Ce este AutoArchive în Outlook și cum funcționează?
Dacă ați folosit instrumentul de curățare a cutiei poștale, atunci ați văzut butonul AutoArchive, dar puteți fi atent la modul în care funcționează și ce va face. Iată ce face și cum îl puteți folosi.
Dând clic pe butonul AutoArcurs face ca un proces să treacă prin toate folderele din Outlook și să aplice regulile AutoArchive pe care le-ați configurat (nu vă faceți griji, regula implicită AutoArchive este de a nu face nimic, deci nu puteți face nici un rău prin dând clic pe butonul). Dar dacă doriți să mutați articolele mai vechi într-o arhivă în care nu funcționează, AutoArchive vă automatizează procesul. Să trecem prin punerea în funcțiune și să o executați.
Cum se pornește AutoArchive
În primul rând, trebuie să activați AutoArchive și să alegeți setările sale. Accesați File (Fișier)> Options (Opțiuni)> Advanced (Avansat) și apoi faceți clic pe butonul "AutoArchive Settings".
Atâta timp cât opțiunea "Run AutoArchive every" este dezactivată (care este cea implicită), AutoArchive nu va rula niciodată.
Odată ce activați opțiunea "Porniți AutoArvarea în fiecare", toate opțiunile sunt acum disponibile.
Spre deosebire de Folder Cleanup, care are o fereastră de setări în Opțiuni fișier și apoi vă permite să executați aceste setări împotriva oricărui folder care vă place ca o sarcină manuală, setările AutoArchive afișate aici sunt setările implicite. Fiecare folder care are AutoArchive activat poate utiliza aceste setări implicite sau puteți utiliza diferite setări pentru foldere diferite, dacă doriți. Vom vedea cum să procedăm mai târziu, dar deocamdată, să analizăm setările implicite.
Cum se configurează AutoArchive
Primul lucru pe care trebuie sa-l observati este ca odata ce AutoArchive este pornit, acesta va functiona la fiecare 14 zile. Puteți să o modificați utilizând săgețile Sus și Jos sau tastând un număr în, și puteți selecta orice valoare de la 1 la 60 de zile. Puteți introduce orice număr din două cifre, dar dacă este mai mare de 60, Outlook va afișa un mesaj de eroare când faceți clic pe "OK" și va trebui să modificați valoarea înainte de a putea salva.
Urmatoarea optiune - "Prompt before AutoArchive runs" - va da posibilitatea sa alegeti ca Outlook sa va afiseze un prompt inainte ca AutoArchive sa se intample. Această solicitare vă permite să revizuiți setările sau să anulați această rulare a AutoArchive dacă doriți.
Restul setărilor se referă la elementele care vor fi arhivate și la ceea ce se întâmplă în timpul procesului de arhivare. Prima opțiune aici - "Ștergerea articolelor expirate (numai folderul de e-mail)" - se referă la e-mailurile care au fost adăugate la acestea. Acest lucru nu va afecta sarcinile sau evenimentele, chiar dacă activați AutoArchive pentru acele dosare.
Restul setărilor se aplică tuturor articolelor, nu doar e-mailului. Aceasta înseamnă evenimente din calendar, sarcini, note și intrări în jurnal.
Presupunând că lăsați "Arhivă sau ștergeți articole vechi", setările implicite sunt pentru Outlook să se mute articole mai vechi de 6 luni într-un nou fișier .pst separat, denumit Archive (implicit), și să fie vizibil în panoul de navigare în Outlook astfel încât să puteți accesa elementele arhivate ori de câte ori doriți. Aveți posibilitatea să modificați valoarea "Curățați articole mai vechi decât" în orice, de la 1 zi la 60 de luni, alegeți un alt fișier .pst pentru a arhiva elementele sau alegeți "Ștergeți permanent articole vechi".
Fiți avertizat că această ștergere va ocoli dosarul Articole șterse și că elementele dvs. vor fi șterse complet din Outlook. Încă puteți să-l accesați pe serverul dvs. de poștă electronică, în funcție de setările dvs., dar nu ar trebui să vă bazați pe acest lucru. Alegeți această opțiune numai dacă doriți să ștergeți elementele pentru totdeauna.
Când faceți clic pe "OK", AutoArchive va fi activată. Se va executa în conformitate cu valoarea "Run AutoArchive every" pe care ați ales-o (la fiecare 14 zile în mod implicit), începând de astăzi. Deci, odată ce o activați, ar trebui să așteptați ca aceasta să ruleze destul de repede. În testele noastre, a fost nevoie de mai puțin de zece minute între oprirea și primirea promptului spunându-ne că AutoArchive urma să curgă. AutoArchive rulează numai în mod implicit pe câteva foldere, deci dacă doriți să fie difuzate pe anumite foldere - sau doriți să personalizați modul în care rulează pe diferite foldere - țineți lectură.
Cum se pornește și se personalizează AutoArchive pentru diferite foldere
Când activați AutoArchive, acesta rulează numai în mod prestabilit în următoarele foldere:
- Obiecte trimise
- Elemente sterse
- Calandru
- Sarcini
Dacă doriți ca acesta să ruleze pe orice alt dosar, va trebui să-l activați pentru fiecare folder (sau să îl dezactivați pe oricare dintre cele patru foldere împotriva cărora nu doriți să fie rulat). Faceți acest lucru făcând clic dreapta pe dosarul din panoul de navigare și făcând clic pe "Proprietăți".
De asemenea, puteți accesa proprietățile folderului, selectând Folder> Properties Folder din panglică. (Pentru foldere precum Calendar și Sarcini care nu apar în panoul de navigare, aceasta este singura modalitate de a accesa proprietățile folderului.) Există, de asemenea, opțiunea de a merge direct la setările AutoArchive, care vă salvează un pas odată ce faceți clic pe " re în interiorul proprietăților folderului.
În fereastra Proprietăți folder, faceți clic pe fila AutoArhive pentru a accesa setările pentru dosarul respectiv.
Pentru majoritatea dosarelor, setarea "Nu arhivați articolele din acest folder" va fi activată în mod implicit. Aceasta înseamnă că atunci când procesul AutoArchive rulează, dosarul va fi ignorat și niciun element din acesta nu va fi arhivat. Dacă doriți ca fișierul să fie inclus, porniți opțiunea "Arhivați elementele din acest dosar utilizând setările implicite".
Alternativ, dacă doriți ca setările AutoArchive pentru acest dosar să fie diferite de valorile implicite, activați "Arhivați acest dosar utilizând aceste setări" și modificați setările conform preferințelor dvs..
Dacă în orice moment doriți să returnați toate folderele pentru a utiliza setările implicite, puteți reveni la File> Options> Advanced> AutoArchive Settings și faceți clic pe butonul "Aplicați aceste setări în toate folderele acum". Acest lucru va schimba toate dosarele care au "Arhivarea acestui dosar utilizând aceste setări" pornit pentru a avea "Arhivați elementele din acest folder utilizând setările implicite".
Odată ce ați setările implicite pentru AutoArchive și setările pentru fiecare dosar, configurați așa cum doriți, puteți lăsa procesul să lucreze liniștit în fundal, eliberând spațiu pentru dvs. și păstrându-vă foliile de la a deveni prea umflate.
