe care le-am folosit, a trebuit să reformatăm ... care au adus mărimea la 721 KB.
Aceasta nu pare să aibă multe beneficii pentru documentul dvs., mai ales când DOCX-ul modern are atât de multe capabilități de formatare încât RTF nu se poate descurca.
Conversia în HTML și apoi convertirea înapoi la DOCX
Aceasta este aceeași idee ca și conversia în RTF, cu excepția faptului că HTML este un format web. Testul nostru de conversie a arătat rezultate aproape identice cu utilizarea RTF.
Am încercat acest lucru pe fișierul DOCX de 721 KB și l-am convertit într-un fișier HTML de 383 KB. Conversia în DOCX a dus la un fișier de 714 KB. Aceasta este o economie de 1%, dar a mers cu formatarea, în special cu titlurile, iar acestea ar trebui redesenate.
Dezarhivați Documentul și comprimați-l
Un document DOCX este un fișier comprimat, ca o arhivă pe care o faceți cu 7-Xip sau WinRar. Aceasta înseamnă că o puteți deschide cu unul dintre aceste unelte și puteți vedea tot conținutul. Un sfat pe care îl puteți vedea este să extrageți toate fișierele din DOCX, să le adăugați într-o arhivă comprimată și apoi să redenumiți arhiva la o extensie de fișier DOCX. Hei presto, ai un document Word care a fost comprimat! Teoretic, acest lucru pare plauzibil, dar folosind atât formatele 7-Zip și WinRar, cât și diferitele formate de arhivă, am constatat că de fiecare dată când am încercat să deschidem fișierul .docx pe care l-am creat, Word ne-a spus că fișierul a fost corupt.
S-ar putea să existe unele merite în această idee - fișierul nostru 721 KB a ajuns până la doar 72 KB - dar nu l-am recomanda decât dacă vreți să petreceți mult timp în joc cu el pentru a încerca să îl faceți. De asemenea, salvarea ar putea fi doar pentru că procesul de compresie a eliminat / a comprimat ceva care oprește Word să deschidă documentul, dar nu putem fi siguri.
Sugestiile recomandate frecvent, care probabil nu vor face diferențe
Există câteva sugestii care plutesc în jurul internetului sunet sensibil, dar nu va avea prea mult efect. Asta nu înseamnă că nu ar trebui să le încercați, doar că nu trebuie să vă așteptați prea mult la dimensiunea documentului.
Eliminați versiunile anterioare ale documentului
Word păstrează versiunile anterioare ale documentului pe măsură ce lucrați la el. Aceasta este funcția AutoSave și unele persoane sugerează să le ștergeți accesând File> Info> Gestionarea documentului și eliminarea versiunilor vechi.
Cu toate acestea, nu are rost să faceți acest lucru, deoarece acele versiuni vechi sunt stocate în sistemul de fișiere Windows, nu în documentul dvs. Word. Ștergerea acestora nu va face documentul dvs. mai mic. Dacă doriți să eliminați informațiile din versiunea anterioară din document, copiați conținutul într-un document nou sau faceți un fișier> Salvare ca pentru a salva într-un document nou, așa cum am sugerat anterior.
Inserați numai textul, nu Formatul
Când doriți să copiați și să lipiți dintr-un document în documentul dvs. curent, puteți utiliza diferite opțiuni de lipire.
Opțiunea implicită utilizată dacă faceți clic pe butonul "Lipire" (sau apăsați pe Ctrl + V) este "Keep Formatting Sources". Aceasta copiază fonturile non-implicite și formatul ca aldine, cursive și așa mai departe. Dar dacă faceți clic pe opțiunea "Păstrați numai text", aceasta va - sau așa se va schimba teoria - reduce dimensiunea fișierului eliminând formatul.
Am încercat acest lucru cu un document de 20 de pagini care a aplicat diferite formate textului pe fiecare pagină, iar diferența medie a dimensiunii a fost de sub 2 KB pe pagină. Acest ar putea fi semnificativ dacă aveți un document de 250+ pagini, în cazul în care ar fi total de până la aproximativ 0,5 MB, dar într-adevăr aveți de gând să aveți un document Word de 250 de pagini fără formatare? Probabil nu, pentru că ar fi în mare parte greu de citit, așa că ți-ai pierde economiile atunci când adaugi formatarea înapoi.
Orice beneficii pentru această metodă sunt, probabil, până la vârful pe care l-am dat mai sus - copiați și lipiți întregul document într-un document nou pentru a elimina versiunile anterioare, modificările vechi de editare și așa mai departe.
Modificați dimensiunea paginii
Word vă oferă opțiunea de a modifica dimensiunea paginii accesând Layout> Size și schimbând dimensiunea implicită "Letter". Există sfaturi care plutesc despre asta spunând dacă alegeți o dimensiune mai mică, dar similară ca "A4", alți cititori nu vor observa și veți obține o dimensiune redusă.
Am încercat acest lucru cu un document de 20 de pagini cu dimensiunea "Letter" de 721 KB. Am schimbat mărimea la "A4", "A5" (care este jumătate din dimensiunea "A4") și "B5", iar documentul nostru a rămas constant de 721 KB de fiecare dată. Cu alte cuvinte, nu a făcut nicio diferență în ceea ce privește dimensiunea fișierului.
Opriți încorporarea datelor lingvistice
Există o setare din Fișier> Opțiuni> Avansat numită "Integrarea datelor lingvistice" și veți vedea sfaturi în diverse locuri, care vă vor spune să dezactivați acest lucru. La suprafață, acest lucru pare rezonabil - datele lingvistice suplimentare nu vor mări dimensiunea unui document?
Pe scurt, răspunsul este nu dacă utilizați un fișier .docx modern. Cuvântul se ocupă de datele lingvistice din spatele scenei și nu ocupă nicio cameră în document.
Oprirea acestei opțiuni poate face o mică diferență la fișierele .doc mai vechi, dar chiar și atunci dacă ați folosit un instrument de scriere de mână și Word are unele "informații de corecție a recunoașterii scrierii de mână" pentru a fi stocate. În caz contrar, nu are nicio importanță.
Aceasta este lista noastră destul de cuprinzătoare de moduri în care puteți tăia fișierele Word în funcție de dimensiune, dar suntem mereu în căutarea unor noi metode de încercare (sau dezbinare). Răsturnați în comentarii dacă știți o tehnică pe care am ratat-o și o vom verifica!
