Gestionarea și etichetele Inbox

În lecția de astăzi, vă vom ajuta să înțelegeți cum să vă clasificați mai bine mesajele primite și să vă organizați mesajele cu etichete și cu unele file predefinite, dar configurabile.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Cunoașterea Gmail
2. Aplicația mobilă, corespondența și conversațiile
3. Gestionarea și etichetele Inbox
4. Filtrele de e-mail și sistemul Star
5. Atașamente, semnături și securitate
6. Invitatii si Respondenti de vacanta
7. Utilizați Gmail ca listă de sarcini
8. Conturi multiple, comenzi rapide de la tastatură și semnal la distanță
9. Utilizați contul dvs. Gmail pentru a accesa alte conturi
10. Power Tips și Gmail Labs

Odată ce contul Gmail câștigă aburi și începeți să primiți o grămadă de mesaje, veți dori să învățați să îmblânzi fluxul torrent în fluxuri mai ușor de gestionat. Filtrele Gmail vă permit să gestionați mesajele de e-mail primite, ajutându-vă să vă păstrați e-mailurile mai puțin importante și să le filtrați într-o etichetă. Înainte de a începe să învățați despre filtrele din Lecția 4, va trebui să învățați cum să creați și să etichetați, echivalentul de Gmail al dosarelor și despre asta vom vorbi astăzi.

În primul rând, vom vorbi despre interfața filelor automate Gmail, Priority Inbox și toate setările pe care le conțin.

Clasificați automat căsuța dvs. poștală utilizând filele configurabile

Gmail oferă în prezent categorii automate pentru filele primite. Această caracteristică încalcă inbox-ul dvs. în "primar", "social", "promoții", "actualizări" și "forumuri". Dacă participați la multe servicii online, această funcție poate fi utilă.

În principiu, mesajele primite pentru anumite tipuri de site-uri sau pentru un anumit conținut, pot fi colectate în diferite părți ale Mesaje primite. Acest lucru poate duce la o căsuță poștală mai puțin aglomerată.

Alegeți filele care sunt vizibile în Mesaje primite

Aceste file sunt configurabile, permițându-vă să alegeți filele pe care doriți să le aveți disponibile în căsuța de e-mail. Pentru a schimba filele care sunt vizibile, faceți clic pe pictograma plus din partea dreaptă a filelor.

Se afișează caseta de dialog "Selectați filele pentru activare". Bifați casetele de selectare pentru filele pe care doriți să le aveți disponibile în căsuța de e-mail.

NOTĂ: Dacă ascundeți o filă, mesajele din categoria respectivă vor fi afișate în fila "Primar". De asemenea, textul din filele nu poate fi modificat și nu puteți adăuga file personalizate. Utilizați în schimb etichete personalizate (discutate în secțiunea următoare) pentru a vă clasifica mai mult mesajele.

De asemenea, puteți să selectați filele pe care doriți să le afișați în căsuța dvs. poștală din fila "Inbox" din ecranul "Setări", în secțiunea "Categorii".

Organizați-vă mesajele Utilizând stilurile și setările Inbox

Mesajele de cutie poștală vă permit să vă organizați intrările Gmail în modul cel mai potrivit. Puteți organiza căsuța poștală utilizând filele configurabile, după cum sa menționat mai devreme în această lecție sau în secțiuni precum "Necitit", "Cu stea" și "Important".

Modificați tipul căsuței de e-mail

Pentru a trece la un alt stil al intrării, deschideți ecranul "Setări" și dați clic pe fila "Inbox".

În secțiunea "Tipul intrării", selectați tipul de căsuță poștală pe care doriți să o utilizați din lista derulantă.

Fiecare tip de intrări are setările proprii. Odată ce selectați "Tipul intrării", setările pentru tipul respectiv se afișează sub selecția "Tipul de intrări". Efectuați modificările asupra setărilor și faceți clic pe "Salvați modificările".

De asemenea, puteți schimba rapid unele dintre setările stilului de intrare direct în căsuța dvs. poștală, făcând clic pe săgeata în jos care se află în extrema dreaptă a fiecărei secțiuni.

Asistența Gmail oferă descrieri ale tipurilor de mesaje primite. Simțiți-vă liber să experimentați diferitele stiluri de intrări pentru a vedea ce funcționează cel mai bine pentru dvs. Puteți întoarce întotdeauna la valoarea implicită dacă vă răzgândiți.

De asemenea, poți schimba rapid stilul inboxului, mutați mouse-ul peste eticheta "Inbox" și făcând clic pe săgeata în jos care se afișează. Selectați stilul Inbox dorit din meniul derulant "Inbox Type". Observați că mișcarea mouse-ului peste fiecare stil oferă o scurtă descriere a fiecărui tip.

Organizați și clasificați mesajele utilizând etichete

Vă prezentăm pe scurt etichetele din lecția 1 din această serie. Etichetele vă permit să vă organizați mesajele de e-mail în categorii. Ele sunt similare cu folderele, totuși, spre deosebire de foldere, puteți aplica mai mult de o etichetă unui singur mesaj.

NOTĂ: Gmail acceptă maximum 5.000 de etichete, inclusiv sub-etichete. Dacă depășiți această limită, este posibil să descoperiți că experiența Gmail este mai lentă și este posibil să întâmpinați erori. Scoateți etichetele pe care nu le mai utilizați. Ștergerea etichetelor nu șterge mesaje.

Creați o etichetă nouă

Puteți să creați propriile etichete personalizate pentru a vă organiza căsuța poștală și chiar pentru a muta mesajele din căsuța poștală în etichete (care acționează ca dosare). Vă vom arăta cum să creați o etichetă imbricată sub o altă etichetă, ca un subfolder dintr-un dosar.

Pentru a crea o nouă etichetă personalizată care va fi dosarul principal, faceți clic pe "Mai multe" din lista de etichete din partea stângă a ecranului Gmail principal.

Când lista se extinde, faceți clic pe linkul "Creați o nouă etichetă".

Introduceți un nume pentru etichetă în caseta de dialog "Introdu un nou nume de etichetă" din caseta de dialog "Etichetă nouă". Faceți clic pe "Creați" pentru a finaliza crearea noii etichete.

NOTĂ: Pentru că aceasta este eticheta părinte care va conține eticheta secundară, nu vom introduce această etichetă.

Pentru a crea o sub-etichetă sub eticheta părinte pe care tocmai ați creat-o, faceți clic din nou pe "Creați o nouă etichetă".

În caseta de dialog "New Label", introduceți numele etichetei secundare pe care doriți să o creați în caseta de editare "Introdu un nou nume de etichetă". Selectați caseta de selectare "Nest label under", selectați eticheta parentală pe care tocmai ați creat-o din lista verticală și faceți clic pe "Create".

De asemenea, puteți crea o etichetă imbricată introducând eticheta părinte, urmată de o slash (/) și apoi introduceți numele etichetei imbricate - toate în caseta de editare "... new label name". De exemplu, am putea introduce "Personal / Prieteni" în caseta de editare și nu selectați caseta de selectare "Nest label under".

NOTĂ: Eticheta părinte trebuie să existe deja pentru a crea o etichetă imbricată sub ea. Nu puteți crea ambele etichete în același timp. În exemplul nostru, trebuie să creați mai întâi eticheta "Personal" înainte de a crea eticheta imbricată "Prieteni".

Eticheta imbricată arată ca în exemplul următor.

Noua etichetă parentală, cu eticheta imbricată, este adăugată și în lista de etichete disponibile pe butonul de acțiune "Etichete", precum și pe lista de etichete disponibile pe butonul de acțiune "Mutare în".

Aplicați etichetele la mesaje

Există două moduri de a aplica etichete mesajelor. Puteți aplica etichete mesajelor lăsând mesajele în căsuța de e-mail. De asemenea, puteți să mutați mesaje pe etichete, pe măsură ce le mutați în foldere. Vă vom arăta ambele metode.

Aplicați etichete mesajelor în timp ce le părăsiți în căsuța poștală.

Această metodă vă permite să aplicați cu ușurință mai multe etichete într-un singur mesaj.

Pentru a aplica o etichetă unui mesaj în timp ce țineți mesajul în căsuța de e-mail, bifați caseta de selectare din stânga mesajului pentru ao selecta (sau deschideți mesajul). Apoi faceți clic pe butonul de acțiune "Etichete" și selectați una sau mai multe etichete din meniul derulant.

Rețineți că puteți aplica mai mult de o etichetă unui mesaj. Meniul "Etichete" nu se îndepărtează după ce ați selectat etichetele, astfel încât să puteți selecta mai multe etichete simultan.

Pentru a aplica etichetele selectate mesajelor, faceți clic pe "Aplicați" în partea de jos a meniului.

Etichetele se afișează apoi în partea stângă a liniei subiectului mesajului.

Dacă aveți o lungă listă de etichete, puteți începe să tastați numele unei etichete după ce faceți clic pe butonul de acțiune "Etichete" pentru a găsi eticheta din listă.

Aplicați o etichetă într-un mesaj și mutați-o din căsuța poștală

Pentru a aplica o etichetă unui mesaj și a muta mesajul din căsuța de e-mail în același timp, trageți mesajul la eticheta dorită din lista din stânga. Pe măsură ce mutați mouse-ul peste listă, se va extinde pentru a afișa etichete care pot fi ascunse în prezent.

Rețineți că puteți utiliza această metodă pentru a identifica mesajele ca spam, pe lângă utilizarea butonului de acțiune "Raportați spam". Pur și simplu trageți mesajele care se încalcă în eticheta "Spam".

Mutarea unui mesaj în eticheta "Coșul de gunoi" șterge mesajul. Acest lucru este la fel ca selectarea unui mesaj sau deschiderea acestuia și dând clic pe butonul "Ștergere".

Deschideți o etichetă

Deschiderea unei etichete este ca și cum ați deschide un dosar. Toate mesajele asociate etichetei respective sunt listate. Pentru a deschide o etichetă, faceți clic pe eticheta dorită din lista de etichete din partea stângă a ecranului Gmail principal. Dacă eticheta dorită nu este vizibilă, faceți clic pe "Mai multe" pentru a accesa lista completă.

Sunt afișate toate mesajele asociate etichetei respective. Observați termenul de căutare în caseta "Căutați". Gmail completează automat caseta "Căutare" cu filtrul corespunzător pentru a afișa mesajele selectate. În această lecție vom discuta mai târziu despre filtre.

Rețineți că dacă aplicați o etichetă unui mesaj fără să mutați mesajul în acea etichetă (și să ieșiți din căsuța de e-mail) și apoi deschideți eticheta, eticheta "Inbox" se afișează pe mesaj, indicând faptul că mesajul se află încă în căsuța de e-mail.

Pentru a reveni la căsuța dvs. poștală, dați clic pe eticheta "Inbox" din lista din stânga.

Dacă doriți să mutați mesajul în căsuța de e-mail, deschideți pur și simplu dosarul cu etichete pentru a accesa mesajul și trageți mesajul înapoi în căsuța de e-mail. Rețineți că mesajul are în continuare eticheta aplicată.

Eliminați o etichetă dintr-un mesaj

Dacă decideți că nu doriți o etichetă specifică asociată unui mesaj, o puteți elimina cu ușurință.

Pentru aceasta, selectați mesajul utilizând caseta de selectare din stânga mesajului sau deschideți mesajul. Faceți clic pe butonul de acțiune "Etichete", de-selectați eticheta din meniul drop-down pe care doriți să o eliminați din mesaj, apoi faceți clic pe "Aplicați".

NOTĂ: Puteți șterge mai multe etichete dintr-un mesaj la un moment dat. Pur și simplu selectați toate etichetele pe care doriți să le eliminați în meniul derulant "Etichete" înainte de a da clic pe "Aplicați".

Modificați culoarea unei etichete

Puteți să atribuiți culorilor etichetelor, astfel încât să le puteți observa cu ușurință în căsuța de e-mail. În mod prestabilit, toate etichetele sunt colorate cu un fundal gri deschis și un text de culoare închisă. Eticheta "Personal / Prieteni" din imaginea de mai jos utilizează culoarea implicită. Celelalte etichete, "Școala HTG" și "Admin", au aplicate și alte culori.

Pentru a schimba culoarea pe o etichetă, deplasați mouse-ul peste eticheta dorită. Faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a etichetei pentru a accesa meniul derulant.

Mutați cursorul peste opțiunea "Culoare etichetă" și selectați o combinație de texte și culori făcând clic pe ea.

De asemenea, puteți utiliza opțiunea "Eliminați culoarea" pentru a elimina culoarea din etichetă și a reveni la valoarea implicită.

Dacă nu doriți nici una din combinațiile afișate, puteți selecta o combinație personalizată făcând clic pe "Adăugați culoarea personalizată". Selectați o "Culoare de fundal" și o "Culoare text" în caseta de dialog "Adăugați culoare particularizată" care se afișează.

Previzualizați combinația selectată în cazul în care se afișează "Preview Color Label".

Configurați accesul cu un singur clic la etichetele Gmail standard și personalizate

Puteți crea cu ușurință accesul la etichete cu un singur clic.

Pentru a face acest lucru, deschideți o etichetă așa cum am discutat mai devreme în această lecție, apoi trageți faviconul paginii din bara de adrese în bara de instrumente Marcaje. Acum puteți să faceți clic pe acest marcaj pentru a accesa toate mesajele asociate cu această etichetă.

Ascundeți și afișați etichete în Gmail

Dacă aveți o listă lungă de etichete în Gmail, este posibil să doriți ca anumite etichete să fie vizibile pe care le utilizați mai des în timp ce ascundeți restul.

Ascundeți o etichetă

Pentru a ascunde o etichetă în Gmail, faceți clic pe eticheta pe care doriți să o ascundeți în lista de etichete de sub butonul "Compuneți" și trageți-o în linkul "Mai multe", sub lista etichetelor vizibile.

NOTĂ: Legătura "Mai mult" devine legătura "Mai puțin" pe măsură ce mutați eticheta în ea.

Eticheta este mutată, astfel încât este afișată mai jos "Categorii", care se afișează când faceți clic pe "Mai multe" pentru a extinde lista de etichete. Dacă este disponibil linkul "Mai puțin" decât linkul "Mai multe", "Categoriile" pot fi vizionate pur și simplu prin mutarea mouse-ului pe lista de etichete.

Faceți o etichetă ascunsă vizibilă

Pentru a face vizibilă o etichetă ascunsă, faceți clic pe "Mai multe" (dacă este necesar) pentru a afișa secțiunea "Categorii". Faceți clic și trageți eticheta dorită din secțiunea "Categorii" în eticheta "Inbox".

Eticheta este mutată înapoi în lista principală de etichete, în ordine alfabetică.

Ascundeți etichetele Gmail de presetare de sistem, cum ar fi etichete cu poștă electronică cu stea, expediate, drame, spam sau coș de gunoi

Etichetele Gmail prestabilite pot fi, de asemenea, ascunse. Pentru a ascunde oricare dintre aceste etichete, faceți clic pe "Mai multe" sub lista de etichete.

Faceți clic pe "Gestionați etichetele" din "Categorii".

Se afișează ecranul Setări pentru etichete.

În secțiunea "Etichete sistem", găsiți eticheta de sistem pe care doriți să o ascundeți și dați clic pe linkul ascunde în coloana "Afișați în lista de etichete".

NOTĂ: Eticheta nu este complet ascunsă, ci este mutată sub linkul "Mai multe".

Accesați setările de etichete din ecranul Setări

Ecranul de setări "Etichete" poate fi accesat și prin intermediul butonului "Setări". Vom face referire la diferite părți ale ecranului Setări din această serie. Procedura de accesare a "Setărilor" va fi întotdeauna aceeași.

Pentru a accesa instrumentele de filtrare de pe ecranul "Setări", faceți clic pe butonul "Setări" (unelte) din colțul din dreapta sus al ferestrei principale Gmail.

Apoi selectați "Setări" din meniul derulant.

Odată ce ați găsit pe ecranul "Setări", puteți accesa setările pentru "Etichete", "Filtre", "Primite", "Teme" și alte părți și caracteristici ale serviciului Gmail.

Ascundeți etichetele fără nici o corespondență necitită automat în Gmail

Cu abilitatea de a ascunde etichetele și de a direcționa automat mesajele în aceste etichete utilizând filtre (vedeți următoarea secțiune), s-ar putea să vă întrebați cum să spuneți rapid dacă aveți mesaje necitite în etichetele ascunse. Puteți alege cu ușurință să afișați etichete ascunse atunci când există mesaje necitite în ele. În acest fel, nu pierdeți niciun mesaj important.

Pentru a configura Gmail astfel încât să ascundă etichetele, cu excepția cazului în care conțin mesaje necitite, accesați ecranul de setări "Etichete" utilizând una dintre metodele menționate anterior.

Pentru fiecare sistem și etichetă personalizată doriți să fie ascunsă dacă nu conține e-mail necitit, dați clic pe linkul "Afișați dacă nu este citit".

Observați că în lista etichetelor "System" puteți ascunde etichetele "Draft" și "Spam" doar dacă acestea nu conțin mesaje necitite. Această funcție nu se aplică categoriilor și cercurilor.

Puteți aplica rapid această setare tuturor etichetelor personalizate făcând clic pe săgeata în jos de lângă "Afișați în lista de etichete" din partea de sus a secțiunii "Etichete" și selectând "Afișați toate dacă nu este citit" din meniul drop-down.

Urmeaza…

Acest lucru ne aduce la sfârșitul Lecției 3. Ar trebui să aveți o înțelegere destul de fermă cu privire la modul de păstrare a căsuței dvs. de e-mail organizată utilizând file diferite, stiluri și setări. Cel mai bun lucru pe care îl aveți este că vă aflați pe cale să vă stăpâniți e-mailurile utilizând etichete!

În următoarea lecție, ne vom lărgi discuția despre etichete pentru a include filtre - cum ar fi modul de utilizare a filtrelor pentru a aplica în mod automat etichete, precum și modul de preluare a filtrelor existente și exportarea acestora într-un alt cont Gmail.

Apoi, pentru a închide lucrurile, introducem sistemul stelar, care vă ajută să țineți evidența e-mailurilor importante.