Urmărirea modificărilor aduse unui document

Acum că ați configurat șablonul pentru documentul dvs. în Lecția 1 și a fost scris primul document din documentul dvs., este timpul de editare. Dacă aveți mai multe persoane care colaborează la document, puteți utiliza funcția Urmăriți modificările din Word pentru a afla ce schimbări au fost făcute și cine le-a făcut.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Utilizarea șabloanelor pentru a asigura aspectul și formatarea în comun
2. Urmărirea modificărilor aduse unui document
3. Utilizarea comentariilor pentru a indica modificările într-un document
4. Restricționarea și protejarea documentelor și a șabloanelor
5. Versiunea, compararea și combinarea documentelor

Când schimbați un document cu "Urmăriți modificările" activat, fiecare schimbare făcută în document se afișează ca marcaj colorat, fiecărui recenzent li se atribuie o altă culoare.

Textul șters nu dispare - este intercalat și textul afișat este subliniat. Acest lucru vă permite să vizualizați toate modificările din document înainte de a le face permanente și să alegeți să acceptați sau să respingeți fiecare modificare. Vă vom arăta cum să acceptați și să respingeți modificările ulterioare în această lecție.

În această lecție, vă vom arăta cum să activați funcția "Urmăriți modificările" și să utilizați vizualizările diferite. Pentru a vă asigura că alți recenzenți își urmăresc modificările, puteți bloca funcția "Urmăriți modificările". Odată ce toate modificările au fost făcute, fiecare schimbare trebuie revizuită. Vă vom arăta cum să acceptați și să respingeți modificările. Personalizați funcția "Urmăriți modificările" utilizând numeroasele opțiuni disponibile.

Activați modificările de urmărire

Pentru a activa "Urmăriți modificările", faceți clic pe fila Revizuire și faceți clic pe "Urmareste schimbarile."

Când opțiunea "Urmăriți modificările" este activată, butonul se afișează cu un fundal albastru.

Acum, toate modificările pe care le faceți în document se vor afișa ca marcări colorate.

Modificați Vizualizarea marcajelor și Ascundeți modificările urmărite

Când activați "Urmăriți modificările", există diferite modalități de a vedea marcajul. Afișarea "Toate marcările" afișează toate versiunile reale din document, după cum se arată mai sus. Aceasta este afișarea implicită pentru documentele deschise la "Urmărirea modificărilor". Cu toate acestea, dacă aveți o mulțime de revizii în document, este posibil să fie confuz să o citiți cu toate revizuirile afișate.

Pentru a îmbunătăți lizibilitatea documentului dvs., puteți utiliza vizualizarea "Simplu marcare", care ascunde marje complexe. Observați că fiecare modificare este marcată de o bară verticală în partea stângă a textului. Faceți clic pe această bara pentru a comuta din vizualizarea "Toate marcările" la "Simplă marcare".

NOTĂ: Comutarea vizualizărilor de marcare afectează toate modificările urmărite în document, nu doar cea în care ați făcut clic pe bara verticală.

Varianta "Simplu marcare" ascunde modificările urmărite în text și colaționează comentariile (discutate în Lecția 3) în baloane mici, iar barele verticale care indică modificările urmărite sunt afișate în roșu. Faceți clic din nou pe bara pentru a trece la vizualizarea "Toate marcările" și pentru a vedea toate modificările urmărite în linie.

De asemenea, puteți modifica vizualizările de marcare utilizând meniul derulant "Afișare pentru examinare" din secțiunea "Urmărire" din fila "Examinare".

În plus față de opțiunile "Simple Markup" și "All Markup", puteți alege și "No Markup" pentru a vedea versiunea finală a documentului, ca și cum toate modificările urmărite vor fi acceptate (vom discuta acceptarea și respingerea modificărilor mai târziu în această lecție) sau "Original" pentru a vedea versiunea originală a documentului. Opțiunile "Nicio marcare" și "Original" ascund marcajele inline.

NOTĂ: Opțiunile "No Markup" și "Original" ajută și la imprimarea unui document care a marcat modificările în acesta. Dacă ascundeți modificările urmărite, acestea nu vor fi imprimate.

Afișați revizuiri în baloane în loc de aliniere

Implicit, majoritatea revizuirilor sunt afișate în linie, textul fiind marcat. Cu toate acestea, puteți alege să afișați revizuirile în baloane, care mută majoritatea reviziilor în marginea dreaptă. Acest lucru poate face documentul mai ușor de citit, iar baloanele oferă informații mai detaliate despre unele marcări.

Pentru a afișa revizuiri în baloane, faceți clic pe fila "Examinare" și apoi pe "Afișați marcajul" din secțiunea "Urmărire". Selectați "Baloane" și apoi "Afișați revizuiri în baloane" din meniul derulant.

Cele mai multe revizuiri se afișează în "Zona de marcare" în marginea dreaptă. Cu toate acestea, orice text adăugat continuă să fie afișat în linie.

Pentru a vizualiza din nou marcajele, selectați din nou baloanele din meniul drop-down "Afișați marcajul" și apoi selectați fie "Afișați toate revizuirile inline", fie "Afișați numai comentariile și formatul în baloane".

NOTĂ: Ascunderea modificărilor urmărite nu scapă de ele. Trebuie să acceptați sau să respingeți fiecare modificare pentru a le elimina complet înainte de a distribui documentul final. Vom discuta despre acceptarea și respingerea schimbărilor cu puțin mai târziu în această lecție.