Atașamente, semnături și securitate

În această lecție, ne concentrăm asupra atașamentelor și asupra modului în care vă puteți mula mesajele de e-mail cu o semnătură personalizată.

ȘCOLAREA NAVIGAȚIEI

1. Cunoașterea Gmail
2. Aplicația mobilă, corespondența și conversațiile
3. Gestionarea și etichetele Inbox
4. Filtrele de e-mail și sistemul Star
5. Atașamente, semnături și securitate
6. Invitatii si Respondenti de vacanta
7. Utilizați Gmail ca listă de sarcini
8. Conturi multiple, comenzi rapide de la tastatură și semnal la distanță
9. Utilizați contul dvs. Gmail pentru a accesa alte conturi
10. Power Tips și Gmail Labs

Închidem lucrurile cu informații despre cum să protejăm cel mai bine datele dvs. de cont și de asemenea să facem o copie de rezervă a datelor dvs. pe plan local, astfel încât să aveți întotdeauna acest lucru, chiar dacă ștergeți contul.

Fișiere atașate

Adăugarea unui atașament la un e-mail în Gmail este ușor. Cel mai bine, cu Gmail, puteți evita jena de a trimite un e-mail de urmărire dacă uitați să atașați un fișier.

NOTĂ: Mesajele Gmail pot avea dimensiuni de până la 25 MB (MB). Dacă aveți nevoie să trimiteți atașamente în mesajul care determină o valoare mai mare de 25 MB, puteți să inserați în schimb fișiere din Google Drive. Nu există nicio limită a numărului de atașamente permise pentru fiecare mesaj, atâta timp cât nu depășiți limita de dimensiune de 25 MB.

O modalitate este să faceți clic pe "Atașați fișiere" în partea de jos a ferestrei "Compune".

Selectați fișierele pentru a le atașa la mesajul din caseta de dialog "Deschise". Aveți posibilitatea să atașați mai multe fișiere la un moment dat, selectând mai multe fișiere în același mod ca și în Windows Explorer. Faceți clic pe "Deschidere" pentru a atașa fișierele selectate.

Progresul atașării fișierelor se afișează în partea de jos a mesajului.

Acum, dacă uitați să vă atașați fișierele? Gmail nu te va lăsa să uiți. Gmail recunoaște când ați scris anumite fraze în corpul mesajului dvs. și înainte ca acesta să trimită mesajul, apare un mesaj de memento.

Faceți clic pe "Anulați" și atașați fișierele înainte de a trimite mesajul.

Oricare dintre următoarele fraze va solicita afișarea mementoului atașamentului.

• Vezi atasat
• consultați atașamentul
• Vezi atașamentul
• atașat la acest e-mail
• Am atașat
• Am atașat
• Am inclus
• Am inclus
• Fisier atasat

Utilizați drag-and-drop pentru atașarea fișierelor

Puteți, de asemenea, să trageți și să plasați fișiere pe un mesaj pe care îl compuneți pentru a le atașa. Pur și simplu trageți un fișier dintr-o fereastră Explorer la mesajul pe care îl compuneți.

Configurați o semnătură de e-mail în Gmail Mobile

O semnătură de e-mail vă permite să includeți automat câteva rânduri de informații de contact (sau orice altă informație) în partea de jos a fiecărui mesaj de e-mail trimis, permițându-vă să faceți publicitate cu ușurință afacerii sau dvs..

Gmail vă permite să configurați o semnătură care să fie inclusă în mesajele pe care le compuneți.

Pentru a configura o semnătură care va fi adăugată automat la orice e-mailuri pe care le compuneți în Gmail, dați clic pe butonul de setări pentru setări și selectați "Setări" din meniul derulant. Rămâneți în fila "Generalități", derulați în jos până la secțiunea "Semnătură" și selectați opțiunea de mai jos "Nicio semnătură" pentru a activa funcția.

Introduceți textul pe care doriți să îl utilizați ca semnătură. Dacă aveți un logo, îl puteți insera ca o imagine cu textul sau pe cont propriu. De asemenea, puteți adăuga hiperlegături la text în semnătura dvs., selectând textul pentru link și făcând clic pe butonul "Link" de pe bara de instrumente.

NOTĂ: Dacă doriți să adăugați o imagine la semnătura dvs., trebuie să utilizați o imagine disponibilă public pe web. De exemplu, pentru a utiliza sigla companiei dvs., este posibil să o puteți găsi pe site-ul companiei dvs. și să copiați adresa URL de acolo. Aveți nevoie de o adresă URL web pentru a include o imagine în semnătura dvs. Dacă imaginea pe care doriți să o utilizați nu este deja disponibilă pe web, puteți utiliza site-uri precum Blogger și Site-uri Google pentru a crea un site web simplu și a le încărca imaginea. Sau puteți utiliza un serviciu de găzduire a imaginilor.

În secțiunea "Legătură la", specificați dacă linkul se referă la o adresă "Web" sau la o "adresă de e-mail". Introduceți adresa URL sau adresa de e-mail în caseta "La ce URL ar trebui să meargă acest link?". Dacă doriți să testați link-ul pentru a vă asigura că funcționează, faceți clic pe "Testați acest link". Când sunteți mulțumit, faceți clic pe "OK".

Se introduce linkul. Când cursorul se află pe oricare dintre textele legate, se afișează opțiuni suplimentare. Puteți "Accesați linkul []," Schimbați "linkul sau" Eliminați "linkul. Pentru a ascunde aceste opțiuni, fie faceți clic pe "X" din partea dreaptă a casetei, fie faceți clic pe orice alt text nelegat în semnătură.

Gmail introduce automat două liniuțe (-) deasupra semnăturii dvs., separându-l de corpul mesajului de e-mail, după cum se arată mai jos.

Puteți alege să renunțați la liniuțe. Pentru a face acest lucru, bifați caseta de selectare "Introduceți această semnătură înaintea textului citat în răspunsuri și eliminați linia" - "care precede aceasta". Rețineți că această opțiune va insera și semnătura dvs. înaintea textului citat în răspunsuri.

Faceți clic pe "Salvați modificările".

Puteți edita sau șterge semnătura manual după ce este inserată într-un mesaj nou.

Configurați o semnătură de e-mail în Gmail Mobile

Aplicația mobilă Gmail vă permite să configurați o semnătură pentru utilizare în aplicație care este separată de semnătura pe care o configurați în Gmail într-un browser.

Vă vom arăta cum să configurați o semnătură pe un telefon Android. Pentru a adăuga o semnătură în aplicația Gmail de pe un telefon Android, faceți clic pe butonul meniului telefonului și selectați "Setări" din meniul pop-up.

În ecranul "Setări", atingeți adresa de e-mail pentru contul pentru care doriți să configurați o semnătură.

Atingeți opțiunea "Semnătură" din ecranul "Setări".

Introduceți semnătura în fereastra pop-up "Semnătura" și atingeți "OK".

NOTĂ: Puteți apăsa "Enter" în semnătura pentru a pune textul semnăturii pe mai multe rânduri, cu toate acestea, nu puteți adăuga hiperlegături la textul din semnătura dvs. în aplicația Gmail.

Semnătura se afișează sub opțiunea "Semnătura" din ecranul "Setări".

Apăsați de două ori butonul "Înapoi" de pe telefon pentru a vă întoarce în căsuța de e-mail. Atingeți butonul "Compuneți".

Semnătura pe care ați definit-o este adăugată automat în noul mesaj de e-mail.

Configurați mai multe semnături

Puteți adăuga o singură semnătură în Gmail. Cu toate acestea, există o cale în jurul acestei limitări în browser. Dacă aveți nevoie de mai multe semnături în Gmail, puteți crea altele suplimentare utilizând funcția "Consultați răspunsurile" din Gmail Labs.

Vom acoperi această caracteristică în Lecția 10 când vorbim despre funcții avansate în Gmail Labs.

Păstrați-vă contul și datele securizate

Vrem să schimbăm viteza un pic pentru restul acestei lecții pentru a vă concentra asupra securității contului și pentru a vă proteja datele. Din moment ce vă veți păstra atât de mult din viața dvs. (contacte, calendare, sarcini etc.) contul dvs. Gmail, este imperativ să știți cum să îl păstrați în siguranță, sigur și, dacă este necesar, să vă salvați datele în sus , de exemplu, ați decis vreodată că doriți să ștergeți contul.

Asigurați-vă datele utilizând Setările contului Google

Puteți modifica parola, opțiunile de recuperare a contului și notificările din secțiunea "Securitate" din secțiunea "Conturi".

Pentru a accesa ecranul "Conturi", faceți clic pe butonul de viteze "Setări" și selectați "Setări" din lista derulantă. Faceți clic pe "Conturi" din partea de sus a ecranului "Setări".

În secțiunea "Modificați setările contului", puteți să vă schimbați parola, să modificați opțiunile de recuperare a parolei și să accesați alte setări ale "Contului Google".

Schimbați parola Gmail

Este o idee bună să vă schimbați parolele din când în când pentru a împiedica accesul neautorizat la conturile dvs. online, inclusiv la Gmail. Dacă bănuiți că cineva ar fi putut avea acces la contul Gmail, trebuie să vă schimbați imediat parola.

Pentru a vă schimba parola, accesați ecranul principal "Conturi" așa cum este descris mai sus. În secțiunea "Modificați setările contului", dați clic pe linkul "Modificare parolă".

În ecranul "Modificați parola", introduceți parola "actuală" și apoi introduceți o parolă nouă din nou în "Confirmați noua parolă" și faceți clic pe "Modificați parola" pentru a accepta modificarea.

Recuperați sau resetați parola Gmail dacă ați uitat-o

Dacă ați uitat parola dvs. Gmail, există câteva moduri în care puteți să-l recuperați sau să-l resetați.

Accesați secțiunea "Conturi" din ecranul "Setări", după cum sa discutat mai devreme. Dați clic pe linkul "Modificați opțiunile de recuperare a parolei" din "Modificați setările contului".

Utilizați ecranul "Opțiuni de recuperare a contului" pentru a vă securiza contul Google și pentru a vă oferi modalități de accesare a contului dacă ați uitat parola.

Puteți furniza un număr de telefon mobil pentru a vă proteja contul, o "adresă de e-mail de recuperare" care permite Google să vă contacteze în legătură cu modificările aduse contului dvs. și o "adresă de e-mail alternativă" care oferă o altă adresă de e-mail de recuperare, precum și o altă metodă de conectare la contul dvs. Google.

De asemenea, puteți să atribuiți contului dvs. o "întrebare de securitate" pentru a stabili în continuare că acesta este într-adevăr contul dvs. atunci când contactați Google în legătură cu acesta.

Efectuați modificările dorite în opțiunile de recuperare a contului dvs. și dați clic pe "Salvați" după ce ați terminat.

Obțineți un nivel suplimentar de securitate utilizând verificarea în doi pași

Secțiunea "Securitate" a ecranului "Conturi" vă permite de asemenea să efectuați o verificare în doi pași în contul dvs. pentru a furniza un nivel suplimentar de securitate utilizând telefonul mobil.

Pe scurt, atunci când alegeți să adăugați o verificare în doi pași în contul dvs. Google, atunci când introduceți parola, Google va trimite apoi un cod numeric pe telefonul mobil. Apoi, vă verificați identitatea introducând codul la următorul ecran, adică cel de-al doilea pas.

Vedeți articolul nostru despre securizarea contului dvs. Google utilizând verificarea în doi pași pentru informații detaliate despre configurarea acestei funcții.

Protejați-vă confidențialitatea utilizând Opțiunile imaginilor externe

Până acum, în mod prestabilit, Gmail ți-a cerut mereu înainte să afișezi imagini în e-mailuri. Unii expeditori ar putea încerca să utilizeze imagini pentru a livra virusi sau programe malware pe computerul dvs. sau pe dispozitivul mobil, compromițând securitatea acestuia.

Începând cu luna decembrie 2013, Google a schimbat modul în care Gmail gestionează imaginile prin e-mail. În browserul dvs., Gmail va afișa automat imaginile în mesajele dvs. acum. Această modificare va fi lansată în Gmail pentru Android și iOS "la începutul anului 2014."

Cu toate acestea, mesajele Gmail vor continua să fie sigure. În mod normal, imaginile sunt difuzate direct de pe serverele gazdă externe originale. Cu toate acestea, acum Gmail va difuza toate imaginile prin intermediul serverelor proxy sigure ale Google. Acest lucru vă protejează în următoarele moduri:

• Expeditorii nu pot utiliza încărcarea imaginilor pentru a obține informații precum adresa IP sau locația dvs..
• Expeditorii nu pot seta sau citi cookie-urile în browserul dvs..
• Gmail verifică imaginile pentru viruși sau malware cunoscute.

Gmail va continua să scaneze fiecare mesaj pentru conținut suspect, iar dacă Gmail consideră că un expeditor sau un mesaj este suspect sau potențial dăunător, imaginile nu vor fi afișate și vi se va întreba dacă doriți să vedeți imaginile.

Deci, Google va fi în continuare responsabil pentru securitatea imaginilor primite prin Gmail. Potrivit Google, "e-mailul dvs. va fi acum mai sigur, mai rapid și mai frumos decât oricând".

Alegeți dacă doriți să afișați automat imaginile în Setări

Dacă nu doriți ca imaginile să fie afișate automat, puteți alege să afișați imagini pe bază de mesaje.

Vedeți articolul nostru despre How-To Geek pentru a afla mai multe despre această caracteristică și despre cum să modificați setările, astfel încât să puteți decide să afișați imagini pentru fiecare mesaj separat.

Copiați-vă datele

Ați fost întotdeauna învățat că este o idee bună să creați copii de rezervă pentru datele dvs., cum ar fi documente, note etc., și același lucru este valabil și pentru e-mailuri, date din calendar și contacte.

Acum aveți posibilitatea să exportați în Gmail o copie a datelor dvs. din diferite produse Google, cum ar fi Calendar și Contacte, iar în curând veți avea posibilitatea de a exporta o copie a mesajelor Gmail.

Fiecare serviciu Google este arhivat într-un format diferit. Pentru informații despre fiecare dintre formatele disponibile pentru diferite servicii, consultați pagina de ajutor a Google.

Pentru a vă arhiva datele Google, faceți clic pe butonul de selectare "Setări" și selectați "Setări" din meniul derulant și dați clic pe fila "Conturi" din ecranul "Setări".

În secțiunea "Modificați setările contului" din ecranul "Conturi", faceți clic pe linkul "Setările Contului Google".

În ecranul "Conturi", faceți clic pe "Descărcați datele" din "Cont".

În ecranul "Descărcați o copie a datelor", dați clic pe "Creați o arhivă".

Următorul ecran vă permite să selectați produsele Google pentru care doriți să descărcați datele. Urmați instrucțiunile de pe ecrane pentru a crea arhiva.

De asemenea, puteți să dați clic pe linkul "Arhivele mele" din colțul din dreapta sus pentru a accesa arhivele și pentru a le descărca pe computer.

Backup Contul Gmail utilizând alte metode

De asemenea, puteți utiliza un instrument open source numit GMVault pentru a descărca o copie de rezervă a contului Gmail. Acesta este un instrument de linie de comandă care poate fi folosit în Windows, Linux și Mac OS X.

Dacă nu vă simțiți confortabil folosind un instrument de linie de comandă, puteți utiliza clientul gratuit de e-mail Thunderbird pentru a descărca și copia de rezervă e-mailurile din contul Gmail.

Dacă utilizați Ubuntu, am descris cum să utilizați un program numit Getmail pentru a vă salva contul Gmail.

Puteți chiar să copiați mesajele Gmail prin redirecționarea automată către o altă adresă de e-mail. Ajutorul Google descrie cum se face acest lucru. Rețineți că această metodă va copia numai e-mailurile pe care le primiți, nu e-mailurile trimise.

Urmeaza…

Adăugarea de atașamente la mesajele Gmail este o soluție rapidă și cel mai bine, dacă sunteți de tipul uitării, sistemul vă va aminti. Asta este o veste bună, mai ales dacă ați adăugat o semnătură cu aspect profesional și nu vreți să vă faceți rău uitând să includeți un fișier.

Mai important, acum aveți o mai bună înțelegere a opțiunilor de securitate disponibile pentru dvs. și a modului în care vă puteți păstra cel mai bine siguranța contului, păstrând în același timp integritatea datelor dvs. valoroase.

În următoarea lecție vor fi discutate invitațiile și respondenții de vacanță, astfel încât să nu pierdeți niciodată un eveniment important și puteți permite oamenilor să știe rapid când vă aflați în afara biroului și când veți reveni.