Restricționarea și protejarea documentelor și a șabloanelor

Restricționarea și protejarea unui document vă asigură că sunteți autoritatea supremă asupra progresului său.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Utilizarea șabloanelor pentru a asigura aspectul și formatarea în comun
2. Urmărirea modificărilor aduse unui document
3. Utilizarea comentariilor pentru a indica modificările într-un document
4. Restricționarea și protejarea documentelor și a șabloanelor
5. Versiunea, compararea și combinarea documentelor

Chiar dacă ați putea dori ca alți recenzenți să sugereze modificări și să facă comentarii la un document, pot exista momente când doriți să le restricționați să faceți editare și să schimbați formatul.

Mai mult, poate doriți să forțați toate modificările de urmărire sau să limitați evaluatorii să comenteze doar. Întreaga chestiune de a face acest lucru este să vă asigurați că documentul dvs. nu poate fi modificat în așa fel încât să nu respecte viziunea sau stilul.

În această lecție, vă vom arăta cum să restricționați formatul și tipurile de editare pe care alți recenzenți le pot efectua pe document. Odată ce documentul dvs. se apropie de starea finală, îl puteți marca drept final pentru a evita modificările inadvertente.

De asemenea, este posibil să doriți să limitați accesul la documentul dvs. pentru a include numai echipa dvs. de examinatori. Vă vom arăta cum să vă protejați prin parolă documentul. Apoi, puteți spune doar echipei dvs. parola și nimeni altcineva nu va putea să deschidă documentul.

Vom începe lucrurile prin introducerea dvs. în restricționarea formatării într-un document.

Restricționați formatarea într-un document

Când distribuiți un document pentru alții pentru a fi revizuit, este posibil să nu doriți ca aceștia să schimbe formatarea documentului. Cuvântul vă permite să restricționați toate sau unele dintre temele și stilurile, precum și să permiteți examinatorilor să schimbe unele dintre temele și stilurile. Pentru a face acest lucru, dați clic pe "Restricționați editarea" din secțiunea "Protejați" din fila "Revizuire".

Panoul "Restricționare editare" se afișează în partea dreaptă a textului principal. În secțiunea "Restricții de formatare", selectați "Limitați formatarea la o selecție de stiluri" și faceți clic pe linkul "Setări ...".

În caseta de dialog "Restricții de formatare", toate stilurile din caseta "Schimbare stiluri sunt în prezent permise" sunt selectate în mod implicit. Pentru a selecta numai anumite stiluri care vor fi utilizate în document, puteți folosi butonul "None" pentru a deza selecta toate stilurile și apoi selectați cele pe care doriți să le permiteți. De asemenea, puteți utiliza stilurile minime recomandate ale Word pentru a le permite, făcând clic pe "Minimum recomandat". Dacă doriți, alegeți restricții suplimentare în secțiunea "Formatare" din partea de jos a casetei de dialog și faceți clic pe "OK".

Se afișează următoarea fereastră de dialog care vă întreabă dacă doriți să eliminați stilurile care nu sunt permise. Vă recomandăm să nu faceți asta. Se poate dovedi că doriți să utilizați aceste stiluri în document în viitor. Alți recenzenți nu vor putea să le schimbe sau să le aplice.

Faceți clic pe "Nu" pentru a păstra stilurile care nu sunt permise în documentul dvs..

Înainte de aplicarea acestor restricții, trebuie să începeți să aplicați protecția. Vom discuta acest lucru după ce vă vom arăta cum să restrângeți editarea.

Restricționați editarea într-un document

Pe lângă faptul că restricționați formatul pentru examinatorii unui document, puteți restrânge și tipul de examinatori de editare pe care îl puteți efectua pe un document. În panoul "Restricționare editare", bifați caseta de selectare "Permiteți numai acest tip de editare în document" și selectați o opțiune din lista derulantă pentru a indica tipul de editare pe care doriți să îl permiteți în document. Puteți permite altor recenzori să urmărească numai modificările, să introducă comentarii sau să completeze formulare. Puteți chiar să restricționați documentul astfel încât alte persoane să îl poată citi numai și să nu facă schimbări.

Puteți întreba ce diferență se întâmplă între restrângerea modificării doar la modificările urmărite și păstrarea blocării "Urmăriți modificările", așa cum sa discutat în lecția 2. Nu există nicio diferență; funcționalitatea este aceeași. Poți folosi orice metodă este mai ușor pentru tine.

Puteți specifica excepții de la formatul și editarea restricționată sau de la persoanele cărora li se permite să editeze liber documentul. Faceți clic pe linkul "Mai mulți utilizatori ..." din secțiunea "Excepții (opțional)" din fereastra "Restricționare editare".

În caseta de dialog "Adăugați utilizatori", puteți adăuga utilizatori de pe computerul curent, de la un domeniu al cărui computer face parte sau de la introducerea adresei de e-mail a cuiva. Separați toți utilizatorii și adresele de e-mail cu punct și virgulă și faceți clic pe "OK" când ați terminat.

Persoanele pe care le-ați adăugat în caseta de dialog "Adăugați utilizatori" se afișează în caseta "Persoane fizice" din secțiunea "Excepții (opțional)" din panoul "Restricționare editare". Selectați tot sau o parte a documentului pe care doriți ca o persoană să o poată edita, apoi bifați caseta de selectare pentru persoana respectivă în caseta "Persoane fizice".

Acum că ați restricționat formatarea și editarea pentru document după cum doriți, trebuie să îi spuneți lui Word să înceapă să aplice protecția pentru ca acesta să aibă efect. În secțiunea "Începeți executarea" din panoul "Restricționare editare", faceți clic pe "Da, începeți să executați protecția".

În caseta de dialog "Porniți aplicarea de protecție la pornire", asigurați-vă că ați selectat opțiunea "Parolă", introduceți o parolă de două ori și faceți clic pe "OK".

Rețineți că nu este necesară o parolă și nu protejează complet documentul (documentul nu este criptat). Pur și simplu vă ajută să împiedicați utilizatorii să dezactiveze restricțiile de formatare și editare.

Dacă alegeți "Autentificare utilizator", este posibil să vedeți următoarea eroare:

"Mașina dvs. nu este configurată pentru gestionarea drepturilor de informare (IRM). Pentru a configura IRM, conectați-vă la Office, deschideți un mesaj sau document protejat IRM sau contactați biroul de asistență ".

Vă recomandăm să utilizați o parolă. E mult mai simplu.

Odată ce restricțiile au fost aplicate, panoul "Restricționare editare" afișează textul corespunzător care permite examinatorului să efectueze numai sarcinile de editare și formatare permise.