Ce este BCC și de ce ești o persoană groaznică dacă nu o folosești
Puține facilități în fluxul de lucru digital modern sunt disponibile pe scară largă, dar sunt ignorate (sau abuzate) ca fiind funcția de e-mail BCC. Dacă sunteți vinovat de abuzul sau neglijarea puterii sale (și există o șansă bună că sunteți), este timpul să vă pocăiți și, în acest proces, să reduceți spam-ul și să protejați intimitatea prietenilor și familiei.
Ce este CCA și de unde a venit??
Există trei sloturi pentru adrese în fiecare client de e-mail: TO, CC și BCC, care reprezintă "[livrează] la", "copie carbon" și "copie orb de carbon". Aceste denotări reprezintă o reținere din lumea care a precedat poșta electronică: scrisori fizice și memorii.
În memoriile de afaceri de la jumătatea secolului, de exemplu, ar exista un slot pentru destinatarul primar, un slot CC pentru persoanele care ar fi trebuit să se afle în legătură cu comunicarea, dar care nu au fost destinatarii principali și un al treilea slot, BCC, pentru persoane care trebuiau să se afle și în comunicare, dar, indiferent de motiv, identitatea lor ar fi reținută din memoriile transmise destinatarilor din sloturile de adrese TO și CC.
La apariția poștei electronice, aceleași convenții folosite în corespondența și în memoriile de hârtie au fost copiate, atât din familiaritate, cât și din cauză că au rămas utile, chiar dacă mesajul nu mai era copiat și livrat fizic.
Dacă aceste convenții existau de zeci de ani înainte de apariția e-mailului și au continuat să existe în jumătatea de secol sau jumătate, unde apare problema? Există două forme de utilizare necorespunzătoare a CCA: copierea pasivă-agresivă a carbonului orb (forma neplăcută a problemei) și neglijarea utilizării copierii cu orb-carbon pentru a proteja intimitatea (probleme care apar din ignoranță). Să aruncăm o privire la cum și de ce să evităm fiecare.
Spuneți nu copierii pasive-agresive de carbon nevăzute
Cea mai proastă utilizare a copiei orb de carbon este de a păstra agresiv pasiv agresiv un coleg. Acest tip de abuz de la CCA provine din momentul în care angajații recurg la folosirea funcției BCC ca o modalitate de a-și tâlcui indirect colegii, suge până la seful lor sau altfel se angajează într-o situație disfuncțională la locul de muncă.
Imagine de la EC Comics.
Un angajat, de exemplu, ar putea să-și pună șeful ca destinatar BCC pe un e-mail pe care îl trimite unui alt angajat, astfel încât șeful lor să vadă că comunică cu celălalt angajat sau că celălalt angajat nu reușește să îndeplinească vreun fel de obligație sau termen limita. Acest tip de comunicare secretă-veveriță este în general înmulțită la locul de muncă și nu suntem pe punctul de a susține orice fel de comportament care reproduce un mediu de lucru mic și pasiv agresiv.
Singurul nostru sfat pe această temă este: Opriți-l.
Numai dacă departamentul de resurse umane sau șeful tău explicit vine la tine și te instruiește la CCA comunicările tale, ar trebui să eviți practica.
Dacă persoanele care nu fac parte din comunicarea primară trebuie să fie ținute în buclă, chiar mai mari, cea mai bună practică este să le includă în calitate de destinatari ai CC și să notifice destinatarii TO cu privire la cine a fost inclus și din ce motiv.
Acest lucru nu numai că generează un dialog mai matur la locul de muncă, ci vă ajută să evitați un eveniment deosebit de jenant: dacă șeful sau alt destinatar al CCA folosește funcția de răspuns - toate acestea se dezghetează în mod efectiv și dezvăluie că s-au familiarizat cu conținutul din e-mailul anterior. Încercați să explicați că unul al colaboratorului pe care îl conspirați împotriva răcitorului de apă.
Din fericire, numărul persoanelor care utilizează în mod malefic funcția BCC este mic, ceea ce ne duce la cei care formează cea mai mare parte a abuzului:.
Prietenii nu copiază Carbon
Dacă majoritatea oamenilor nu utilizează în mod malefic funcția CCA ca parte a unei campanii de luptă psihologică împotriva colegilor lor, atunci unde ne lasă asta? Ne lasă cu milioane a persoanelor care neglijează involuntar chiar să folosească funcția BCC în primul rând.
Imagine fiabilă a Bibliotecii Publice Denver, Colecția de istorie occidentală.
De ce este atât de importantă funcția BCC? Vă permite să trimiteți un e-mail cuiva fără ca acea persoană să vadă pe toți ceilalți care primesc e-mailul, protejând efectiv informațiile lor personale. Iată un exemplu de transmitere prin e-mail, care a fost eliminat din propriile noastre arhive de e-mail:
Fiecare blur albastru din imaginea filtrată de confidențialitate de mai sus este o adresă de e-mail. Nu numai că au fost mai mult de 40 de adrese de e-mail în lista destinatarilor din lista în care am fost inclusi, dar există două seturi de blocuri care au rămas înainte în e-mailurile transmise (menționate mai sus), care includ 13 și, respectiv, 8 adrese de e-mail. Aceasta înseamnă că există peste 60 de adrese de e-mail în corpul complet al e-mailului.
Acum vă puteți întreba: "Și ce? Ce contează? "Este important din mai multe motive. În primul rând, există problema simplă a confidențialității și tratarea cu respect a confidențialității persoanelor din lista dvs. de contacte (fie ei prieteni, familie sau asociați de afaceri). Este de la sine înțeles că cei care izbucnesc înainte și e-mailurile în masă cu zeci de prietenii și asociații lor nu iau timp să contacteze personal fiecare dintre acele zeci de destinatari și să întrebe dacă ar dori ca informațiile lor de contact să fie împărtășite cu oricine altcineva lista destinatarilor. Este absolut lipsit de respect pentru a partaja informațiile de contact fără permisiunea persoanei în cauză.
Ea devine și mai lipsită de respect și supărare, cu cât este mai diversă mulțimea de oameni pe care sunteți prin e-mail. Dacă trimiteți prin e-mail zece persoane într-o mică organizație civică care se cunoaște deja, problema ar putea fi neclară. Dacă sunteți un profesor și trimiteți prin e-mail zeci (dacă nu chiar sute) de elevi un material suplimentar, vă împărtășesc dintr-o dată informațiile de contact personale ale multor persoane cu o mulțime de alte persoane cărora ar putea să nu le împărtășească.
Mai rău, dacă cineva lovește accidental mesajul "Răspundeți tuturor" la oricare dintre e-mailurile trimise cu sloturi TO și CC complet încărcate, fiecare persoană din lista primitivă originală primește răspunsul. În cel mai bun caz, este relativ inofensiv, dar cu siguranță pierde timpul tuturor celor care deschid e-mailul pentru a vedea ce este nou în discuție. În cel mai rău caz, așa cum sa întâmplat de mai multe ori în cadrul corporațiilor din întreaga lume, e-mailul poate să-și ia viața ca și cum sute de angajați răspund, susțin și interacționează altfel cu e-mailul. Un astfel de răspuns - toate reacțiile în lanț pot sparge mii de e-mailuri și chiar pot genera războaie cu flacără (a existat un astfel de război de flacără la Tandem Computers la sfârșitul secolului al XX-lea, care a durat ani).
În al doilea rând, și de o preocupare mai practică pentru aceia dintre voi care ar putea să aibă mai multă grijă de eticheta de e-mail bună și de a proteja confidențialitatea prietenilor dvs., aceste tipuri de e-mailuri în vrac pot genera neclar liste de adrese de e-mail pentru software-ul rău intenționat și spammeri pentru recoltare. Dacă adresa dvs. de e-mail se termină pe un e-mail imens trimis trimis în jurul lumii proverbiale, puteți fi siguri că undeva de-a lungul liniei veți ajunge pe o listă de spam. Mai rău, dacă unul dintre utilizatorii care se termină cu adresa de e-mail trimisă în interiorul căsuțelor primite de utilizatori ajunge să fie lovită de malware care replică prin listele de contacte și adresele de e-mail găsite în căsuța poștală, veți sfârși probabil cu un e-mail rău intenționat găsindu-și drumul spre tine.
Utilizarea BCC înțelept
Dacă vă aflați în ultima tabără, cei care ignoră funcția CCA, probabil vă întrebați ce puteți face pentru a evita confidențialitatea și securitatea faux pas pe care ni le-am prezentat mai sus. Nu vă faceți griji, odată ce știți cât de teribil este să ignorați funcția BCC, devine evident ce trebuie să faceți pentru a vă spăla de comportamentele dvs. de e-mail săraci anterioare.
În primul rând, și mai presus de toate, începeți să vă întrebați: "Chiar trebuie să trimit acest e-mail tuturor celor din lista mea de contacte? Treizeci dintre ei? Oricare dintre ele? "Răspunsul la aceste întrebări pentru majoritatea e-mailurilor este: Nu. Nu aveți nevoie să aruncați un e-mail personal sau să le transmiteți tuturor persoanelor din lista de contacte.
În al doilea rând, când tu do găsiți-vă cu un motiv legitim pentru a trimite un e-mail unui număr mare de persoane la un moment dat. De exemplu, treci la un nou furnizor de e-mail sau vrei să-ți trimiți noua adresă de corespondență unei sută de prieteni și rude ale tale, singurul lucru care trebuie făcut este să-ți pui adresa în slotul BCC. Acest lucru asigură că toate eșecurile de e-mail în masă TO / CC sunt eliminate: adresele de e-mail ale tuturor destinatarilor sunt păstrate private, nu există nici o șansă de bot spam sau de malware pe computerele unuia dintre destinatari care recoltează emailul unui alt destinatar; dacă oricare dintre ei trebuie să vă răspundă să vă adresați o întrebare sau altceva, ei nu vor răspunde la întrebări sau comentarii pentru fiecare altă persoană.
CCA mărește intimitatea, sporește securitatea și reduce numărul de contacte pe care prietenii și asociații trebuie să le treacă. Nu există absolut niciun motiv pentru a evita utilizarea acestuia atunci când faceți acest lucru este la fel de simplu ca introducerea adreselor într-un alt slot de adrese.
