Utilizați formatarea condiționată pentru a face mesaje importante Outlook să iasă în evidență

Outlook vă permite să creați și să personalizați vizualizările de foldere în mai multe moduri, cum ar fi adăugarea și eliminarea coloanelor sau gruparea și sortarea mesajelor. De asemenea, puteți aplica reguli pentru ca mesajele Outlook să fie afișate în diferite moduri, pe baza proprietăților acestora (cum ar fi expeditorul, linia subiectului sau marcajul temporal). Aceasta se numește formatarea condițională. Să aruncăm o privire la modul în care funcționează.

Actualizați: Unul dintre cititorii noștri ne-a adus la cunoștință faptul că formatarea condiționată este disponibilă numai pentru versiunea Windows și Outlook nu versiunea macOS. Mulțumesc, Christy!

Noțiuni de bază

Pentru a începe configurarea formatării condiționate, mergeți la Vizualizare> Vizualizați setările.

De asemenea, puteți accesa Setările avansate de vizualizare făcând clic dreapta pe capul dosarului și selectând comanda "Vizualizați setările".

Fereastra Setări avansate de vizualizare vă permite să personalizați vizualizarea dosarului. Faceți clic pe butonul "Formatare condiționată".

Acest lucru vă aduce la fereastra de Formatare Condiționată pe care o veți utiliza pentru a configura diferite reguli pentru modul în care sunt formatate mesajele.

Elementele afișate în lista "Reguli pentru această vizualizare" sunt regulile implicite care apar cu o vizualizare de dosar ne-personalizată. De exemplu, puteți vedea că "Mesaje necitite" sunt afișate în caractere aldine, albastre Segoe UI, cu o dimensiune de 11 puncte.

Cum functioneaza regulamentul

"Regulile" sunt condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un mesaj pentru ca Outlook să aplice formatul. În regulile implicite, de exemplu, regula "Mesaje necitite" este activată când un mesaj este marcat ca necitit. Când această regulă este activată, Outlook utilizează fontul bold, albastru, cu 11 puncte Segoe UI, pentru ao afișa.

Outlook afișează reguli în ordine din partea de sus a listei. Regulile de mai sus pe listă au prioritate față de regulile inferioare. Cum funcționează acest lucru în practică? Să presupunem că aveți două reguli, unul în partea de sus a listei, care schimbă fontul în verde și unul mai jos în listă, care schimbă fontul în roșu. Dacă un mesaj îndeplinește condițiile ambelor reguli, fontul va fi schimbat în verde, deoarece regula este superioară în listă - regula care stabilește fontul în roșu este ignorată.

Cu regulile implicite, puteți modifica numai fontul. Nu puteți să ștergeți regulile implicite sau să mutați ordinea sau să modificați condițiile pentru această regulă. Cu toate acestea, puteți dezactiva regulile implicite, debifând-le în lista "Reguli pentru această vizualizare".

Cum se adaugă o nouă regulă

În fereastra Formatare condiționată, faceți clic pe butonul "Adăugați". O nouă regulă numită "Untitled" va fi adăugată în listă. Dă-i o regulă un nume și apoi dă clic pe butonul "Condiție".

Fereastra Filtru vă permite să decideți asupra condiției sau condițiilor pe care e-mailul trebuie să le îndeplinească pentru a fi formatată.

Vom folosi doar un exemplu simplu aici și vom căuta mesajele trimise de "Rob Woodgate" și vor conține cuvântul "Outlook" în câmpul Subiect.

Pentru aceasta, faceți mai întâi clic pe butonul "De la", care deschide agenda și selectați un contact.

Apoi, adăugăm "Outlook" în câmpul "Căutați cuvântul (ele)", asigurându-vă că opțiunea "Doar domeniu" este selectată din lista derulantă "În". Faceți clic pe "OK" când ați terminat.

Înapoi în formatul condiționat, faceți clic pe butonul "Font".

Vom face ca mesajele care se potrivesc cu filtrul pe care l-am creat să fie afișate în mov și bold. Alegeți-vă tot ce doriți, faceți clic pe butonul "OK", faceți din nou clic pe "OK" pentru a închide fereastra de formatare condiționată și apoi o dată pentru a închide fereastra Advanced View Settings.

Regulile sunt aplicate imediat. Puteți vedea mai jos că mesajele care întrunesc condițiile noastre sunt acum îndrăznețe și violete.

Acesta este doar un exemplu simplu - puteți adăuga o mulțime de condiții, chiar și cele foarte complexe. Înapoi în fereastra Filtru, puteți trece la fila "Mai multe opțiuni" pentru a vedea o grămadă de condiții suplimentare pe care le puteți alege.

Aici puteți alege să potriviți un mesaj dacă:

A fost atribuită o anumită categorie
Este citit sau necitit
Are atasamente sau nu are atașamente
Este marcat ca prioritate ridicată, normală sau scăzută
A fost marcată de dvs., de altcineva, de nimeni, sau marcată ca completă
Textul pe care îl căutați trebuie să corespundă cazului
Este o dimensiune particulară, mai mare sau mai mică decât o anumită dimensiune, sau între două dimensiuni

Treceți la fila "Avansat" și puteți crea condiții complexe.

Fila Advanced vă permite să selectați orice câmp de oriunde din Outlook și să selectați o condiție pe care doriți să o potriviți. Acest lucru ar putea fi destul de simplu, cum ar fi potrivirea expeditorului cu o adresă exactă, dar aveți multe opțiuni de alegere. Să presupunem că doriți ca regula dvs. să corespundă e-mailurilor pe care le-ați primit. Faceți clic pe butonul "Câmp", indicați spre "Câmpuri de dată / timp", apoi faceți clic pe opțiunea "Primite".

Faceți clic pe meniul derulant "Condiție" pentru a alege starea dvs..

Alegerile sunt mult mai mari decât v-ați aștepta:

Oricând
Ieri
Astăzi
Mâine
În ultimele 7 zile
În următoarele 7 zile
Săptămâna trecută
Săptămâna aceasta
Saptamana viitoare
Luna trecuta
Luna aceasta
Luna viitoare
Pe
Pe sau după
Pe sau înainte
Între
Exists
Nu exista

Și celelalte câmpuri pe care le puteți alege oferă cantități similare de opțiuni.

Selectați condiția, adăugați o valoare și dați clic pe butonul "Adăugați la listă".

Puteți adăuga cât mai multe condiții la lista dorită. Pentru a vă oferi o idee despre câți câmpuri există, uitați-vă doar la meniul "Toate câmpurile".

Meniul "Toate câmpurile de contact" are peste patru coloane de opțiuni - atât de multe pe care nu le-am putut potrivi într-o captură de ecran sensibilă. Deci, nu vom trece prin fiecare domeniu și condiții, dar acum știi unde sunt și cum să le folosești.

Puteți seta mai multe condiții într-o regulă pentru a obține lucruri la fel de specifice cum doriți. Doriți ca mesajele Outlook să fie afișate într-un font roșu de 16pt dacă sunt dintr-un anumit contact, primite în ultimele șapte zile, conțin un anumit cuvânt în subiect, și include un atașament? Nici o problema.

Cum să ștergeți o regulă

Dacă ați creat o regulă și nu o mai doriți, este ușor să o ștergeți. În fereastra Formatare condiționată, selectați regula pe care doriți să o ștergeți și faceți clic pe butonul "Ștergeți". Amintiți-vă că puteți șterge numai regulile pe care le-ați creat - nu regulile standard implicite ale Outlook.

Puteți adăuga cât mai multe condiții doriți și aveți cât mai multe reguli pe care le doriți. Și așa cum v-am arătat mai devreme, odată ce ați stabilit regulile de formatare condiționată așa cum doriți, puteți copia vizualizarea într-un alt dosar sau în toate folderele dacă doriți.