De ce aveți nevoie de formule și funcții?

Această clasă de școli Geek este destinată persoanelor care utilizează Excel sau încearcă să utilizeze Excel, dar sunt intimidate de conceptul de formule și funcții. Obiectivul său este de a vă face un profesionist Excel sau cel puțin un amator competent în doar câteva lecții.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. De ce aveți nevoie de formule și funcții?
2. Definirea și crearea unei formule
3. Referință celulară relativă și absolută și formatare
4. Funcții utile pe care ar trebui să le cunoașteți
5. Căutări, diagrame, statistici și tabele pivot

Notă: pentru cei neinițiați, aceasta este prima lecție din prima serie a Școlii How-To Geek. Vom face o nouă lecție în fiecare zi lucrătoare, de luni până vineri, de acum până când vom acoperi fiecare subiect. Deci, stați liniștiți pentru mai multe și vom face un anunț oficial despre cum funcționează săptămâna viitoare.

Ce este Excel și de ce avem nevoie de el?

Dacă sunteți administrator de birou, probabil că utilizați Excel. Dacã sunteþi un agent de vânzãri. Dacă ești analist financiar, bineînțeles, tu nevoie Excela. Pentru aceste și multe alte profesii, lucrul cu foi de calcul este un instrument esențial în rutina zilnică.

Oamenii care sunt vrăjitori de matematică vor lua probabil imediat la Excel și îl vor folosi ca o extensie firească a proceselor lor computationale. Majoritatea celorlalți ... probabil că au nevoie de ajutor în departamentul respectiv.

Dacă nu ați acordat atenție clasei de algebră liceală, nu vă îngrijorați! Tot ce trebuie sa faci este sa inveti cateva cunostinte de baza despre formule si functii din aceasta serie How-To Geek School si sa le aplici la munca ta.

Dacă nu știți dacă aveți sau nu nevoie de Microsoft Excel, atunci probabil că nu ați arătat ce poate face. Odată ce știți, atunci puteți găsi modalități de utilizare a acesteia în munca dvs. pentru a face sarcini complicate și plictisitoare mai ușoare.

Microsoft Excel este mai mult decât un program pentru a introduce nume și numere. De exemplu, dacă doriți doar să enumerați numele studenților din clasa dvs., atunci puteți să creați doar un document Word. Cuvântul este bine pentru scrierea de eseuri și crearea listelor, dar pentru a face calcule, aveți nevoie de formule și funcții ale Excel.

O scurtă excursie a interfeței Excel

Înainte de a ne scufunda, trebuie doar să examinăm scurt interfața Excel. S-ar putea să știți deja toate aceste lucruri, dar nu doare niciodată să revizuiască.

Când deschideți o foaie de calcul necompletat Excel, se numește "registru de lucru" sau "carte", iar fiecare foaie de calcul dintr-o carte este cunoscută sub numele de "foaie de lucru" sau "foaie".

În partea de sus a aplicației este dominată "panglica" (gri), care este împărțită în "file" (roșu), care apoi sunt subdivizate în continuare în "secțiuni" (albastru).

Sub panglica este "caseta de nume", care vă permite să redenumiți "celule" și apoi în dreapta acesteia este o zonă care vă permite să vă creați toate formulele "importante". Dacă treceți deasupra fiecărei pictograme, puteți vedea scopul fiecărui buton, dar ceea ce ne interesează cel mai mult este zona largă în care vor fi afișate formulele și funcțiile noastre.

În cele din urmă, foaia de lucru este aranjată în "coloane" (notate cu litere) și "rânduri" (indicate prin numere). Fiecare locație este o "celulă", iar un grup de celule este cunoscut ca o "gamă". Dacă aveți mai multe coli într-o carte, puteți să le răsturnați rapid prin intermediul filelor văzute sub foaia. Mai jos, în bara de stare gri, puteți ajusta vizualizările de pagină și nivelul de mărire.

Asta este, destul de simplu, și doar o scurtă trecere în revistă a unei terminologii pe care o veți întâlni în această serie de școli HTG.

Ce este o funcție?

O funcție este un calcul sau o operație care returnează un rezultat. Intrările dintr-o funcție sunt numite "argumente".

Toate funcțiile încep cu un semn egal [=]. În acest fel, Excel nu știe să trateze argumentele ca text. De exemplu, = AVERAGE (2,4) este o funcție, dar AVERAGE (2,4) este doar un șir de text. Fără un semn egal, Excel nu va calcula un rezultat. Argumentele din această funcție sunt 2 și 4.

Notă, Excel utilizează litere mari pentru a lista funcțiile, dar puteți utiliza litere mici sau mari atunci când le scrieți.

În Excel, "Biblioteca de funcții" poate fi găsită în fila "Formule".

Există 13 categorii de funcții, dintre care unele sunt:

• Matematic: AVERAGE () - calculează media unei serii de numere.
• Data și ora: DATEVALUE () - convertește un șir de text ca "30 noiembrie 2013" la un număr, astfel încât să puteți utiliza acest număr în alte funcții de dată și oră. Nu poți să faci matematică cu date decât dacă le converti mai întâi în cifre. Explicăm acest lucru în detaliu în Lecția 4.
• Text: LEN () - returnează lungimea unui șir. De exemplu = LEN ("Excel") este 5.
• Logic: IF () - funcția IF () este scrisă ca = IF (apoi A, altceva B). Deci, dacă "testul" este adevărat, atunci rezultatul este A; dacă "testul" nu este adevărat, atunci B.
• Lookup and Reference: Acestea sunt necesare pentru a căuta valori în altă parte a foii de calcul. De exemplu, VLOOKUP arată într-un tabel de valori pentru a găsi o celulă.

Cum ai putut folosi ultima? Ei bine, pentru a obține ziua din săptămână în text dintr-o funcție dată. Puteți utiliza VLOOKUP pentru a scana o masă pentru a transforma acest număr în ceva mai ușor de înțeles, cum ar fi "miercuri".

Există, de asemenea, funcții speciale pentru servicii financiare, inginerie și statistici care sunt listate separat în meniul "Mai multe funcții".

Ce este o formulă?

O formulă este o combinație de "operatori", "operanți" și "funcții".

De exemplu, funcția = SUM adaugă o listă de numere (este atât de frecvent utilizată, care este listată în primul meniu din Excel, abreviată de litera greacă Sigma (Σ), care este notația folosită de matematicieni pentru a însuma o serie ).

Utilizați o formulă cum ar fi efectuarea unui calcul manual. De exemplu, ați putea pune bugetul familiei într-o formulă de genul:

Cheltuieli rămase = (salariu săptămânal 4 *) - ipotecă - alimente - utilități

Operatorii se multiplică [*] și scad [-]. Operanzii sunt valorile "salariul săptămânal", "ipoteca", "mâncarea" și "utilitățile". Rezultatul este "banii rămași".

Numele și adresele

Valorile pentru "alimente" și celelalte operanzi sunt nume pe care le definiți în Excel. Fără un "nume", va trebui să utilizați "adresa".

Adresa unei celule este scrisă folosind notarea rând-coloană. Rândurile sunt date cu numere și coloanele, literele. Prima celulă din foaia de calcul este A1. Când ați ajuns la sfârșitul alfabetului, rândurile sunt numerotate AA, AB, BA, BB și așa mai departe.

Formulele pot fi mai complicate decât exemplul bugetului de familie. În liceu ați aflat că zona unui cerc este raza de timp pi piată sau πr².

În Excel, puteți scrie acest lucru folosind formula = PI () * radius ^ 2.

Aici, PI () este funcţie care returnează numărul 3.14 și "raza" este un "nume" pe care l-am dat unei celule care conține raza; "operatorii" sunt exponentul (^) și multiplicatorul (*).

Ordine și Precedență

Parentheses sunt folosite pentru a indica ordinea și precedența în calcule.

Zona unui cerc poate, de asemenea, să scriem πrr dar nu (πr)², astfel încât trebuie să înțelegeți ordinea și prioritatea pentru a obține răspunsul corect. Exponenții sunt evaluați înainte de multiplicare, astfel încât parantezele nu sunt necesare în acest caz. Funcția păstrează prima rază, apoi înmulțește cu Pi.

Dacă doriți să eliminați orice îndoială posibilă, puteți fi explicită și scrieți = Pi * (raza ^ 2).

Vom explora ordinea și prioritatea mai departe în Lecția 2.

Urmeaza…

Pentru restul seriei, ne vom concentra pe patru domenii cheie:

Lecția 2: Definirea și formarea formulelor

Pentru a începe, primul element de explorat este cum să creați formule și să înțelegeți regulile de bază:

• Cum se creează o formulă
• Operatori de calcul
• Ordine și precedență
• Demonstrați modul în care o funcție este utilizată într-o formulă

Lecția 3: Referința și formatarea celulelor

În această lecție, discutăm cele trei tipuri de referință de celule (relativă, absolută și mixtă), formatarea, modul de a muta sau copia și formula și referințe circulare.

Să presupunem că aveți o formulă în celula B1 care spune = A1 * 2. Dacă copiați acea formulă în celula B2 (o celulă la dreapta), atunci se modifică și referința celulei.

Noua formulă spune B1 * 2. Puteți utiliza semnul dolar ($) pentru a ancora referința celulei, astfel încât copierea să nu se schimbe acolo unde indică (nu vă faceți griji, acoperim acest lucru într-un pic).

Lecția 4: Funcții utile pe care ar trebui să le cunoașteți

Această lecție explică unele dintre cele mai frecvent utilizate funcții și modul în care le putem aplica în calcule utile și cum să "cuibărească" funcțiile.

A cuibui o funcție înseamnă a pune o funcție în interiorul celeilalte. De exemplu, dacă doriți să aflați ce zi este astăzi, scrieți = WEEKDAY (NOW ()).

ACUM () dă data de astăzi și WEEKDAY () o transformă într-un număr de la 1 la 7. ACUM () este "imbricat" în WEEKDAY ().

Lecția 5: Funcții avansate: Dacă, Înmulțit-Dacă și Căutări

Dacă doriți să creați modele sau algoritmi complexe, va trebui să știți cum să combinați funcțiile logice și de căutare, inclusiv instrucțiunile IF IF și imbricate IF și căutările, inclusiv VLOOKUP și HLOOKUP.

Un exemplu de funcție de căutare ar fi = COLUMN (). Acest lucru dă numărul coloanei unei referințe de celule, de exemplu, A = COLUMN (A1).

De asemenea, vom acoperi pe scurt tabele pivot. O masă pivot este folosită pentru a extrage semnificația din date. De exemplu, puteți lua o listă de vânzări și le puteți grupa după regiune sau persoană de vânzări pentru a vă oferi totalurile pentru fiecare.