Filtrele de e-mail și sistemul Star

Lecția de școală Geek din ziua de astăzi va extinde discuția noastră despre etichetele din Gmail pentru a include filtre și apoi pentru a trece la urmărirea unor e-mailuri importante cu stele.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Cunoașterea Gmail
2. Aplicația mobilă, corespondența și conversațiile
3. Gestionarea și etichetele Inbox
4. Filtrele de e-mail și sistemul Star
5. Atașamente, semnături și securitate
6. Invitatii si Respondenti de vacanta
7. Utilizați Gmail ca listă de sarcini
8. Conturi multiple, comenzi rapide de la tastatură și semnal la distanță
9. Utilizați contul dvs. Gmail pentru a accesa alte conturi
10. Power Tips și Gmail Labs

Etichetele sunt excelente, dar pot fi utilizate mult mai eficient prin încorporarea filtrelor, astfel încât mesajele care ajung să îndeplinească anumite criterii au automat o etichetă sau etichete aplicate. Acest lucru ajută foarte mult la organizare și poate reduce foarte mult haosul inbox.

Creați un filtru nou utilizând caseta de căutare

Pentru a crea un filtru nou, vom specifica opțiunile de căutare în caseta "Căutați" și vom crea un filtru din căutare. Pentru aceasta, faceți clic pe săgeata în jos din caseta "Căutați".

Introduceți criteriile dvs. de căutare în caseta cu opțiuni de căutare. Puteți alege să căutați mesaje de la o anumită persoană sau un domeniu întreg (@ example.com), cu anumite cuvinte din subiect, precum și alte condiții.

Pentru a crea un filtru pe baza acestei căutări, faceți clic pe linkul "Creați un filtru cu această căutare".

Opțiunile pentru filtre se afișează. Bifați casetele de selectare care indică ce doriți să faceți cu mesajele care se potrivesc cu criteriile de căutare.

De exemplu, am selectat întotdeauna să marcați mesajele care vin de la adresa de e-mail specificată cu eticheta "Școala HTG" și să marcați întotdeauna acele mesaje ca fiind "importante". De asemenea, am decis să aplicăm filtrul la toate e-mailurile existente de la această persoană.

NOTĂ: Dacă doriți ca etichetele dvs. să acționeze ca foldere, puteți selecta "Săriți căsuța poștală (Arhivați-o)" pentru a muta automat e-mailurile în etichete în momentul în care acestea sosesc. Acest lucru vă păstrează e-mailurile mai organizate, deși riscați să pierdeți un mesaj important deoarece nu va apărea automat în căsuța de e-mail.

După ce ați specificat criteriile de filtrare, dați clic pe "Creați un filtru".

NOTĂ: Când alegeți să redirecționați un mesaj ca acțiune într-un filtru, vor fi afectate numai mesajele noi. Toate mesajele existente la care se aplică filtrul nu vor fi redirecționate.

Se afișează un mesaj care arată că filtrul a fost creat. Observați că în această captură de ecran, toate mesajele de la acea persoană sunt etichetate cu eticheta "Școala HTG".

Mesajele au fost, de asemenea, marcate ca importante în mod automat (pictogramele de etichete din stânga expeditorilor sunt completate cu galben).

Creați un filtru nou utilizând ecranul Setări

De asemenea, puteți crea un filtru în "Setări".

Accesați ecranul "Setări" așa cum a fost descris anterior și dați clic pe linkul "Filtre" din partea de sus.

Dați clic pe linkul "Creați un filtru nou".

Specificați criteriile de căutare și de filtrare în același mod menționat în metoda anterioară și dați clic pe "Creați un filtru" din dialogul de opțiuni pentru filtre.

În loc să vă încheiați în căsuța de e-mail, veți fi returnați la ecranul "Filtre" și filtrul dvs. nou este afișat. Puteți să o editați, să o ștergeți sau să o selectați pentru a fi exportată (filtrele de export vor fi discutate mai târziu în această lecție).

Faceți clic pe eticheta "Inbox" pentru a reveni la căsuța de e-mail.

Utilizați un mesaj specific pentru a crea un filtru nou

De asemenea, puteți crea un filtru pe baza unui mesaj existent. Pentru aceasta, selectați un mesaj din lista de mesaje sau dintr-o etichetă.

Faceți clic pe butonul de acțiune "Mai multe" și selectați "Filtrați mesajele ca acestea" din meniul derulant.

Observați că câmpul "Din" din caseta de dialog "Filtrare" este completat automat. Introduceți orice alt criteriu de filtrare dorit și dați clic pe "Creați un filtru cu această căutare".

Specificați criteriile de filtrare selectând opțiunile de filtrare din dialogul următor, așa cum este descris mai devreme.

NOTĂ: Puteți utiliza această metodă pentru a configura filtre pentru a șterge automat mesajele e-mail nedorite pe măsură ce le primiți.

Aplicați același filtru pentru mai mulți expeditori

Puteți utiliza un filtru pentru a gestiona mesaje de la un număr de adrese de e-mail diferite. De exemplu, putem specifica etichetarea mesajelor de la mai multe persoane cu eticheta "Școala HTG". Pentru a face acest lucru, deschideți dialogul de opțiuni de căutare folosind săgeata în jos din caseta "Căutare".

Adăugați fiecare adresă de e-mail în câmpul "Din", separat cu cuvântul "SAU" și faceți clic pe "Creați un filtru cu această căutare".

Pentru a aplica aceeași etichetă mesajelor de la oricare dintre aceste adrese de e-mail, bifați caseta de selectare "Aplicați eticheta" și selectați eticheta dorită din lista pop-up. Aplicați orice alte acțiuni pentru acest filtru și faceți clic pe "Creați un filtru".

NOTĂ: rețineți că ați selectat caseta de selectare "De asemenea, aplicați filtrul pentru potrivirea conversațiilor" dacă doriți să aplicați acest filtru pe mesajele pe care le-ați primit deja de la aceste două adrese de e-mail.

Filtre de export și import

Acum că ați învățat cum să configurați filtre, probabil că ați creat câteva filtre foarte utile pe care ați putea dori să le utilizați și în alte conturi Gmail. Puteți exporta filtre dintr-un cont și le puteți importa în altul.

Exportați un filtru

Pentru a exporta un filtru, accesați mai întâi ecranul "Filtre" din ecranul "Setări" (folosind butonul de reglare "Setări"). Apoi, selectați filtrul pe care doriți să-l exportați în listă și faceți clic pe "Export".

NOTĂ: Puteți selecta mai multe filtre pentru a le exporta simultan.

În caseta de dialog "Salvați ca", navigați unde doriți să salvați filtrul. Filtrul este salvat ca un fișier XML cu un nume implicit pe care îl puteți modifica dacă doriți, lăsați-l pe extensie ca .xml și faceți clic pe "Salvați".

Acum aveți un fișier pe care îl puteți copia de rezervă, puteți transfera pe alt computer, puteți distribui unui prieten sau puteți importa într-un alt cont Gmail.

Importați un filtru

Pentru a importa un filtru în contul dvs. Gmail, accesați "Filtrele" din ecranul "Setări" și dați clic pe linkul "Filtre de import".

Sub "Filtre de import", faceți clic pe "Alegeți fișierul".

NOTĂ: Dacă vă schimbați ideea despre importarea filtrului, dați clic pe linkul "Anulați importul".

În caseta de dialog "Deschise", navigați la locația în care ați salvat filtrul exportat. Selectați fișierul și faceți clic pe "Deschideți".

Numele fișierului este afișat lângă butonul "Alegeți fișierul". Dați clic pe "Deschideți fișierul" pentru a deschide fișierul și a importa filtrele în el.

Se afișează un mesaj în căsuța "Căutați" în timp ce se deschide fișierul de filtrare. Acest lucru poate dura ceva timp, în funcție de numărul de filtre din fișier.

Toate filtrele din fișierul selectat sunt listate la "Filtre de import". Selectați filtrele pe care doriți să le importați. Dacă doriți să aplicați filtrele importate mesajelor e-mail existente (la fel cum ați face și când creați un filtru nou), bifați caseta de selectare "Aplicați filtrele noi pe e-mail existente" și faceți clic pe "Creați filtre".

O casetă de dialog afișează progresul procesului de creare a filtrului. Puteți anula crearea filtrelor făcând clic pe "Stop".

Când filtrele au fost create, acestea se afișează în lista dvs. din ecranul "Filtre".

Urmăriți e-mailurile importante utilizând sistemul Star

Sistemul de stele Gmail vă permite să marcați cele mai importante mesaje de e-mail, astfel încât să le puteți găsi cu ușurință mai târziu. Implicit, mesajele marcate cu stea sunt etichetate cu o stea galbenă, dar puteți adăuga și alte culori și tipuri de stele.

Stele afișate în stânga numelui expeditorului în căsuța de e-mail.

Adăugați o stea la un mesaj

Pentru a adăuga o stea într-un mesaj din căsuța dvs. poștală, faceți clic pe pictograma stea de lângă numele expeditorului, așa cum este prezentat mai sus.

De asemenea, puteți adăuga o stea unei mesaje în timp ce este deschisă. Pentru aceasta, faceți clic pe pictograma stea din colțul din dreapta sus al mesajului din partea dreaptă a datei. În conversații, va fi în partea dreaptă a primului mesaj din partea de sus a conversației.

Pentru a adăuga o stea unui mesaj pe care îl compuneți, faceți clic pe săgeata "Mai multe opțiuni" din colțul din dreapta jos al ferestrei "Compuneți".

Deplasați mouse-ul peste opțiunea "Label" și apoi selectați "Add star" din submeniu.

În eticheta "Sent Mail", mesajul trimis este marcat cu stea.

Utilizați mai multe modele de stele pe mesajele dvs.

Gmail vă permite să utilizați mai multe culori și tipuri de "stele" pentru a diferenția mesajele unele de altele.

Această caracteristică este utilă dacă doriți să marcați mai multe mesaje cu diferite nivele de importanță. De exemplu, este posibil să utilizați o stea purpurie pentru mesajele pe care doriți să le citiți din nou și un semn de exclamare roșu pentru mesajele pe care trebuie să le urmați.

Faceți clic pe butonul "Setări" și selectați "Setări" din meniul derulant. În fila "Generalități", derulați în jos până la secțiunea "Stele". Trageți pictogramele din secțiunea "Nu este utilizată" în secțiunea "În uz" pentru a adăuga diferite tipuri de stele. Dacă aveți mai mult de un tip de stea în uz, faceți clic pe pictograma stea de lângă un mesaj de e-mail, care circulă prin toate stelele utilizate. Dacă marcați un mesaj în timp ce acesta este deschis, este aplicat numai primul tip de stea.

Găsiți mesajele cu stea

Pentru a vedea toate mesajele marcate cu stea, dați clic pe eticheta "cu stea" din partea stângă a ferestrei Gmail principale. De asemenea, puteți căuta mesajele marcate cu stea prin tastarea literei "este: cu stea" în căsuța "Căutați".

Căutați mesaje cu un anumit tip de stea

Dacă ați utilizat mai multe tipuri de stele pentru a marca mesajele dvs., puteți căuta un anumit tip de stea. Pentru a face acest lucru, căutați utilizând "a:" cu numele stelei (de ex. "Are: red-bang").

Pentru a afla numele unei anumite stele, accesați fila "General" din ecranul "Setări" și plasați mouse-ul peste tipul de stea dorit. Numele stelei se afișează într-un pop-up.

Există, de asemenea, o listă cu numele de stele din subiectul de ajutor pentru căutare avansată în ajutorul Gmail.

Păstrați mesajele cu stele din fila primară

Dacă vă organizați căsuța poștală utilizând filele configurabile menționate anterior în această lecție, mesajele din alte file care sunt marcate cu o stea sunt, de asemenea, incluse în fila "Primary". Dacă nu doriți să vedeți mesaje cu stea prin celelalte file din fila "Primar", puteți dezactiva aceasta.

Faceți clic pe pictograma "+" din dreapta filelor.

În caseta de dialog "Selectați filele pentru a activa", deselectați caseta de selectare "Includeți marcate cu stea în primar" și faceți clic pe "Salvați".

Urmeaza…

Suntem aici la sfârșitul Lecției 4, dar deja sunteți pe cale să deveniți un pro Gmail! În doar patru zile scurte, știți acum cât trebuie să știți pentru a vă face să strălucească cu adevărat mesajele primite, iar mesajele se vor găsi în mod automat pe etichetele lor desemnate, fără să vă umpleți mesajele primite.

.