Cum se creează și se personalizează o vizualizare a folderului în Outlook

Dacă lucrați într-un birou, atunci șansele sunt să vă petreceți mult timp cu emailul, cel mai probabil în Microsoft Outlook. Merită mai puțin timp pentru ca Outlook să afișeze informațiile de care aveți nevoie. Pentru e-mail, cel mai bun mod de a face acest lucru este cu vizualizările de dosare. Iată cum funcționează.

Ce este o vizualizare a unui folder?

Fiecare loc în care păstrați e-mailurile în Outlook - fie că este vorba despre intrări, articole trimise, arhive, elemente șterse sau orice alt loc - este un dosar. Fiecare dintre aceste dosare arată la fel în mod implicit, cu coloane care conțin metadate despre e-mail, cum ar fi expeditorul, subiectul, data și ora primite și așa mai departe. Outlook grupează e-mailurile după dată (cu cele mai recente din partea de sus), știe mesajele necitite în text albastru aldine și afișează mesajele pe care le-ați citit într-un font obișnuit de culoare neagră.

Acesta este afișarea implicită a dosarului.

Dar poți schimba acea viziune dacă vrei. Aveți posibilitatea să creați o vizualizare diferită pentru fiecare dosar sau puteți să creați o vizualizare de director care vă place și să o aplicați în fiecare dosar. Outlook are chiar și unele opțiuni de construcție alternative pe care le puteți începe.

Modificarea unei alte vizualizări încorporate

Pentru a începe, să trecem la una dintre celelalte vizualizări încorporate făcând clic pe Vizualizare> Modificare afișare.

Vizualizarea compactă este afișarea implicită pe care o folosește fiecare folder, dar puteți schimba oricare dintre celelalte două:

• Singur: Aceasta elimină gruparea după dată și afișează toate mesajele într-o listă simplă.
• Previzualizare: Acest lucru (oarecum contra-intuitiv) elimină panoul Previzualizare.

Cum să personalizați vizualizarea existentă

Puteți personaliza vizualizarea dosarului curent făcând clic pe Vizualizare> Vizualizare setări.

Aceasta deschide fereastra Setări avansate de vizualizare, unde puteți schimba tot felul de lucruri despre vizualizare.

Vom schimba coloanele afișate și setările de sortare ca exemplu. Dați clic pe "Coloane" pentru a deschide fereastra Afișați coloanele.

Selectați "Mențiune" din coloana din dreapta, faceți clic pe butonul "Eliminați", apoi faceți clic pe "OK".

Înapoi în fereastra Setări avansate, faceți clic pe butonul "Sortare" pentru a deschide fereastra Sortare.

În meniul derulant "Sortare elemente după", alegeți "De la" și apoi faceți clic pe "OK".

Acum faceți clic pe "OK" din Setări avansate de vizualizare. Afișarea dosarului sa modificat acum, astfel încât coloana "Mențiune" este ascunsă și dosarul este sortat de persoana care a trimis mesajul.

Acestea sunt doar două exemple rapide de ceea ce puteți face. Puteți să adăugați sau să eliminați multe coloane diferite, să grupați și să sortați mesaje în diferite moduri și chiar să modificați fonturile și stilurile utilizate pentru a afișa mesaje. Redați-vă cu diverse opțiuni pentru a afla ce funcționează cel mai bine pentru dvs..

Aplicați o vizualizare la alte foldere

După ce v-ați personalizat vizualizarea, puteți aplica aceeași vizualizare în orice alt dosar, fără a fi nevoie să personalizați fiecare dintre acestea. Faceți clic din nou pe Vizualizare> Vizualizați setările și, de această dată, faceți clic pe comanda "Aplicați vizualizarea curentă la alte foldere".

Selectați dosarele la care doriți să aplicați vizualizarea și apoi faceți clic pe "OK".

Puteți selecta câte foldere (sau subdosare), după cum doriți.

Salvați o vizualizare personalizată a folderului

De asemenea, puteți păstra vizualizarea personalizată ca șablon, astfel încât să o puteți aplica și altor foldere în viitor. Faceți clic din nou pe Vizualizare> Vizualizați setările și selectați comanda "Salvați afișarea curentă ca imagine nouă".

Aceasta deschide fereastra de vizualizare a copierii, unde puteți să-i dați vederii un nume și să alegeți cine poate vedea vederea. Faceți clic pe "OK" când ați setat totul.

Dacă faceți clic din nou pe Afișați> Vizualizați din nou setările, Outlook afișează noua vizualizare ca opțiune disponibilă. Faceți clic pe "Gestionați afișările" pentru a vedea toate vizualizările la care aveți acces.

Fereastra Gestionare toate vizionările vă permite să adăugați, să editați și să ștergeți vizualizări, precum și să vedeți setările aplicate fiecărei vizualizări.

Creați o vizualizare de la zero

Dacă doriți să creați o vizualizare complet nouă, faceți clic pe butonul "Nou" din fereastra Manage All View. Aceasta deschide fereastra Creare fereastră nouă.

Selectați tipul de afișare de bază cu care doriți să începeți și faceți clic pe butonul "OK". Se deschide fereastra Setări avansate de vizualizare și puteți personaliza vizualizarea dvs. după cum doriți. După ce ați terminat, faceți clic pe "OK" până când reveniți la fereastra Gestionați toate afișările și apoi faceți clic pe "Aplicați vizualizarea" pentru a aplica vizualizarea în dosarul curent.

După ce ați creat o nouă vizualizare, puteți să aplicați oricăror alte dosare, să le personalizați în continuare sau să le utilizați ca bază pentru o altă vizualizare nouă.

Eliminați particularizările dintr-o vizualizare

Dacă ați făcut unele particularizări la vizualizarea dvs. existentă, puteți reveni ușor la vizualizarea existentă. Aceasta este o modalitate bună de a încerca lucrurile fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la anularea acestora dacă schimbările nu funcționează pentru dvs. Faceți clic pe Vizualizare> Resetați afișarea pentru a elimina particularizările nesalvate din dosarul curent.

Cu aceste instrumente de vizualizare la îndemână, puteți face ca dosarele să funcționeze exact așa cum doriți și începeți să îmblânziți lista de mesaje care se deplasează.