Cum se exportă și se importă reguli în Outlook

Dacă utilizați Outlook pentru o perioadă semnificativă de timp, probabil că aveți câteva reguli setate pentru a vă ajuta să vă gestionați un val de e-mailuri. Dacă aveți un computer nou sau reinstalați Windows, nu este necesar să le setați din nou - exportați-le doar.

O regulă din Outlook este o serie de pași pe care i-ați configurat să ia în mod automat acțiuni specifice asupra mesajelor de e-mail pe măsură ce acestea sunt primite. De exemplu, puteți afișa automat o notificare când primiți e-mailuri importante, mutați e-mailuri similare într-un anumit dosar sau semnalizați un mesaj de urmărire la un moment dat.

Din fericire, Outlook are o modalitate de a susține aceste reguli. Acest lucru este util dacă trebuie să reinstalați Windows, să configurați Outlook pe un computer nou sau să partajați regulile cu alte persoane.

Cum să exportați regulile Outlook

Pentru a începe, asigurați-vă că este activă fila "Acasă". În secțiunea "Mutați", dați clic pe "Reguli" și selectați "Gestionați regulile și alertele" din meniul derulant.

NOTĂ: De asemenea, puteți accesa regulile și alertele făcând clic pe fila "Fișier" și apoi făcând clic pe butonul "Gestionați regulile și alertele" din ecranul "Informații despre cont".

Se afișează caseta de dialog "Reguli și alerte". În fila "Reguli de e-mail", faceți clic pe "Opțiuni" din bara de instrumente de deasupra listei de reguli create.

NOTĂ: Toate regulile enumerate aici vor fi susținute, nu doar regulile selectate.

În caseta de dialog "Opțiuni", faceți clic pe "Exportă reguli".

Se afișează caseta de dialog "Salvați regulile exportate ca". Navigați la dosarul în care doriți să salvați fișierul de rezervă pentru reguli. Introduceți un nume pentru fișierul de rezervă în caseta de editare "Nume fișier". Regulatorul "Reguli Wizard rules (* .rwz)" este selectat în mod implicit în lista verticală "Salvare ca tip", iar extensia .rwz este adăugată automat în fișier. Dacă partajați regulile dvs. cu alte persoane utilizând aceeași versiune a Outlook ca și dvs., dați clic pe "Salvați". Dacă partajați fișierul de reguli cu cineva care utilizează o versiune mai veche a Outlook, va trebui să selectați un alt tip de fișier de reguli înainte de a salva fișierul, după cum este discutat mai jos.

În plus față de formatul de fișier de reguli pentru versiunea curentă a Outlook, lista "Salvare ca tip" oferă trei formate suplimentare pentru fișierul de reguli, pentru persoanele care încă utilizează Outlook 2002, 2000 sau 98. Selectați unul dintre aceste opțiuni după cum este necesar, apoi faceți clic pe "OK" pentru a salva fișierul de reguli.

NOTĂ: Dacă vă partajați regulile cu mai multe persoane care folosesc diferite versiuni mai vechi ale Outlook, selectați cea mai veche versiune, deoarece fișierele de reguli mai vechi pot fi deschise întotdeauna în versiuni mai noi ale Outlook.

După ce ați exportat fișierul de reguli, faceți clic pe "OK" din casetele de dialog "Opțiuni" și "Reguli și alerte" pentru a reveni la ecranul principal Mail (sau la ecranul "Informații despre cont", în funcție de locul în care ați început).

Acum aveți posibilitatea să copiați fișierul .rwz rezultat înapoi la orice unitate externă sau de rețea sau să îl distribuiți altor persoane.

Cum să importați regulile Outlook

Acum, spuneți că ați configurat noul computer, ați instalat Office, ați importat fișierul de date Outlook pe care l-ați copiat (regulile nu sunt salvate în fișierele de date Outlook) de pe vechiul computer și sunteți gata să verificați e-mailurile. Să importăm acele reguli pe care le-ați creat și salvate, astfel încât Outlook să poată acționa în mod automat pe e-mail, în timp ce vine. Deschideți caseta de dialog "Reguli și alerte" într-unul din cele două moduri discutate mai devreme. Rețineți că lista de reguli este goală. Pentru a repara și a importa regulile, faceți clic pe "Opțiuni".

În caseta de dialog "Opțiuni", faceți clic pe "Reguli de import".

Se afișează caseta de dialog "Import de reguli din". Navigați la dosarul în care ați salvat fișierul de copie de rezervă, selectați fișierul .rwz, apoi faceți clic pe "Deschidere".

Veți observa că lista de reguli din caseta de dialog "Reguli și alerte", în spatele casetei de dialog "Opțiuni" încă deschisă, se completează cu regulile personalizate. Faceți clic pe "OK" din caseta de dialog "Opțiuni" pentru a o închide și a reveni la caseta de dialog "Reguli și alerte".

Dacă ați verificat e-mailurile înainte de a importa regulile dvs., puteți să vă difuzați regulile acum pe e-mailul pe care l-ați primit deja. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe "Executare reguli acum" de pe bara de instrumente de deasupra listei de reguli din caseta de dialog "Reguli și alerte".

În caseta de dialog "Run Rules Now", selectați regulile pe care doriți să le executați și dați clic pe "Executare acum". După ce rulează regulile, faceți clic pe "Închidere" și apoi pe "OK" din caseta de dialog "Reguli și avertismente" pentru ao închide. Acum, regulile dvs. vor fi difuzate automat, verificând e-mailurile primite și efectuând acțiunile pe care le-ați specificat, toate în spatele scenei.

NOTĂ: Este posibil ca unele reguli să nu funcționeze pe alte computere dacă există foldere specifice, persoane etc. utilizate în regulile create pe computerul original, dar nu sunt disponibile pe celelalte computere.