Cum se gestionează atașamentele în Outlook 2013
Va veni un timp, vânătoare de locuri de muncă sau împărtășiți fotografii cu membri de familie mai în vârstă, în cazul în care este posibil să aveți nevoie să trimiteți lucruri în mod vechi - ca atașament la adresa de e-mail. Dacă trimiteți un e-mail la serviciu, acesta poate face parte din repertoriul dvs. de e-mail.
Lucrul cu atașamentele este că există un cod nescris în ceea ce privește trimiterea acestora. De exemplu, în timp ce puteți trimite un fișier uriaș într-un e-mail (depinde de cât de mult va permite serviciul sau ISP pe care îl utilizați), nu este neapărat eficient. În mod similar, trimiterea mai multor fișiere este de obicei mai bine realizată în zip într-un fișier container.
Desigur, în funcție de tipul de dosar, acesta poate sau nu poate ajunge la destinație. Fișiere, cum ar fi cele care se termină în .EXE, .BAT și alte tipuri executabile, vor fi adesea (de obicei) blocate sau dezbrăcate din cauza asocierii lor cu programele malware. Dacă doriți să trimiteți un astfel de fișier, va trebui probabil să îl includeți într-o arhivă .ZIP.
Compunerea unui e-mail și gestionarea contactelor în Outlook este destul de simplă și în timp ce adăugarea și manipularea atașamentelor ar trebui să fie a doua natură până acum, o mulțime de utilizatori ar putea să nu realizeze că ar putea să o facă mai bine.
Adăugarea unui atașament
Pentru a adăuga un atașament, puteți glisa un fișier sau fișiere într-un mesaj de e-mail gol și va fi inserat ca atașament. Sau faceți clic pe butonul "Atașați fișierul" de pe panglică, în secțiunea Include.
Va trebui să parcurgeți locația în care este localizat fișierul pe care doriți să-l atașați și apoi să selectați fișierul sau fișierele pe care doriți să le includeți în mesaj, apoi faceți clic pe "Inserați". Alternativ, faceți clic pe săgeata mică și selectați "Inserați ca Text "și atașamentul dvs. va fi inserat în linie, adică va apărea în mesajul dvs. în loc de fișier separat.
Odată atașat, o veți putea vedea în câmpul atașat sub linia Subiect.
În sfârșit, să spunem că ați atașat atasamentul dvs. și vă dați seama că este greșit. Nici o problemă, puteți selecta atașamentul apăsat pe butonul "Șterge" de pe tastatură sau puteți face clic dreapta și selectați "Eliminați".
Fișierele nu sunt singurele lucru pe care le puteți atașa la mesaj, deși, puteți atașa, de asemenea, elemente și semnături.
Atașarea altor lucruri
Elementele pot include carduri de vizită (fișierele .VCF discutate mai devreme), calendare și articole Outlook, care pot fi note, sarcini, contacte și alte chestii pe care le deschideți în Outlook.
Calendarele sunt un alt lucru pe care veți dori să-l împărțiți din când în când și dacă faceți clic pe butonul "Atașare element", veți vedea că este ușor să faceți acest lucru. Partajarea calendarului nu înseamnă că trebuie să partajați fiecare articol în fiecare zi. Puteți dori doar să împărtășiți câteva zile sau o săptămână, cum ar fi o evadare de companie sau un itinerariu de vacanță în familie.
Partajarea unui calendar vă oferă opțiuni pentru a alege calendarul real, intervalul de date, detalii și alte opțiuni avansate.
Când faceți clic pe "OK", veți vedea că calendarul va fi atașat la mesajul de e-mail, astfel încât acesta să poată fi deschis și vizualizat, dar va fi, de asemenea, lipit în mesajul real, astfel încât destinatarii să poată vizualiza cu ușurință dintr-o privire.
Elementele Outlook sunt practic orice puteți crea în Outlook, care apoi poate fi atașat și trimis altor utilizatori Outlook. În următorul ecran, vedeți cum funcționează acest lucru. Alegeți sursa și apoi de acolo, alegeți elementul sau elementele (puteți alege mai multe) pe care doriți să le atașați.
Rețineți că puteți decide dacă doriți ca elementul să ajungă ca atașament fizic real sau în linie ca text numai. Acest lucru este același lucru pe care am discutat-o mai devreme în care puteți introduce "Text inserat" și va apărea ca parte a mesajului fizic.
Cardurile de vizită pot fi sau nu pot fi una dintre acele lucruri pe care le folosiți sau le aveți nevoie, dar este o modalitate foarte convenabilă de a vă distribui detaliile imediate într-un pachet simplu și convenabil. Dacă doriți să trimiteți cartea dvs. de vizită (sau oricui altcuiva), pur și simplu o alegeți din meniul Attach Item și contactele dvs. vor apărea
Alegeți cardul sau cardurile pe care doriți să le atașați și faceți clic pe "OK", iar cardurile vor apărea ca text și vor fi de asemenea atașate ca fișiere .VCF, ceea ce înseamnă că pot fi importate în orice agendă care acceptă astfel de fișiere.
Partajarea contactelor ca cărți de vizită reprezintă o modalitate foarte rapidă și convenabilă de a furniza altcuiva informații de contact sau de a importa informații de contact de la altcineva fără a fi nevoie să le introduceți manual în agendă.
Manipularea atașamentelor
Desigur, prin e-mail, există întotdeauna posibilitatea de a primi și de a da. Ce faceți atunci când un mesaj cu atașamente ajunge în căsuța de e-mail? De obicei este destul de simplă, cum ar fi în imaginea următoare. Vedeți mesajul nostru de testare a sosit cu o imagine atașată.
Dacă pur și simplu faceți clic pe atașament, veți vedea că opțiunile apar în Apelurile pentru atașarea apelului pentru panglică. De aici puteți lua măsuri. Rețineți, de asemenea, că dacă primiți mai multe fișiere, puteți să salvați toate atașamentele simultan și dacă nu sunteți sigur dacă doriți să deschideți atasamentul în totalitate, puteți să îl eliminați, deși este probabil mai bine să ștergeți mesajul dacă aveți îndoieli.
De asemenea, puteți să faceți clic dreapta pe orice fișier atașat dintr-un mesaj și puteți utiliza meniul derulant rezultat pentru a efectua aceleași acțiuni ca și cele găsite pe Panglică.
Când se manipulează atașamentele, rezervele abundă. Atașamentele pot fi periculoase, deoarece oricine a folosit e-mail în ultimii 20 de ani poate atesta. Linia de fund, nu deschideți nimic care nu este de la cineva pe care nu îl cunoașteți sau nu aveți încredere și folosiți mereu pe computer un scaner de virus / malware.
Manipularea fișierelor multiple sau a fișierelor mari ca atașamente
Am vorbit puțin despre cum să rezolvăm una sau poate câteva atașamente, dar dacă vrei să atașezi zeci sau chiar sute de fișiere? Sau dacă doriți să atașați un fișier mare?
Trimiterea atașamentelor mari este un fel de rău, mai ales dacă cineva primește multe e-mailuri în acest proces. Problema cu trimiterea de fișiere mari pe e-mail nu este atât de mult dacă serverul de e-mail va permite atașamentele peste anumite dimensiuni. În cea mai mare parte, probabil că nu veți trimite un fișier mult mai mare decât un megabyte sau două, sau cel puțin nu ar trebui să faceți acest lucru.
Cu toate acestea, vor fi acele vremuri în care trebuie să trimiteți ceva puțin greoi. Dacă utilizați un serviciu de webmail precum Yahoo, Gmail sau Microsoft, atunci acestea vor avea limite de dimensiune (25Mb, 25Mb, respectiv 20Mb), la fel ca ISP, de ex. Comcast, Time Warner, AT & T etc. vor fi de asemenea (de obicei aproximativ 10 Mb).
În cele mai multe cazuri, când fișierele sunt excesive sau numeroase, am amâna să folosim un serviciu de cloud, care este abundent și oferă suficient spațiu liber pentru a trimite marea majoritate a fișierelor. De cele mai multe ori, încărcarea fișierelor într-o unitate cloud și apoi partajarea acestora este mai rapidă și mai sigură decât e-mailul. Avem un exemplu cum explică exact modul de trimitere a fișierelor mari prin e-mail în cazul în care doriți să aflați mai multe.
În ceea ce privește trimiterea mai multor fișiere, nu ar trebui să aveți o problemă cu condiția să fie câteva, dar odată ce ați început să atașați zeci de imagini sau documente, lucrurile pot deveni puțin ciudate. Din nou, luați în considerare utilizarea unui serviciu de cloud. Indiferent, vă sugerăm să completați cu siguranță fișiere multiple înainte de a le trimite. Windows are suport nativ pentru fișierele zip, deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la faptul că destinatarul dvs. nu a putut să-l deschidă.
Verificați acest articol, care vă explică tot ce trebuie să știți despre fișierele comprimate.
Acest lucru pare a fi un loc destul de bun pentru a încheia discuția despre atașamente. Nu sunt un subiect complicat, dar indiferent dacă folosiți Outlook, Gmail sau orice alt e-mail, trimiterea de fișiere poate necesita câțiva pași suplimentari, dincolo de simpla atașare a acestora.
În ceea ce privește acum, am acoperit cele mai importante părți ale e-mailului Outlook - contacte, adresare, compunere - toate acestea fiind lucruri destul de simple. Acum, cu atașamente, aveți o cunoaștere destul de bine rotunjită a lucrurilor simple.
Acum, este timpul să ne intensificăm jocul. Pe măsură ce utilizați Outlook și acumulați e-mailuri, va trebui să învățați cum să o gestionați utilizând instrumente cum ar fi Pași rapizi și reguli, despre care vom vorbi într-o funcție viitoare. Între timp, și ca întotdeauna, vă încurajăm să ne oferiți feedback-ul dvs. în forumul nostru de discuții.
