Cum să colaborați pe documente în timp real în Office 2016

Microsoft Office 2016 și-a îmbunătățit caracteristicile de colaborare, astfel încât autorii mai mulți pot lucra pe un document în timp real. Puteți să distribuiți un document în OneDrive și să vedeți cine lucrează la acesta și să obțineți chiar și un link pentru a trimite altor persoane accesul facil la document.

Vom folosi Word în acest articol pentru a ilustra cum să colaborăm pe documente; cu toate acestea, această funcție de colaborare în timp real este disponibilă și în aplicațiile Excel și PowerPoint.

Pentru a începe, deschideți documentul pe care doriți să îl partajați și faceți clic pe butonul "Partajare" de pe bara de panglică din colțul din dreapta sus al ferestrei Word.

NOTĂ: Înainte de a configura documentul dvs. pentru a partaja, trebuie să vă asigurați că aveți un folder partajat în contul dvs. OneDrive. Sau, puteți utiliza folderul "Public" care există în contul dvs. în mod implicit.

Se va afișa panoul "Partajare". Pentru a salva documentul în dosarul pe care l-ați împărtășit în contul OneDrive, faceți clic pe "Salvați în Cloud".

În ecranul din stânga "Salvați ca", selectați locația partajată la care doriți să salvați documentul sau faceți clic pe butonul "Răsfoiți" pentru a selecta o locație din contul dvs. OneDrive care nu se află în lista recentă.

Dacă este necesar, navigați la dosarul partajat din caseta de dialog "Salvează ca". Dacă doriți să modificați numele fișierului, introduceți un nou nume în caseta de editare "Nume fișier". Faceți clic pe "Salvați".

Sunteți returnat la document și panoul "Partajare" se conectează și vă permite să invitați persoane să vizualizeze sau să editeze fișierul sau să îl vizualizeze. Pentru a invita pe cineva să colaboreze în document, introduceți adresa de e-mail a acelui utilizator în caseta de editare "Invitați persoane". Selectați dacă acestea pot "edita" sau "pot vizualiza" din lista derulantă. Dacă doriți să trimiteți un mesaj personalizat, introduceți-l în caseta "Include un mesaj". Pentru a partaja documentul, faceți clic pe "Partajare".

Utilizatorul este adăugat la lista persoanelor cărora le-ați distribuit documentul.

De asemenea, puteți specifica dacă se va partaja automat modificările sau se va cere ("Întreabă-mă") de fiecare dată când se efectuează o modificare prin selectarea unei opțiuni din lista verticală "Trimiteți automat modificările".

Utilizatorul cu care ați trimis documentul primește un e-mail similar cu următoarea imagine. Faceți clic pe "Vizualizare în OneDrive" pentru a accesa documentul.

NOTĂ: Puteți obține cu ușurință un link spre documentul partajat, astfel încât să-l poți trimite prin e-mail utilizatorilor făcând clic pe "Obțineți un link de distribuire" în partea de jos a panoului "Partajare".

Două butoane se afișează pe panoul "Partajare". Dacă doriți să trimiteți un link care permite unui utilizator să vizualizeze și să editeze documentul, faceți clic pe butonul "Creați un link de editare". Pentru a trimite un link care permite doar unui utilizator să vizualizeze documentul și să nu îl editeze, faceți clic pe butonul "Creați un link numai pentru vizualizare".

Se afișează caseta "Editați linkul" care conține adresa URL pentru a accesa documentul cu permisiunile corespunzătoare. Faceți clic pe butonul "Copiere" din partea dreaptă a casetei pentru a copia adresa URL, astfel încât să puteți distribui linkul în e-mail, de exemplu.

Dacă faceți clic pe link-ul pe care îl primește utilizatorul în e-mail, se deschide documentul în versiunea online a aplicației Office 2016 corespunzătoare.

Când utilizatorul începe editarea documentului, se afișează un pop-up care vă spune că un "Vizitator editează acest document".

Schimbările efectuate de cealaltă persoană se afișează ca text evidențiat în instanța dvs. a documentului.

Dacă ați permis unui utilizator să editeze un document și apoi să vă schimbe mintea, puteți schimba cu ușurință permisiunile pentru acel utilizator. Faceți clic dreapta pe numele utilizatorului din listă și selectați "Schimbați permisiunea pentru: Poate vizualiza". Puteți, de asemenea, să mergeți invers, oferind permisiunea unui utilizator de a edita documentul după ce îi permite doar să îl vizualizeze.

Dacă ați terminat partajarea documentului cu un utilizator, puteți opri permițând utilizatorului să vizualizeze sau să editeze documentul. Faceți clic dreapta pe numele utilizatorului din listă și selectați "Remove User" din meniul pop-up.

Pentru a închide panoul "Partajare", faceți clic pe "X" în colțul din dreapta sus al panoului.

Indiferent dacă lucrați la un proiect mare sau mic, această nouă caracteristică de colaborare în Office 2016 cu editare în timp real și integrare cloud cu OneDrive este puternică.