Tutorial de bază pentru Microsoft Excel - Învățarea cum se utilizează Excel

Dacă ați instalat Microsoft Office, dar nu ați atins niciodată programul Excel deoarece nu ați știut cum să îl utilizați sau nu știați ce ar putea face pentru dvs., atunci trebuie să citiți acest post despre învățare cum se utilizează Excel!

Microsoft Excel este o aplicație de calcul tabelară puternică, care poate fi utilizată pentru orice, de la o bază de date simplă, până la o aplicație Windows completă, completată cu formularele Windows, macro-urile și add-on-urile. Aveți posibilitatea să utilizați Excel pentru a calcula o plată de împrumut de mașină, datele de grafic, a gestiona înregistrările clienților, a păstra un registru de adrese, etc.

Excel este utilizat în prezent de majoritatea instituțiilor financiare mari pentru analiza zilnică a datelor financiare. Are o gamă largă de funcții financiare, formule și add-on-uri care vă permit să utilizați Excel pentru a stoca și analiza datele într-un mod simplu, rapid.

În acest tutorial, vom trece prin elementele de bază ale programului Excel: crearea de registre de lucru, utilizarea foilor de lucru, introducerea datelor, utilizarea formulelor etc., astfel încât să puteți deveni confortabil cu software-ul și să începeți să învățați pe cont propriu, jucând cu el.

Primii pași în Excel

Mai întâi, hai să deschidem Excel și să aruncăm o privire la interfața programului. Deschideți Excel și se va crea automat un registru de lucru nou. Un registru de lucru este obiectul de nivel superior din Excel. Acesta conține fișele de lucru, care conțin toate datele reale cu care veți lucra. Un registru de lucru începe cu trei foi de lucru, dar puteți adăuga sau șterge foile de lucru în orice moment atâta timp cât există cel puțin o foaie de lucru într-un anumit registru de lucru.

Acum, în funcție de versiunea Excel pe care o utilizați, ecranul următor poate părea complet diferit. Microsoft a schimbat interfața sălbatic de la Office 2003 la 2007 până în 2010 și, în final, în 2013. Din păcate, trebuie să aleg o versiune pentru a scrie acest tutorial și am ales în prezent Excel 2010, deoarece este corect între 2007 și 2013 și toate cele trei versiunile utilizează noua interfață a panglicii. Biroul 2013 face ca aspectul să fie mai curat, dar aspectul general este în continuare același.

În partea de sus, aveți panglica Excel cu mai multe file și, de asemenea, o grămadă de mici pictograme în partea de sus a barei de instrumente Quick Access. Aceste icoane mici vă permit să efectuați funcții Excel foarte comune cum ar fi adăugarea sau ștergerea rândurilor în foaia de lucru sau panouri de congelare etc..

Dacă doriți să personalizați interfața panglică, adică să adăugați un buton sau o opțiune pe care o pierdeți dintr-o versiune mai veche a Excel, puteți face acest lucru făcând clic pe Fişier și apoi faceți clic pe Opțiuni.

Acum faceți clic pe Personalizați panglica în partea din stânga jos și veți putea adăuga sau elimina orice opțiune posibilă pe care ați putea dori să o doriți. În mod implicit, vă arată comenzile populare, dar puteți să faceți clic pe meniul derulant pentru a vedea toate opțiunile posibile pentru diferite file. De asemenea, o opțiune pe care o place foarte mult este alegerea Comenzi nu în panglică din drop-down. Astfel, puteți vedea cu ușurință ce comenzi nu sunt deja pe panglică și apoi adăugați orice simțiți că veți avea nevoie.

În partea de jos a ecranului, veți vedea trei coli, numite Sheet1, Sheet2 și Sheet3. Acesta este numărul implicit pe care fiecare registru de lucru Excel începe cu.

În versiunile mai vechi ale Excel, panoul de sarcini a fost localizat în partea dreaptă a ecranului, dar acesta a fost eliminat și toate funcțiile au fost mutate în fila Fișier. Aici puteți efectua multe sarcini comune cum ar fi deschiderea unui registru de lucru, crearea unui nou, imprimarea și multe altele.

Noțiuni de bază cu Excel

Cea mai bună modalitate de a învăța ceva este să faci ceva util și Excel este cel mai bun exemplu al acestui lucru! Să presupunem că sunteți un profesor de liceu sau de colegiu și doriți să urmăriți notele studenților, să calculați media și să le spuneți cel mai mic grad de care ar fi nevoie pentru a obține examenul final pentru a trece cursul.

Sună ca o problemă simplă și este (odată ce ai luat formula în capul tău)! Excel vă poate face acest lucru foarte repede, așa că să vedem cum.

În primul rând, să introduceți câteva date în celulele din Excel. În Excel, coloanele sunt etichetate începând de la A și continuând cu Z și dincolo. O celulă este pur și simplu un număr și o coloană specială, adică A1 este prima celulă dintr-o foaie de lucru Excel.

Să tastăm Studenți în bine A1 apoi tastați A prin E deoarece numele studenților continuă în coloana A după cum se arată mai jos:

Acum hai să intrăm Testul 1, Testarea 2, și Testarea 3 în celulele B1, C1 și, respectiv, D1. Acum avem o grilă de 5 × 4, deci să completăm câteva clase false de testare, după cum se arată mai jos:

Acum, să învățăm câteva dintre elementele de bază ale formatării celulelor în Excel. În prezent, tabelul nostru nu arată prea frumos, deoarece textul și numerele sunt aliniate diferit, iar anteturile nu sunt separate separat de date. Mai întâi, să centrăm toate datele astfel încât lucrurile să arate mai bine. Faceți clic pe celulă A1 și trageți mouse-ul jos în celulă D6 pentru a evidenția întregul set de date:

Apoi faceți clic pe fila Home și faceți clic pe Justificați Centrul buton. Grila este acum centrat frumos cu toate datele direct sub rubrici.

Acum, hai să ne uităm mai mult la modul în care putem să formăm celulele Excel. Să schimbăm culoarea primului rând în altul, astfel încât să putem separa în mod clar antetul de datele. Faceți clic pe celulă A1 și trageți mouse-ul în timp ce țineți butonul în jos în celulă D1. Faceți clic dreapta și selectați Celule de format.

Acum există două opțiuni pe care le aveți în acest moment. Veți observa în imaginea de mai sus un meniu normal care face clic dreapta, care începe cu Cut, Copy, etc, dar veți observa și un fel de bara de instrumente care plutește chiar deasupra meniului. Acest meniu plutitor este un fel de bara de instrumente de opțiuni populare, care vă permite să modificați rapid fontul, să modificați dimensiunea textului, să formatați celula ca bani sau procent, să modificați fundalul sau culoarea fontului și să adăugați margini în celulă. Este convenabil pentru că nu trebuie să deschideți separat dialogul Formate de celule și faceți-l acolo.

Dacă trebuie să faceți unele formatări mai avansate, care nu sunt disponibile în bara de instrumente rapidă, continuați și deschideți dialogul. În acest tutorial, vă voi arăta metoda de dialog doar ca să o putem vedea. În caseta de dialog Formatare celule, faceți clic pe Modele de și selectați o culoare din paletă. Am ales galben pentru al face distinct.

Faceți clic pe OK și acum veți vedea că culoarea a fost modificată pentru celulele selectate.

Să adăugăm, de asemenea, niște granițe între celule astfel încât, dacă decidem să tipărim foaia Excel, vor exista linii negre între toate. Dacă nu adăugați margini, liniile pe care le vedeți în Excel în mod prestabilit nu imprimă pe hârtie. Selectați întreaga rețea și mergeți la Celule de format din nou. De data aceasta mergeți la Frontieră tab. Faceți clic pe In afara și Interior butoanele și ar trebui să vedeți caseta de afișare de mici dimensiuni direct de sub butoane, modificând corespunzător cu marginea.

Faceți clic pe OK și acum ar trebui să aveți linii negre între toate celulele. Deci, acum am formatat grila noastră pentru a arăta mult mai frumos! Puteți face acest tip de formatare pentru datele dvs., de asemenea, în modul în care vă simțiți adecvat.

Utilizând formule și funcții în Excel

Acum hai să ajungem la partea distractivă: folosind funcțiile și formulele Excel pentru a face ceva real! Așadar, vrem să calculez mai întâi clasa medie pentru cei 5 studenți după primele trei examene. Excel are o funcție medie pe care o putem folosi pentru a calcula automat această valoare, dar o vom face ușor diferit pentru a demonstra formule și funcții.

Adăugați un antet numit Sumă în coloană F și Medie în coloană G și să le formăm în același mod în care am făcut celelalte celule ale antetului.

Acum, mai întâi vom folosi funcția sumă a Excel pentru a calcula suma celor trei grade pentru fiecare student. Faceți clic în celulă F2 și tastați "= Suma (" fără ghilimele. Semnul = indică Excel că intenționăm să punem o anumită formulă în această celulă. Când tastați prima paranteză, Excel va afișa o etichetă mică care să vă arate ce tipuri de variabile are această funcție.

Cuvântul SUM este o funcție încorporată în Excel, care calculează suma unui anumit interval de celule. În acest moment după prima paranteză, puteți selecta gama de celule pe care doriți să le înscrieți! Nu este nevoie să tastați celulele unul câte unul! Mergeți mai departe și selectați celulele B2 la D2 și veți vedea că formula este actualizată automat și este în albastru.

După ce selectați intervalul, introduceți paranteza de închidere (Shift + 0) și apăsați introduce. Și acum aveți suma numerelor! Nu prea greu dreptul !? Cu toate acestea, ați putea spune că ar fi o durere regală pentru a face acest lucru pentru un set de 100 sau 500 de elevi! Există o modalitate ușoară de a copia formula dvs. automat pentru ceilalți studenți.

Faceți clic pe celulă F2 și apoi mutați mouse-ul încet până la marginea din dreapta jos a celulei. Veți observa că cursorul se schimbă de la o cruce albă grasă la o cruce neagră slabă, iar partea din dreapta jos a celulei este o mică cutie neagră.

Faceți clic și țineți apăsat mouse-ul în jos atunci când se schimbă și apoi trageți-l în rândul ultimului student. Și cu acest lucru, Excel utilizează aceeași formulă, dar actualizează celulele rândului curent, astfel încât suma să fie calculată pentru fiecare rând utilizând datele acelei rânduri.

Apoi, faceți clic pe celulă G2 și tastați semnele = pentru a indica că începem o formulă. Deoarece vrem să împărțim suma cu 3 pentru a obține media, introduceți semnul = și apoi alegeți celula sumă F2. Continuați cu formula prin tastarea "/ 3", ceea ce înseamnă diviza cu 3.

Apăsați pe Enter și acum ați introdus forumul mediu! Puteți utiliza paranteza și puteți efectua toate funcțiile de matematică în același mod. Faceți același lucru ca și în cazul coloanei medii și faceți clic pe cutia neagră mică din colțul din dreapta jos al celulei G2 și trageți-l în jos. Excel va calcula media pentru restul celulelor folosind formula ta.

Și în cele din urmă, să punem o formulă suplimentară pentru a calcula ceea ce fiecare student ar trebui să treacă la finală pentru a obține o clasă A în clasă! Trebuie să cunoaștem trei informații: clasa lor actuală, nota de absolvire a clasei și procentul în care ultimul este în valoare de clasa totală. Avem deja clasa actuală pe care am calculat-o și putem presupune că 70 este clasa de trecere și finala este de 25% din clasa totală. Iată formula pe care am obținut-o de pe acest site.

Clasa finală = Examenul în valoare de x Scorul examenului + (1 - Exam valabil) x Gradul actual

Gradul final ar fi 70, deoarece acesta este scorul de trecere pe care îl asumăm, Exam Worth este .25 și trebuie să rezolvăm pentru scorul de examen. Deci, ecuația va deveni:

Scor examen = (Gradul final - (1 - examen valabil) x Gradul actual) / Examen în valoare

Așadar, să creăm un nou antet în coloana I și în celula I2, introducând tastarea "= (70- (1-.25) *"Și apoi selectați celula G2 și apoi continuați cu") /. 25"Și apoi apăsați Enter. Ar trebui să vedeți acum gradul necesar și, de asemenea, formula din bara de formula de deasupra numelor coloanelor. După cum vedeți mai jos, studentul A trebuie să obțină cel puțin 49 de puncte pentru a se asigura că obține un scor de 70 de puncte pentru clasamentul final.

Din nou, apucați cutia neagră inferioară a celulei și trageți-o în josul setului de date. Și viola! Ați folosit funcțiile Excel, ați creat propriile formule în Excel și ați format celule pentru a le face vizibile.

Sper că acest lucru a ajutat! Voi încerca să scriu mai multe astfel pentru funcții mai avansate ale programului Excel și ale altor produse Office. Vă rugăm să lăsați comentariile dvs. pe acest tutorial Excel! se bucura!