Formatarea celulelor utilizând formatarea condiționată în Excel

Dacă sunteți obișnuit să utilizați versiuni mai vechi ale Excel, opțiunile de formatare condiționată în Excel 2007, 2010 și 2013 vă vor uimi. Deci, de ce vrei să te deranjezi folosind formatarea condiționată? Ei bine, iată câteva motive pentru care îmi place să folosesc această caracteristică a programului Excel:

1. Pentru a vă face datele mai atractive.

2. Pentru a face mai ușor de înțeles dintr-o privire foile de calcul.

3. Identificarea anumitor tipuri de numere pentru a ajuta la rezolvarea problemelor.

4. Pentru a vă ajuta să trageți concluzii din datele dvs..

5. Pentru a afișa vizual utilizatorului ceea ce este "bun" sau "rău" folosind culoarea verde și roșie.

Acum, puteți utiliza formatarea condiționată pentru a formata fiecare celulă într-un interval pe baza propriilor criterii (și există o mulțime de opțiuni de formatare pentru a alege de la). De exemplu, dacă aveți o foaie de profit și doriți să codificați toate profiturile mai mari de 200 $ ca verde și toate profiturile mai mici de 200 $ ca galben și toate pierderile ca fiind roșii, puteți utiliza formatul condițional pentru a face rapid toate lucrările pentru dvs..

Condiționarea formatării în Excel

Condiționarea formatării vă permite să formatați cantități semnificative de date rapid și ușor - în timp ce încă puteți distinge diferite tipuri de date. Aveți posibilitatea să creați reguli pentru opțiunile de formatare care să permită Microsoft Excel să formateze automat pentru dvs. Trebuie doar să urmați trei pași simpli.

Pasul 1: Selectați celulele pe care doriți să le formatați.

Pasul 2: Apasă pe Formatarea condițională butonul din meniul Acasă, secțiunea Stiluri.

Pasul 3: Selectați-vă regulile. Sunt Evidențiați regulile de celule și Reguli de sus / jos în partea de sus, care vă permit să faceți comparații cu valorile. Pentru acest exemplu, am impus trei reguli. Prima a fost că orice valoare mai mare de 200 de dolari a fost verde.

Merită menționat faptul că numai secțiunea Regulile celulelor evidențiate poate fi de asemenea utilizată pentru a compara un set de date cu alt set de date. Totul va folosi doar singurul set de date pe care l-ați evidențiat și veți compara valorile unul cu celălalt. De exemplu, atunci când se utilizează regula mai mare, pot compara valorile de la A1 la A20 cu un număr specific sau pot compara A1 cu A20 față de B1 până la B20.

Aceeași logică a fost aplicată regulilor a doua și a treia. A doua regulă a fost că orice între $ 0 și $ 200 a fost formatat galben. A treia regulă a fost că orice valoare mai mică de $ 0 a fost formatată roșu. Iată ce arată o parte din foaia de calcul finită.

Dacă nu vă plac aceste opțiuni de formatare, Excel are multe opțiuni noi de Formatare Condiționată, de la care puteți utiliza. De exemplu, puteți introduce pictograme ca săgețile colorate (Seturi de pictograme), graficele de bare ca în al doilea exemplu (Bare de date) sau chiar o gamă de culori selectate în mod automat ca în ultimul exemplu (Cîntar de culori). Aceste trei opțiuni compară numai valorile din același set de date. Dacă selectați A1 la A20, va compara numai aceste valori unul față de celălalt.

Dacă mai târziu decideți că nu doriți ca celulele dvs. să fie formatate condițional, tot ce trebuie să faceți este să ștergeți formatarea. Pentru aceasta, selectați butonul Formatare condiționată și selectați Reguli clare. Apoi, selectați dacă doriți să ștergeți regulile numai din celulele selectate sau din întreaga fișă de lucru.

De asemenea, dacă ați creat mai multe reguli, ați putea uita regulile pe care le-ați aplicat la ce celule. Deoarece puteți aplica mai multe reguli aceluiași set de celule, poate deveni destul de confuz, mai ales dacă altcineva a creat foaia de calcul. Pentru a vedea toate regulile, faceți clic pe butonul Formatare condiționată și apoi faceți clic pe Gestionați regulile.

Când aveți mai multe reguli aplicate aceluiași interval de celule, regulile sunt evaluate în ordine de la precedență mai mare la inferior. În mod implicit, cea mai recentă regulă adăugată va avea prioritatea mai mare. Puteți schimba acest lucru făcând clic pe regula și apoi pe butoanele săgeată sus și jos pentru a schimba ordinea. De asemenea, puteți face clic pe meniul derulant din partea de sus și puteți vedea regulile numai pentru selecția curentă sau pentru fiecare foaie din registrul de lucru.

Există, de asemenea, o casetă de selectare numită Oprire dacă este adevărat, pe care nu o voi detalia aici pentru că este destul de complicată. Cu toate acestea, puteți citi această postare de la Microsoft care o explică în detaliu.

Noi opțiuni de formatare condiționată Excel 2010

Aproape totul este același în Excel 2010 când vine vorba de formatul condiționat care a fost inclus în Excel 2007. Cu toate acestea, există o nouă caracteristică care într-adevăr o face mult mai puternică.

Anterior am menționat că Evidențiați regulile de celule vă permite să comparați un set de date cu alt set de date din aceeași foaie de calcul. În 2010, acum puteți să trimiteți o altă foaie de lucru în același registru de lucru. Dacă încercați să faceți acest lucru în Excel 2007, vă va permite să selectați datele dintr-o altă foaie de lucru, dar vă va oferi un mesaj de eroare când încercați să faceți clic pe OK la sfârșit.

În Excel 2010, puteți face acest lucru acum, dar este un pic dificil, așa că o voi explica pas cu pas. Să spunem că am două foi de lucru și că pe fiecare foaie am date de la B2 la B12 pentru ceva de genul profit. Dacă vreau să văd ce valori din B2 la B12 din foaia 1 sunt mai mari decât valorile B2 la B12 din foaia 2, aș selecta mai întâi valorile B2 la B12 din foaia 1 și apoi faceți clic pe Mare Than în conformitate cu regulile de evidențiere a celulelor.

Acum faceți clic pe butonul de referință celular pe care l-am prezentat mai sus. Caseta se va schimba și pictograma cursorului va deveni o cruce albă. Acum mergeți mai departe și faceți clic pe foaia 2 și selectați NUMAI celula B2. Do NU selectați întreaga gamă de B2 până la B12.

Veți vedea că acum caseta are o valoare de = Foaie2! $ B $ cu 2. Va trebui să schimbăm asta = Foaie2! $ B2. Practic, doar scapa de $ care vine înainte de 2. Aceasta va păstra coloana fix, dar permite numărul de rând să se schimbe automat. Din orice motiv, nu vă va lăsa să selectați întreaga gamă.

Faceți clic din nou pe butonul de referință celular și apoi faceți clic pe OK. Acum, valorile din foaia 1 care sunt mai mari decât foaia 2 vor fi formate în funcție de opțiunile de formatare pe care le-ați ales.

Sperăm că totul are sens! Când se uită la Excel 2013, nu pare să existe nicio caracteristică nouă atunci când vine vorba de formatarea condiționată. Ca ultimul sfat, dacă simțiți că normele implicite nu se potrivesc cu ceea ce încercați să faceți, puteți face clic pe Noua regulă și începeți de la zero. Ce este minunat pentru a crea o nouă regulă este că puteți utiliza o formulă pentru a determina ce celule să fie formatate, ceea ce este foarte puternic.

Chiar dacă formatarea condiționată pare relativ ușor și simplă la suprafață, poate deveni destul de complexă, în funcție de datele și de nevoile dvs. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să postați un comentariu. se bucura!