Cum se creează reguli de server în Outlook
Regulile de server rulează pe server, mai degrabă decât în clientul Outlook, astfel încât acestea să vă permită să aplicați reguli înainte ca mesajele să apară vreodată în sistemul dvs. Iată cum funcționează și ce puteți face cu ei.
Ce sunt regulile de pe server ?.?
Când configurați reguli normale în Outlook, acestea funcționează numai când aplicația Outlook este deschisă în sistemul dvs. Acestea sunt numite regulile clientului deoarece lucrează în aplicația client Outlook. Sunt excelente pentru lucruri cum ar fi filtrarea e-mail-urilor în foldere diferite, deoarece regulile se declanșează când deschideți Outlook sau când toate mesajele vă apasă în căsuța de e-mail.
Dar dacă doriți reguli care se declanșează când Outlook este închis, cum ar fi transmiterea mesajelor unui coleg în timp ce sunteți în vacanță? Pentru asta, ai nevoie reguli de la server, care funcționează pe serverul care gestionează poșta dvs., indiferent dacă aveți Outlook deschis pe computer. Outlook vă permite să creați și acelea, deci hai să trecem prin acest proces.
Avertisment: Regulile din partea serverului funcționează dacă utilizați Microsoft Exchange pentru serverul de e-mail (fie O365 bazat pe cloud, fie un server Exchange local), dar nu și dacă utilizați Outlook pentru a procesa poștă de la un furnizor precum Gmail sau Yahoo !. Încă puteți seta un răspuns în afara biroului și reguli pentru un cont non-Microsoft, dar va trebui să lăsați Outlook activat. Dacă ai nevoie de asta, avem instrucțiuni pentru tine.
Cum se configurează regulile de pe server
Creați reguli normale (de client) în Managerul de reguli, mergând la Acasă> Reguli, dar nu le folosim. În schimb, mergeți la File> Options și faceți clic pe butonul "Răspunsuri automate".
Pentru a începe elaborarea unei reguli de server, faceți clic pe butonul "Reguli".
Aceasta afișează panoul Reguli automate de răspuns și după cum puteți vedea, nu puteți face prea multe decât să faceți clic pe butonul "Adăugați regula".
Fereastra Editați regula care se deschide este locul în care puteți forma noua regulă de pe server.
Veți vedea că opțiunile pentru aceste reguli sunt mult mai simple decât în Managerul de reguli. Acest lucru se datorează faptului că sunteți limitat la acțiunile care pot fi efectuate de server. Dacă doriți ca Outlook să redea un anumit sunet atunci când soseste un mesaj de la șeful dvs., puteți face acest lucru doar cu o regulă de la client.
Să presupunem că una dintre echipe este departe și doresc ca orice e-mail despre How-To-Geek să fie mutat într-un anumit dosar și să fie trimis la o anumită persoană. În primul rând, ar selecta opțiunea "Trimis direct către mine". Apoi, ei ar intra "How-To-Geek" în linia subiect. Apoi au selectat opțiunea "Copiere în" și au ales un dosar. În final, verifică opțiunea "Redirecționare", selectați destinatarul din agendă, apoi faceți clic pe "OK".
Regula este adăugată la lista de reguli de pe server și apoi va fi rulată indiferent dacă Outlook este deschis.
Puteți adăuga cât mai multe dintre aceste reguli dorite. Și, evident, puteți face mai mult cu ei decât cu exemplul simplu pe care l-am arătat aici. Le-ați putea folosi pentru a schimba importanța mesajelor din contactele specifice sau care conțin anumite cuvinte în subiect. Sau puteți avea o regulă de pe server de a șterge anumite tipuri de mesaje înainte de a ajunge vreodată în căsuța de e-mail.
