Cum să formatați automat un document existent în Word 2013

Cuvântul are o funcție utilă care formatează automat ceea ce tastați, pe măsură ce îl tastați. Aceasta include schimbarea cotelor în Citate inteligente, crearea automată a listelor marcate și numerotate și crearea de hyperlink-uri de la adresele web. Cu toate acestea, dacă aveți un document existent pe care doriți să îl formați automat?

Caracteristica AutoFormat din Word nu funcționează numai pe text pe măsură ce îl tastați, dar este, de asemenea, disponibil la cerere pentru a formata un întreg document existent. Acest lucru este util dacă primiți un document de la altcineva care are nevoie de prea multe retușări de formatare. Observați în imaginea de mai sus că adresele web și de e-mail nu sunt formatate ca hyperlink-uri, iar lista celor două elemente nu este formatată ca o listă numerotată. Vă vom arăta cum să configurați Word, astfel încât să puteți schimba cu ușurință formatul într-un întreg document cu câteva clicuri.

Instrumentul AutoFormat al Word nu este disponibil pe niciuna dintre filele de panglică. Prin urmare, trebuie să-l adăugăm la "Bara de instrumente de acces rapid" pentru ao folosi. Faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a barei de instrumente "Access Quick Access" și selectați "Mai multe comenzi" din meniul derulant.

Bara de instrumente "Access Quick Access" se afișează în caseta de dialog "Opțiuni Word". Selectați "Comenzi care nu sunt în panglică" din lista derulantă "Alegeți comenzi din".

Derulați în jos în lista de sub lista "Alegeți comenzi din" până când găsiți comenzile AutoFormat. Selectați "AutoFormat ..." și faceți clic pe "Adăugați".

NOTĂ: Comanda "AutoFormat ..." este cea care afișează caseta de dialog "AutoFormat" pentru a putea modifica setările înainte de a aplica formatarea automată în document. De asemenea, puteți adăuga comanda "AutoFormat Now" dacă știți că setările sunt așa cum vă place și doriți să aplicați imediat formatarea automată. Pentru acest exemplu, dorim să accesăm caseta de dialog "AutoFormat" din "Bara de instrumente pentru acces rapid".

Comanda "AutoFormat ..." este adăugată la lista din partea dreaptă a casetei de dialog. Utilizați butoanele săgeată din dreapta listei pentru a muta comanda "AutoFormat ..." într-o altă locație din "Bara de instrumente pentru acces rapid".

Faceți clic pe "OK" din bara de instrumente "Opțiuni Word" pentru al închide.

Acum, funcția AutoFormat este disponibilă în bara de instrumente "Acces rapid". Faceți clic pe butonul "Dialogul automat de formare" de pe bara de instrumente.

Se afișează caseta de dialog "AutoFormat". Puteți să formatați automat totul în document ("AutoFormat now") sau să examinați fiecare schimbare pe măsură ce Word le întâlnește ("AutoFormat și revizuirea fiecărei modificări")..

De asemenea, puteți specifica tipul de document ("Document general", "Scrisoare" sau "E-mail") pentru a face mai ușor ca Word să aplice cu precizie procesul de formatare automată.

Există opțiuni suplimentare pe care le puteți seta pentru a determina ce se schimbă Word când formatează automat documentul. Faceți clic pe "Opțiuni ..." pentru a accesa aceste setări.

Se afișează fila "AutoFormat" din caseta de dialog "AutoCorrect". Selectați elementele pe care doriți să le formatați automat. Faceți clic pe "OK".

Sunteți returnat la caseta de dialog "AutoFormat". Faceți clic pe "OK" pentru a începe procesul de formatare automată.

Observați, în exemplul nostru, că legăturile de pe web și de e-mail sunt acum formatate de hyperlink-uri și lista a devenit o listă formatată numerotată.

Rețineți că este foarte puțin probabil ca caracteristica AutoFormat să captureze toate modificările de formatare necesare în document. Fiecare document este diferit și ar trebui să revizuiți documentul după aplicarea formatării automate pentru a vedea dacă există alte modificări de formatare pe care trebuie să le aplicați manual.