Cum de a crea un tabel de index ca un pro cu Microsoft Word

Un index oferă cititorilor o modalitate de a găsi cu ușurință cuvinte importante în documentul nostru, dar crearea unui index manual este foarte obositoare și consumatoare de timp. Din fericire, puteți crea automat un tabel de indexare în Word.

Imagine de către Ifijay

Abordarea comună pentru crearea unui tabel index în Word este marcarea manuală a fiecărui cuvânt pe care dorim să îl indexăm, dar cealaltă alternativă este să folosiți un document de concordanță pentru a indexa automat documentul nostru principal, ceea ce vom acoperi în articolul de astăzi.

Generarea indexului

Să începem prin crearea unei tabele cu două coloane în fișierul nostru de concordanță. Scrieți cuvintele pe care doriți să le marcați pentru indexare în coloana din stânga. Scrieți textul pe care doriți să-l utilizați în tabelul index al documentului principal în coloana din dreapta.

Închideți fișierul de concordanță și deschideți fila de referință a documentului principal pentru a indexa documentul nostru principal.

Faceți clic pe butonul "AutoMark" și alegeți documentul de concordanță atunci când Word vă solicită să specificați fișierul AutoMark.

Imediat după ce faceți clic pe butonul OK veți vedea că Word creează câmpuri de introducere a indexului în documentul nostru.

Putem ascunde aceste câmpuri făcând clic pe butonul "Afișare / Ascundere paragraf" din fila Pagina de pornire.

Mergeți la sfârșitul documentului principal și faceți clic pe butonul "Inserați indexul" o dată și faceți clic pe butonul OK de data aceasta pentru a crea indexul.

Asta e tot ce avem despre cum să creăm un tabel index cu un fișier de concordanță. Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care putem personaliza stilul indexului.

Crearea de referințe încrucișate în index

Cuvântul ne permite să creăm un tip diferit de index. Aici avem un index cu sub-intrare, care este deosebit de util atunci când dorim să grupăm un set de concepte strâns legate în documentul nostru.

Trucul de a crea o sub-intrare este prin separarea textului din coloana din dreapta a tabelului de documente de concordanță cu un colon (:). Cuvântul va trata orice cuvinte care vin după colon ca sub-intrare în index.

Un alt tip util de index este un indice de referință încrucișată, care de obicei apare sub forma "A se vedea de asemenea ..."

Din păcate, nu putem crea referințe încrucișate în tabelul nostru de index, folosind un fișier de concordanță, așa că trebuie să editați manual câmpul index adăugând "\ t" după cuvântul indexat urmat de cuvântul încrucișat.

Menținerea indexului

Una dintre provocările cu menținerea unui index în Word este că Word nu ne dă un buton sau un meniu pe care să îl putem da simplu pentru a șterge câmpurile index dacă decidem să ne redestim fișierul de concordanță.

Trebuie să folosim un script Visual Basic pentru a șterge câmpurile index din documentul nostru. Cei mai mulți dintre voi trebuie să vă gândiți "Visual Basic Script, nu sunt un programator! Ce este asta ?". Nu vă faceți griji că nu este atât de rău cum se pare. Doar copiați și lipiți acest script simplu scris de către băieții minunați de la TechRepublic în editorul Visual Basic al aplicației Word și rulați-l pentru a curăța câmpurile de index ale documentului dvs. principal.

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim document ca document
Dimensiune ca câmp
Setați doc = ActiveDocument
Pentru fiecare Fld În doc.Fields
fld.Select
Dacă fld.Type = wdFieldIndexEntry Apoi
fld.Delete
Terminați Dacă
Următor →
Setați fld = Nimic
Setați doc = nimic
End Sub


Deschideți editorul Visual Basic apăsând Alt + F11 și plasați acest script în editor. Executați scriptul făcând clic pe butonul "Run" pentru a curăța câmpurile indexului documentului principal.

Documentul dvs. principal nu mai are câmpuri de index. Acum putem re-indexa documentul principal și recreăm tabela de index folosind meniul "Inserare index".

Aplicarea diferitelor formate de tabel de index

Indexul Da este cu siguranță util pentru cititorul dvs., dar cel mai probabil, unii dintre voi vă gândiți: "De ce arată tabelul indexului atât de plictisitor. Pot schimba modul în care pare să fie mai atrăgător? ". Raspunsul este da, tabelul index nu trebuie să arate clar.

Putem ajusta stilul tabelei indexului selectând unul din formatul disponibil pentru a ajusta aspectul tabelului index.

Iată un exemplu despre modul în care Clasic arată formatul index.

Putem aplica chiar stilul nostru propriu spre tabela de index, alegând "Din Template" și făcând clic pe butonul "Modificare".

Alegeți unul dintre stilurile index disponibile și faceți clic pe butonul "Modificați" pentru a crea propriul stil.

Putem ajusta stilul fontului indexului.

Oferă tabelului index unele frontiere sau numerotare;

... pentru a oferi tabelului indexului un aspect și o senzație specifică.

Asta e tot ce avem pentru crearea tabelului index cu Microsoft Word. Aveți mai multe sfaturi utile pentru construirea de documente? Împărtășește-ți expertiza în comentariile tale.