Cum să semnați electronic documente PDF fără imprimare și scanare

Ați primit un e-mail și trebuie să îl semnați și să îl trimiteți înapoi. Puteți tipări documentul, îl puteți semna, apoi îl puteți scana și îl puteți trimite prin e-mail. Dar există o cale mai bună, mai rapidă.

Vă vom arăta cum să adăugați rapid semnătura dvs. în orice document PDF, salvându-l ca fișier PDF standard care poate fi citit oriunde. Puteți face acest lucru pe Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - orice platformă preferați.

Semnături electronice, semnături digitale

1. ferestre: Deschideți fișierul PDF în Adobe Reader și faceți clic pe butonul "Completați & semnați" din panoul din dreapta.
2. Mac: Deschideți PDF-ul în Previzualizare, faceți clic pe butonul Toolbox, apoi faceți clic pe Sign
3. iPhone și iPad: Deschideți fișierul atașat în PDF, apoi faceți clic pe "Marcare și Răspundere" pentru a semna.
4. iPhone și Android: Descărcați Adobe Fill & Sign, deschideți PDF-ul și atingeți butonul Semnătură.
5. Crom: Instalați extensia HelloSign, încărcați fișierul PDF și faceți clic pe butonul Semnătură.

Mai întâi, să ne îndreptăm niște terminologii. Acest articol se ocupă cu electronic semnături, nu digital semnături, care sunt altceva în întregime. O semnătură digitală este sigură din punct de vedere criptografic și verifică faptul că cineva cu cheia dvs. de semnătură privată (cu alte cuvinte, dumneavoastră) a văzut documentul și a autorizat-o. Este foarte sigur, dar și complicat.

O semnătură electronică, pe de altă parte, este doar o imagine a semnăturii dvs. suprapusă peste un document PDF. Puteți face acest lucru cu tot felul de aplicații și este ceea ce majoritatea oamenilor vor cere când vă trimit un document pentru semnare. Trimiteți-le un fișier PDF cu o semnătură digitală și nu vor ști ce să facă. Pentru multe companii, acceptarea pur și simplu a documentelor semnate prin e-mail, în loc să vă forțați să le trimiteți prin fax, este un salt tehnologic uriaș.

Deci, sigur că metodele de mai jos nu sunt perfect sigure - dar nici nu imprimă ceva, scrobește peste ea cu un pix și apoi o scanează din nou. Cel puțin asta este mai rapid!

Windows: Utilizați Adobe Reader

În timp ce Adobe Reader nu este cel mai ușor vizualizator de fișiere PDF, acesta este unul dintre cele mai pline de caracteristici și are de fapt un suport excelent pentru semnarea documentelor PDF. Alte cititoare PDF de la terți pot oferi această caracteristică, dar în general, acestea necesită achiziționarea unei versiuni plătite înainte de a utiliza caracteristicile de semnătură.

Pentru a semna un document utilizând Adobe Reader, deschideți mai întâi documentul PDF din aplicația Adobe Acrobat Reader DC. Faceți clic pe butonul "Umpleți & Semnați" din panoul din dreapta.

Faceți clic pe butonul "Sign" din bara de instrumente și selectați "Add Signature" pentru a adăuga semnătura dvs. la Adobe Acrobat Reader DC.

Dacă aveți nevoie să adăugați alte informații în document, puteți utiliza celelalte butoane din bara de instrumente pentru a face acest lucru. De exemplu, puteți introduce text sau adăuga semne de verificare pentru a completa formularele folosind butoanele din bara de instrumente Umplere și semnare.

Puteți crea o semnătură în una din cele trei moduri. În mod implicit, Adobe Reader selectează opțiunea "Type" (Tip), astfel încât să puteți introduce numele dvs. și să îl transformați într-o semnătură. Acest lucru nu va arăta ca semnătura dvs. reală, așa că probabil nu este ideal.

În schimb, probabil veți dori să selectați "Desenați" și apoi să desenați semnătura utilizând mouse-ul sau un ecran tactil. De asemenea, puteți selecta "Imagine" dacă doriți să semnați o bucată de hârtie, să o scanați cu un scaner și apoi să adăugați semnătura scrisă în Adobe Reader. (Da, acest lucru necesită scanare, dar trebuie să faceți acest lucru o singură dată, după care puteți utiliza acea semnătură pe toate documentele pe care le semnați electronic în viitor).

După crearea unei semnături, dați clic pe "Aplicați" pentru ao aplica în document. Opțiunea "Salvați semnătura" este bifată și puteți adăuga rapid această semnătură în viitor.

Poziționați semnătura pe care o doriți cu mouse-ul și faceți clic pentru ao aplica. Dacă alegeți să vă salvați semnătura, veți găsi ușor accesibilă în meniul "Sign" în viitor.

Pentru a salva documentul PDF semnat, faceți clic pe File (Fișier)> Save (Salvare) și selectați o locație pentru fișier.

Mac: Utilizați previzualizarea

Utilizatorii de Mac sunt mai norocoși decât utilizatorii Windows. Aplicația de previzualizare inclusă cu macOS are caracteristici integrate de semnare a documentelor. Datorită trackpad-urilor excelente încorporate în MacBooks, puteți să vă desenați semnătura pe trackpad cu unul dintre degete pentru al introduce în Previzualizare. Pe un nou MacBook cu un trackpad "Force Touch", acesta este chiar sensibil la presiune, permițând semnături și mai precise.

De asemenea, puteți să semnați o bucată de hârtie și să o "scanați" cu ajutorul camerei dvs. web, dacă preferați să vă creați semnătura modă veche (sau dacă aveți un iMac fără un trackpad).

Pentru a semna un document, deschideți un document PDF în previzualizare (aceasta ar trebui să fie aplicația implicită care se deschide când faceți dublu clic pe un fișier PDF, dacă nu l-ați modificat). Faceți clic pe butonul "Afișați bara de instrumente pentru marcaj" în formă de "Toolbox", apoi faceți clic pe butonul "Sign" din bara de instrumente care apare.

Vi se va solicita fie să creați o semnătură trăgând degetul peste trackpad, fie semănând o bucată de hârtie și scanând-o cu camera web. Capturează semnătura o dată și Previzualul o va aminti pentru viitor.

După ce ați capturat o semnătură, o puteți selecta din meniul care apare după ce faceți clic pe butonul "Semnare". Semnătura dvs. este aplicată ca o imagine care poate fi trasă în jurul și redimensionată pentru a se potrivi documentului.

Celelalte opțiuni de pe bara de instrumente vă permit să introduceți text și să desenați forme pe document, permițându-vă să completați formulare, dacă este necesar.

Când ați terminat, faceți clic pe Fișier> Salvare pentru a salva fișierul PDF, aplicând semnătura dvs. în fișier. De asemenea, puteți să faceți clic pe Fișier> Duplicat pentru a crea o copie a fișierului PDF și să salvați modificările într-o copie nouă a fișierului fără a modifica originalul.

Dacă nu vă place Previzualizarea din orice motiv, puteți utiliza Adobe Reader DC pe un Mac. Acesta va funcționa ca și semnarea unui document pe Windows, deci consultați instrucțiunile din secțiunea Windows pentru informații despre aceasta.

iPhone și iPad: Utilizați Mail sau Adobe Fill & Sign

Pe un iPhone sau iPad, puteți să semnați documente utilizând caracteristica de marcare din aplicația Mail iOS. Dacă aveți un Mac și utilizați Previzualizare pentru a semna documente, semnătura dvs. se va sincroniza de fapt de pe Mac pe iPhone sau iPad, astfel încât nu trebuie să o creați a doua oară.

Această caracteristică este convenabilă, dar funcționează numai dacă doriți să semnați documente în aplicația E-mail. De exemplu, este posibil să primiți prin e-mail un document PDF și este posibil să fie necesar să îl semnați și să-l trimiteți prin e-mail înapoi.

Pentru a face acest lucru, va trebui să primiți un e-mail cu atașat un fișier PDF, să atingeți atașamentul PDF și să faceți clic în pictograma "Markup and Reply" în colțul din dreapta jos al ecranului în timp ce vizualizați fișierul PDF.

Apoi, veți putea adăuga o semnătură atingând butonul de semnătură din colțul din dreapta jos al ecranului. Puteți, de asemenea, să introduceți text și să desenați documentul, dacă doriți.

Când atingeți "Efectuat", aplicația Poștă va crea automat un răspuns la e-mail cu atașat documentul dvs. semnat. Puteți introduce un mesaj e-mail și apoi trimite documentul semnat.

 

În timp ce acest lucru este convenabil, funcționează numai în aplicația Mail, deci este foarte limitată. Dacă doriți să faceți acest lucru din orice altă aplicație, veți avea nevoie de o aplicație de semnare terță parte.

Există destul de multe opțiuni aici, dar ne place Adobe Adobe Fill & Sign app, care vă permite să semnați un număr nelimitat de documente gratuit. Poate capta chiar imagini cu documente de pe hârtie cu aparatul foto, astfel încât să puteți crea copii digitale ale formularelor de hârtie. Puteți semna un document scriind pe ecranul tactil cu un deget sau stilou și vă permit de asemenea să introduceți text în documente PDF pentru a le completa.

Pentru a obține un document PDF dintr-o altă aplicație în Adobe Fill & Sign, găsiți fișierul PDF într-o altă aplicație, atingeți butonul "Partajare" și alegeți aplicația Adobe Fill & Sign. Apoi, puteți atinge butonul de semnătură pentru a semna cu ușurință documentul. Când ați terminat, atingeți butonul "Partajare" din Adobe Fill & Sign pentru a trimite documentul semnat unei alte aplicații.

 

Dacă sunteți o afacere care caută un instrument mai complet, sau dacă nu vă place Adobe Sign & Fill, ne place și SignNow. Funcționează foarte bine și vă permite să semnați documente cu degetul. Puteți să vă înscrieți până la cinci documente pe lună gratuit, dar după aceea este necesară o taxă lunară de abonament. Este o alternativă bună, totuși.

Android: Utilizați Adobe Fill & Sign

Android nu vine cu o aplicație încorporată care să poată face acest lucru. În schimb, va trebui să utilizați o aplicație terță parte. La fel ca pe iPhone și iPad, ne place Adobe Fill & Sign, care vă permite să semnați gratuit un număr nelimitat de documente pe lună. Poate de asemenea capta imagini cu documentele dvs. pe hârtie, astfel încât să le puteți semnala pe cale electronică.

După instalarea aplicației, puteți deschide documente PDF în aplicație și atingeți butonul de semnătură pentru a le semna. Apoi puteți partaja documentul semnat cu o altă aplicație atingând butonul "Partajare".

 

La fel ca pe iOS, vă recomandăm, de asemenea, SignNow dacă vreți ceva mai plin de funcții și sunteți dispus să plătiți (deoarece oferă doar până la cinci semnături pe lună gratuit).

Chromebook: utilizați HelloSign

Pe un Chromebook, veți găsi o varietate de servicii de semnare web care funcționează pentru dvs. Ne place HelloSign, care oferă o interfață web bună, precum și o aplicație Chrome care se integrează cu Google Drive. Vă permite să vă înscrieți gratuit la trei documente pe lună.

Interfața web de bază HelloSign vă permite să încărcați cu ușurință documente PDF și să le semnați prin desenarea semnăturii sau încărcarea unei imagini. Apoi puteți să trimiteți direct documentul semnat uneia sau să descărcați documentul și să faceți tot ce doriți cu el.

Dacă nu vă place HelloSign, DocuSign funcționează bine și pe un Chromebook, oferind o aplicație care se integrează cu Google Drive pentru semnare și o extensie de browser care vă permite să semnați documente din Gmail. Dar DocuSign nu oferă semnături libere. SignNow oferă, de asemenea, o aplicație Chrome pentru Google Drive și o extensie pentru Gmail, dar aplicația și extensia nu sunt la fel de bine revizuite.

Linux: Este complicat

Acest lucru este un pic mai dur pe Linux, deoarece versiunea oficială a programului Adobe Reader pentru Linux a fost întreruptă. Chiar și versiunile vechi, învechite disponibile pentru Linux, nu au această funcționalitate, nici publicații populare PDF integrate, cum ar fi Evince și Okular.

Poate doriți să încercați un instrument bazat pe web, cum ar fi HelloSign, discutat în secțiunea Chromebook de mai sus, pentru cea mai ușoară experiență.

Dacă doriți să utilizați o aplicație desktop, Xournal este probabil cel mai convenabil instrument pentru semnarea PDF-urilor pe Linux. Poate adnota fișiere PDF, adăugând imagini acestora. În primul rând, va trebui să creați o imagine a semnăturii dvs. - să semnați o bucată de hârtie, să o scanați în sistemul dvs. Linux și să o curățați. Puteți captura o fotografie cu camera dvs. de luat vederi sau camera foto smartphone. Este posibil să doriți să îl modificați în GIMP, astfel încât să aibă un fundal transparent sau pur și simplu asigurați-vă că semnați o bucată de hârtie albă și că fundalul este în întregime alb.

Instalați Xournal din instrumentul de instalare a software-ului distribuției Linux, deschideți PDF-ul și faceți clic pe opțiunea Instrumente> Imagine. Acest lucru vă va permite să inserați imaginea semnăturii dvs. și puteți să o repoziționați și să o redimensionați după cum este necesar, astfel încât să se potrivească în câmpul de semnătură.

A fi nevoie să scanezi și să creezi un fișier imagine este un pic enervant, dar poți folosi această metodă pentru a semna rapid documentele în viitor după ce ai obținut o imagine bună a semnăturii tale.

Credit de imagine: Tim Pierce pe Flickr