Cum să trimiteți un e-mail profesorului dvs. și să obțineți un răspuns rapid

Fotografie de la uniinnsbruck

Profesorii sunt unii dintre cei mai aglomerați oameni din jur. Ei trebuie să predea, să organizeze ore de lucru, să lucreze cu studenți și colegi, să participe la conferințe și alte evenimente publice, să desfășoare, să publice și să prezinte cercetări. Dar, chiar dacă nu au timp suficient, există modalități de a comunica cu ele prin e-mail și să primească un răspuns la timp, astfel încât să puteți continua să vă faceți munca cu mai puține obstacole.

Puneți o față la nume

Este ideal să vă întâlniți personal cu profesorul înainte de a trimite primul e-mail. Introduceți-vă în timpul primei săptămâni de școală. Lăsați profesorul dvs. să știe despre interesele dvs., întrebările dvs. sau altceva unic pentru dvs. Arătându-vă că aveți suficientă atenție pentru a le cunoaște mai personal, îi încurajează să răspundă în timp util la cererile dumneavoastră. Cu cât impresionați mai bine, cu atât mai bine vă puteți aminti.

Când va veni timpul să trimiteți primul e-mail cu întrebări despre o sarcină, profesorul dvs. va putea să-ți pună fața pe numele tău. Aceasta vă ajută să puneți e-mailul în context. Dacă au comunicat deja cu succes în trecut, vor fi mai dispuși să comunice din nou fără ezitare. Și probabil că vor avea încredere că ești student serios.

Utilizați o linie detaliată a subiectului

Linia subiect este totul atunci când vine vorba de a obține un răspuns în timp util la e-mail. În primul rând, când oamenii primesc e-mailuri de la expeditori, ei nu știu, ei privesc la linia de subiect pentru indicii. Bazându-se doar pe linia de subiect, aceștia pot șterge mesajele care par a fi spam-uri sau pur și simplu nesemnificative pentru ele.

Acum, profesorii sunt obligați să răspundă la e-mailurile elevilor pentru probleme administrative și de clasă. Dar subiectul este încă important pentru a ajunge rapid la profesorul tău. Faceți o linie de subiect astfel încât atunci când o vedeți, profesorul dvs. se deschide și îl citește imediat - mai degrabă decât să îl depună pentru lectură ulterioară. (Scopul următor este să realizăm e-mailul astfel încât, imediat după citire, profesorul tău să răspundă imediat, dar vom ajunge la asta într-o secțiune ulterioară.)

Așadar, înainte de a trimite e-mailul, restrângeți-l până la scopul său specific. Menționați acest scop cât mai direct posibil în linia de subiect.

În loc să folosești "Aș vrea să te înscriu la clasă", specifică numele clasei și cum te pot ajuta să te înscrii:

Cu cât sunteți mai specific, cu atât mai ușor veți face acest lucru pentru profesorul dvs. Un titlu foarte specific îi permite să știe dintr-o privire ce se așteaptă de la ei.

Fii curtenitor si formal

Odată ce ați folosit o linie de subiect bună, trebuie să vă asigurați că deschiderea dvs. nu împiedică profesorul dvs. să citească mesajul complet. Nu vrei să spui "Hei" și apoi continuă cu mesajul tău. Acest lucru stabilește un ton neprofesional care poate fi o barieră în calea unei comunicări eficiente. Vrei să greșești din partea curtoaziei.

Scrieți mesajul în mod politicos și cu respect cât puteți, chiar dacă înseamnă să permiteți o anumită inexactitate. De exemplu, să presupunem că faceți o cursă de colegiu comunitate în timpul verii pentru a îndeplini cerințele generale. Instructorul dvs. nu este din punct de vedere tehnic un profesor, dar tocmai a început să predea cu jumătate de normă în acest an.

Încă mai doriți să le abordați ca pe "profesor", deoarece este formal, politicos și arată că sunteți dornici să stabiliți o bună comunicare. Err pe partea de curtoazie până când este corectat - când instructorul dvs. insistă să vă referiți la ele ca "Domnul Bob "sau" Joey ".

Iată câteva alte modalități prin care să vă păstrați mesajul curtenitor:

• Înscrieți-vă întotdeauna cu numele dvs. - de preferință primul și ultimul dacă există foarte mulți elevi în clasă.
• Închideți cu o propoziție sau o frază care demonstrează aprecierea dvs. pentru citirea mesajului dvs. Poate fi o propoziție înainte de a vă semnala numele, cum ar fi "Vă apreciez că te-ai uitat la acest profesor John" sau poate pur și simplu să fie un "Multumesc", urmat de numele tău.
• Rămâneți pe subiect; mergând pe tangente indică faptul că nu-ți respectați cu adevărat timpul, deoarece probabil că au sute de alte e-mailuri pentru a ajunge la.
• Nu presupuneți că vor face ceea ce cereți. Există câteva lucruri pe care profesorii trebuie să le facă pentru studenți, cum ar fi să vă dea permisiunea de a intra într-un curs dacă îndepliniți condițiile necesare. Dar chiar și așa, nu presupuneți că vor face tot ce vă cereți. Nu doriți să arătați lipsa de respect și nici să le oferiți motive să vă reconsiderați cum și dacă vor să vă ajute. Deci cereți politicos, indicând cât mai puține ipoteze posibil.

Utilizați numele și etichetele corespunzătoare

După cum este deja acoperit, utilizați etichete corespunzătoare în cadrul subiectului dvs. specific și faceți referire la profesorul dvs. cu amabilitate. Asigurați-vă că etichetele, numerele, datele și orele sunt corecte. Dacă nu ești clar despre un moment de întâlnire sau dacă te referi accidental la un test greșit, profesorul tău va trebui să-și petreacă timp suplimentar pentru a verifica și pentru a-ți trimite e-mailuri din nou pentru claritate. Acest lucru transformă un răspuns potențial rapid la o conversație care se întinde pe mai multe e-mailuri.

Stick la punctul

Când mergeți într-o e-mail sau vă divulgați mai multe informații personale decât este necesar pentru sarcina la îndemână, în cele din urmă va pierde prețiosul timp de lectură al profesorului dvs., precum și timpul dvs. propriu. Lipirea punctului este una din mai multe modalități de a reduce timpul petrecut în timpul trimiterii de e-mail și de a reduce necesitatea de a scrie e-mailuri suplimentare pentru clarificare.

Înlăturați cuvintele și expresiile inutile, cum ar fi "Mă întrebam dacă" sau "Credeți că ați putea ..." În schimb, adresați-vă doar întrebării. Ar putea fi intimidantă să fii atât de sinceră cu profesorul tău, dar cu practica nu va mai fi mult timp. Pentru că veți învăța să obțineți punctul într-un mod profesionist și asta va crea încredere.

Iată un exemplu de mesaj care durează mai mult pentru citire și este mai distragător în forma sa mai lungă:

După cum puteți vedea, forma condensată primește mesajul mai eficient:

Păstrați-l scurt

Păstrați-l scurt este similar cu a rămâne pe punctul. În mod ideal, nu doriți mai mult de trei până la patru propoziții într-un paragraf. Și nu doriți să rețineți un mesaj cu prea multe paragrafe. Cu excepția cazului în care vă împărtășiți feedback sau o poveste personală care vă va ajuta pe profesor să vă cunoască și să înțelegeți mai bine cum vă pot ajuta.

Faceți o solicitare directă

Chiar dacă aveți o linie de subiect extraordinară, trebuie să urmați în continuare mesajul în sine. Faceți acest lucru făcând solicitarea directă. Poate fi mai clară dacă formulați solicitarea ca o întrebare. Sau dacă utilizați elementul de deschidere al "Vă rog ... [solicitați aici]". Țineți minte că dacă trimiteți un e-mail profesorului dvs. doar pentru a-și exprima opinia pe un subiect, aceasta este încă o solicitare, deoarece cereți ca aceștia să aibă timp să împărtășească ceea ce știu.

Asigurați-vă că cererea dvs. este atât de clară încât profesorul dvs. nu va avea întrebări despre ce le cereți. Dacă puteți realiza acest pas important, vă puteți ajuta profesorul să ia măsuri imediat după citirea e-mailului. Și nu numai că veți primi un răspuns rapid de la ei, dar veți intra și în acea clasă de așteptare listată mult mai devreme.

Urmare

Chiar dacă aplicați cu succes principiile de mai sus în e-mail pe profesorul dvs. și nu primiți un răspuns la timp, este posibil ca profesorul dvs. să nu fi ajuns încă la adresa dvs. de e-mail sau nu este disponibil pentru moment. Nu vă faceți griji cu privire la motivele, pur și simplu urmăriți cu amabilitate dacă nu ați auzit de la ei în mai mult de două zile. Campusurile diferite au politici sau culturi diferite (chiar dacă sunt nescrise) pentru ceea ce este considerat un răspuns în timp util, astfel încât acesta poate varia în funcție de instituția dvs. sau de context.

Aplicați exemplele de principii enumerate mai sus în e-mailul de urmărire. Dacă dintr-un motiv anume nu mai reușiți, un alt e-mail de urmărire ar putea fi adecvat după alte trei până la patru zile (din nou, în funcție de situație). Sau poate e timpul să vorbiți personal cu profesorul tău. În acest caz, asigurați-vă că aflați de la ei cum să comunicați cel mai bine prin e-mail.

Comunicarea eficientă cu profesorul dvs., dacă este necesar, vă îmbunătățește foarte mult șansele de a reuși într-o anumită clasă. Păstrați comunicarea în timp util, netedă și productivă, astfel încât să vă puteți concentra asupra muncii dvs..