Cum să urmăriți modificările în Excel

Căutați o modalitate de a urmări modificările efectuate într-o foaie de calcul Excel? Există multe cazuri în care trebuie să distribuiți un fișier mai multor persoane și să urmăriți ce modificări au fost făcute. S-ar putea să doriți să urmăriți când s-a făcut schimbarea, cine a făcut schimbarea, ce element a avut loc schimbarea și ce date au fost schimbate.

Excel are built-in caracteristici de urmărire care se pot ocupa de toate cazurile de mai sus. Puteți examina cu ușurință toate modificările direct pe foaia de lucru și puteți accepta sau respinge și fiecare modificare. Există câteva puncte de reținut despre caracteristicile de urmărire ale programului Excel:

1. Activarea urmăririi nu înseamnă că puteți reveni la foaia de calcul înapoi la timp într-o stare anterioară prin anularea modificărilor. Este în esență un fișier de jurnal care înregistrează totul și asta este. Puteți să accesați manual și să vedeți ce date au fost șterse sau adăugate, dar va trebui să efectuați modificările pentru foaia de calcul.

2. Activarea urmăririi nu înseamnă că fiecare schimbare pe care o faceți va fi înregistrată. Orice date stocate într-o celulă sunt urmărite, dar alte modificări, cum ar fi formatarea, nu sunt. Alte modificări care nu sunt urmărite includ ascunderea / dezactivarea rândurilor și coloanelor, a comentariilor și a valorilor celulelor care se modifică la o recalculare a formulei.

3. Istoricul modificărilor se păstrează numai în mod implicit timp de 30 de zile. Dacă efectuați modificări într-o foaie de lucru Excel și apoi deschideți registrul de lucru din nou 45 de zile mai târziu, veți putea vedea istoricul modificărilor pentru toate cele 45 de zile până când închideți registrul de lucru. Când o închideți, orice istorie a schimbărilor mai vechi de 30 de zile va fi dispărută. Aceasta înseamnă că data viitoare când îl deschideți, nu veți putea vedea schimbarea făcută cu 45 de zile mai devreme.

4. Ori de câte ori rândul dvs. de urmărire, registrul de lucru devine un registru de lucru comun. Aceasta înseamnă că mai mulți utilizatori vor face modificări în document.

Acum că știți câteva elemente de bază ale modului în care funcționează urmărirea în Excel, să vorbim despre cum să o activați, să modificați setările și să urmăriți modificările!

Activarea urmăririi

Să mergem înainte și să pornim mai întâi de urmărire. Deschideți Excel și faceți clic pe Revizuire pe panglică. În extrema dreaptă, ar trebui să vedeți o opțiune numită Urmareste schimbarile sub Schimbări secțiune.

Faceți clic pe buton și alegeți Modificări Evidențiați. Veți primi o casetă de dialog în care acum trebuie să verificați opțiunea "Urmăriți modificările în timpul editării. Acest lucru împarte, de asemenea, registrul de lucru ".

Aveți mai multe opțiuni aici, inclusiv Cand, Care, și Unde. Pentru Cand, Toate înseamnă că fiecare modificare va fi evidențiată. De asemenea, aveți opțiunea de a evidenția modificările de la ultima salvare a documentului, de la o anumită dată sau de la modificări care nu au fost încă examinate.

Dacă verificați Care, puteți alege să urmăriți modificările efectuate de oricine sau modificările făcute de toți, cu excepția dvs. Unde vă permite să urmăriți modificările numai pentru o anumită porțiune a foii de calcul. Trebuie doar să faceți clic pe butonul din dreapta și să selectați gama de celule pe care doriți să le urmăriți.

În cele din urmă, puteți să verificați Evidențiați modificările pe ecran dacă nu doriți ca alții să știe că urmăriți modificările. În mod implicit, odată ce începeți urmărirea și această opțiune este selectată, orice celulă modificată va afișa o săgeată mică în partea stângă sus pentru a indica că a fost modificată.

De asemenea, dacă faceți clic pe o celulă modificată (cu Evidențiați modificările pe ecran pornit), veți primi o mică fereastră pop-up care arată ce valoare a fost schimbată și schimbată și la ce moment. Dacă deselectați opțiunea Evidențiere modificări pe ecran, acel mic triunghi negru nu va apărea.

Deci, ce puteți face, de exemplu, ascundeți modificările de pe ecran, dacă nu verificați caseta, trimiteți fișierul dvs. oricui trebuie să facă modificări, iar când îl veți relua, mergeți la Urmareste schimbarile și verificați din nou caseta.

Configurați urmărirea

Următorul pas este să aruncați o privire asupra setărilor pentru urmărire și să le ajustați pentru a se potrivi nevoilor dvs. Pentru aceasta, faceți clic pe Trimiteți o carte de lucru buton care este direct în stânga Urmareste schimbarile buton. Faceți clic pe Avansat când tabelul Trimiteți o carte de lucru dialogul apare.

Aici puteți schimba numărul de zile pentru păstrarea istoricului modificărilor la altceva decât 30 de zile. În mod prestabilit, modificările sunt actualizate atunci când fișierul este salvat, dar îl puteți face astfel încât să se facă automat la fiecare câteva minute. În cele din urmă, puteți alege modul în care doriți să rezolvați conflictele: fie prin a fi întrebat sau pur și simplu lăsând ultima schimbare atunci când salvați fișierul câștiga.

Vizualizarea modificărilor

După ce ați activat urmărirea și ați făcut câteva modificări, puteți să faceți din nou clic pe butonul Urmăriți modificările, dați clic pe Evidențiați modificările și veți observa că Listați modificările pe o foaie nouă caseta nu mai este gri.

Verificați și faceți clic pe OK. O nouă foaie de lucru numită Istorie va fi adăugat care vă va permite să vizualizați toate modificările care au fost făcute în acel registru de lucru.

La un moment dat, va trebui să aprobați sau să respingeți modificările. Puteți revizui toate modificările, apoi alegeți și alegeți pe care doriți să le păstrați sau să le aruncați.

Pur și simplu faceți clic pe Urmareste schimbarile din nou și alegeți Acceptați / respingeți modificările. Selectați opțiunile pentru a alege ce modificări doriți să acceptați sau respingeți. Dacă doriți să examinați toate modificările, trebuie doar să plecați Cand verificați și asigurați-vă că este setat la Nu a fost revizuit.

Faceți clic pe OK și Excel va începe să vă arate fiecare schimbare făcută și vă va oferi opțiunea Accept sau Respinge. Poti de asemenea Accepta toate sau Respingeți-i pe toți dacă doriți.

Dacă refuzați o schimbare, aceasta va reveni imediat la ceea ce a fost inițial în acea celulă. Merită menționat faptul că dacă o altă celulă se referă la conținutul celulei respinse, atunci acea valoare se va schimba și atunci când valoarea celulei referențiate revine înapoi. Acest lucru poate provoca formule de rupere, etc, deci fiti atenti.

Asta e! Acum puteți urmări cu ușurință toate modificările efectuate în foaia de calcul Excel utilizând această funcție încorporată. Dacă aveți întrebări, postați un comentariu. se bucura!