Versiunea, compararea și combinarea documentelor

Pentru ultima lecție din seria Geek School, vom vorbi despre urmărirea versiunilor în Word și compararea și combinarea documentelor.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Utilizarea șabloanelor pentru a asigura aspectul și formatarea în comun
2. Urmărirea modificărilor aduse unui document
3. Utilizarea comentariilor pentru a indica modificările într-un document
4. Restricționarea și protejarea documentelor și a șabloanelor
5. Versiunea, compararea și combinarea documentelor

Caracteristica Versiuni în Word a fost eliminată în versiunile recente ale Word. În Word 2013, singurul mod în care puteți accesa versiunile anterioare ale unui document în Word este să deschideți versiunile anterioare salvate automat (autosaved) ale documentului. De asemenea, puteți deschide documente recente nesalvate. Cu toate acestea, nu există nici o caracteristică de formare formală în Word. Vă vom arăta o alternativă pe care o puteți adăuga cu ușurință în Word, care va oferi această capacitate.

Dacă mai multe persoane au lucrat pe diferite copii ale aceluiași fișier, în loc să utilizeze funcția Urmăriți modificările pe o copie a fișierului, puteți compara cele două versiuni ale fișierului pentru a vedea diferențele. Word conține un instrument de comparare care vă permite să comparați două fișiere, atâta timp cât au nume diferite de fișiere. Vă vom arăta cum să utilizați această funcție și cum să citiți rezultatele comparației.

În plus față de compararea documentelor, puteți combina documentele după ce le comparați. Vă vom arăta cum să îmbinați două versiuni ale aceluiași document și cum să combinați cu ușurință două documente diferite, în cazul în care mai mulți autori au lucrat pe părți separate ale unui document.

Odată ce au fost făcute toate modificările, comparațiile necesare și combinarea documentelor realizate, puteți să distribuiți cu ușurință documentul utilizând Microsoft OneDrive. De asemenea, puteți utiliza OneDrive în orice moment al procesului de colaborare pentru a oferi accesul la document pentru alți recenzenți.

Urmăriți versiunile unui document

Cuvântul folosit pentru a avea o caracteristică formală de formare, care vă permite să salvați diferite versiuni ale unui document în documentul în sine. Această caracteristică a dispărut și singura modalitate prin care puteți prelua versiunile anterioare ale unui document este prin caracteristica Auto-Salvare sau prin accesarea documentelor nesalvate, dacă sunt disponibile.

Implicit, Word salvează automat documentul la anumite intervale. Aceasta este caracteristica Auto-Salvare. Pentru a vă întoarce la o copie a documentului anterior salvată automat, faceți clic pe fila "Fișier" și selectați un element "(salvare automată)" din lista de sub "Versiuni".

De asemenea, puteți mări sau micșora intervalul pentru caracteristica Auto-Salvare în Word.

Dacă ați închis documentul accidental fără a salva sau ați pierdut alimentarea și computerul a fost oprit în mod neașteptat, puteți recupera documentele nesalvate. Pentru aceasta, faceți clic pe fila "Fișier" și faceți clic pe butonul "Gestionați versiunile" din ecranul "Info". Selectați "Recuperarea documentelor nesalvate" din meniul derulant.

Dacă ar fi disponibile fișiere nesalvate, ele vor fi afișate în caseta de dialog "Deschisă" care se afișează.

Alternative pentru salvarea versiunilor unui document Word

Există alternative pentru adăugarea unui sistem de versiuni în Word. Unul este un add-in pentru Word, numit Save Versions, iar altul este un plugin care funcționează cu un program de control extern al versiunii numit Perforce.

Modulul Salvați versiuni vă permite să salvați cu ușurință versiuni numerotate ale unui document Word din interiorul fișierului.

Perforce este un program de control al versiunii care este disponibil gratuit pentru maximum 20 de utilizatori. Acestea oferă un plugin pentru Microsoft Office care permite ca fișierele Microsoft Word, Excel, PowerPoint și Project să fie ușor stocate și gestionate în Perforce din cadrul programelor.

Comparați două versiuni ale aceluiași document

Dacă un examinator a uitat să utilizeze caracteristica "Modificări de urmărire" și nu l-ați blocat în document, puteți compara în continuare cele două versiuni ale documentului și puteți accepta și respinge modificările pe baza comparației. Tot ce aveți nevoie este documentul original și documentul revizuit. Fiecare fișier trebuie să aibă un nume diferit.

Caracteristicile "Compare" și "Combine" sunt similare, dar fiecare are scopul. Dacă aveți doar două documente pe care doriți să le comparați și nici una nu conține modificări urmărite, utilizați caracteristica "Comparare". Dacă aveți două sau mai multe documente care conțin modificări urmărite și trebuie să urmăriți cine a schimbat ce și când, utilizați funcția "Combină", ​​descrisă mai târziu în această lecție.

Pentru a compara versiunile originale și revizuite ale unui document, dați clic pe "Comparați" în secțiunea "Comparare" din fila "Examinare" și selectați "Comparare" din meniul drop-down.

NOTĂ: Nu puteți compara două documente dacă una dintre ele este protejată pentru modificări urmărite sau dacă este aplicată o protecție a documentelor. Scoateți protecția documentelor pentru a continua compararea documentelor. Vedeți Lecția 2 pentru informații despre cum să deblocați caracteristica modificărilor urmărite și Lecția 4 pentru informații despre eliminarea restricțiilor de formatare și editare dintr-un document și o parolă atribuită unui document pentru ao deschide.

În caseta de dialog "Comparare documente", selectați "Documentul original" din lista derulantă.

Selectați documentul "Document revizuit" din lista derulantă. Sub "Documentul revizuit", specificați o etichetă care să se aplice modificărilor, astfel încât să știți cine le-a făcut în caseta de editare "Modificări etichete cu". Acesta poate fi numele unui utilizator sau orice doriți.

Faceți clic pe "Mai multe" pentru a accesa mai multe opțiuni.

În secțiunea "Setări de comparație", selectați elementele pe care doriți să le comparați în cele două documente. În mod prestabilit, toate elementele sunt selectate.

NOTĂ: Elementul "Inserții și ștergeri" este întotdeauna întunecat și verificat întotdeauna. Când utilizați "Comparați" sau "Combinați", inserările și ștergerile vor fi întotdeauna comparate.

În secțiunea "Afișați modificările la", alegeți să comparați caracterul după caracter ("Nivel de caractere") sau cuvânt după cuvânt ("Nivel de cuvânt"). "Nivelul de caractere" vă permite să vedeți exact schimbările care au fost făcute. De exemplu, dacă documentul original are cuvântul "la", iar documentul revizuit are cuvântul "prea", la care a fost adăugat un "o", setarea "Nivelul cuvântului" vă va arăta că "la" a fost înlocuit cu " prea ". Cu toate acestea, setarea" Character level "ar indica faptul că a fost adăugat un" o ".

Implicit, funcția "Comparare" pune modificările într-un document nou, așa cum se arată în secțiunea "Afișați modificările". Cu toate acestea, puteți alege să plasați modificările în "Documentul original" sau în "Documentul revizuit".

Faceți clic pe "OK" după ce ați făcut selecțiile.

Se face comparația dintre cele două documente, iar modificările sunt afișate în documentul specificat. În exemplul nostru, am ales să acceptăm implicit afișarea modificărilor într-un document nou. "Documentul original" și "Documentul revizuit" se afișează într-un panou din partea dreaptă a "Documentului comparat" pentru a fi utilizate ca referință. Ele nu pot fi editate.

Dacă nu vedeți panoul care conține documentele originale și revizuite, dați clic pe "Comparați" în secțiunea "Comparare" din fila "Examinare". Apoi, selectați "Afișați documentul sursă" și apoi "Afișați ambele". De asemenea, puteți să alegeți opțiunea "Afișați originalul" sau "Afișați revizuit", dacă nu doriți să vedeți ambele.

"Panoul de examinare", discutat pe scurt în Lecția 2 și mai detaliat în Lecția 3, se afișează, de asemenea, în partea stângă a "Documentului comparat".

În "Documentul comparat", puteți trece prin modificările urmărite, la fel cum sa discutat în Lecția 2, acceptarea sau respingerea fiecărei modificări.

Apoi, salvați documentul comparat cu un nume diferit și veți avea un document care conține modificări atât din documentele originale, cât și din cele revizuite.