Pregătiți-vă documentul Word pentru distribuția în masă

Acest articol de oaspeți a fost scris de Askar, geekul din spatele site-ului tehnic DemoGeek.

Dacă lucrați la o echipă sau când aveți de-a face cu clienții dvs., vă recomandăm să vă asigurați că vă distribuiți documentele în mod corect, astfel încât informațiile din document să ajungă la audiența potrivită, iar confidențialitatea informațiilor este respectată.

Word 2007 are o caracteristică cu care vă puteți pregăti în mod formal documentul dvs. Word pentru o distribuție corespunzătoare unui grup de persoane sau chiar persoanelor care au un anumit factor de credibilitate.

preparare

Lansați Word 2007 și creați documentul așa cum doriți.

Odată ce sunteți mulțumit de document și sunteți gata să distribuiți, faceți o pauză pentru o clipă înainte de a atinge aplicația de e-mail și urmați acești pași simpli pentru a obține documentul gata de distribuire. Rețineți că acești pași sunt izolați și ceea ce înseamnă că puteți alege și alege pașii pe care doriți să urmați.

Faceți clic pe Butonul biroului și faceți clic pe "A pregati"Opțiune de meniu. Există 7 opțiuni diferite pe care ar trebui să le puteți vedea. Voi explica fiecare din aceste opțiuni, astfel încât să puteți alege și să alegeți combinația potrivită de opțiuni pentru cerințele dvs. de distribuție.

Proprietatile documentului

Primul din listă este "Proprietăți cu care puteți introduce informații despre metadate despre document.

Puteți introduce numele autorului documentului, titlul, subiectul, cuvintele cheie, categoria, starea și comentariile.

Unele dintre acestea pot fi vizualizate prin Fişier >> Proprietăți dialog.

Rețineți că, odată ce finalizați documentul, nu veți putea vedea aceste proprietăți, dar până atunci puteți să asociați proprietățile cu documentul pentru alții pentru a obține o idee despre document înainte de ao deschide.

Controlați documentul

A doua opțiune din listă este "Controlați documentul" opțiune. Ca parte a pregătirii pentru distribuirea documentului, puteți inspecta documentul pentru comentarii, revizuiri, mărci de revizie, adnotări pentru cerneală. Puteți inspecta metadatele ascunse sau orice informații personale care au fost salvate împreună cu documentul. Puteți inspecta orice date personalizate XML care au fost stocate împreună cu documentul. De asemenea, puteți inspecta orice informații despre anteturi, subsoluri și pentru orice filigran. În cele din urmă, puteți inspecta și textele ascunse din document.

Alegeți opțiunile de inspecție pe care doriți să le asigurați înainte de a distribui documentul și când ați apăsat butonul "Inspecta"Cuvântul Word va inspecta documentul și vă va notifica toate elementele pe care le găsește la inspecția sa.

Elementele care necesită atenția dvs. vor fi marcate cu un semn de exclamare și puteți alege să re-inspectați dacă doriți.

Criptați documentul

A treia în listă este "Criptați documentul" opțiune. Alegeți această opțiune dacă doriți ca documentul să fie vizionat numai de anumite persoane în care aveți încredere. Acesta vă permite să criptați documentul cu o parolă la alegere și utilizatorii trebuie să introducă această parolă pentru a vizualiza documentul.

Alegeți o parolă pe care o puteți distribui grupului. Sfatul meu este să nu alegeți o parolă pe care o utilizați personal, ci mai degrabă o parolă pe care nimeni nu o poate utiliza pentru a urmări înapoi la conturile dvs. online sau orice alte conturi sensibile pe care le utilizați personal.

Confirmați parola încă o dată. Parolele sunt casete sensibile și asigurați-vă că pentru a păstra / amintesc parola, deoarece nu există nici o modalitate de a recupera parola, dacă ați uitat și nu există nici o modalitate de a deschide fișierul dacă ați uitat parola.

Odată criptat, ar trebui să puteți vedea că opțiunea de meniu are o mică culoare de fundal pentru a indica faptul că acest document este criptat.

Când persoanele din grupul dvs. de distribuție încearcă să deschidă un document criptat, vor fi rugați să introducă o parolă.

Fără o parolă, ei nu vor putea să deschidă deloc documentul.

Restricționați permisiunea

Al patrulea pe listă este "Restricționați permisiunea" opțiune. Puteți utiliza opțiunea "Permiteți permisiunea" pentru a restricționa ceea ce pot face oamenii cu documentul. Dacă documentul este sensibil, puteți utiliza "Restricționați permisiunile" pentru a le restricționa de la editarea, copierea și imprimarea documentului.

Restriction Permission utilizează clientul Windows Rights Management pentru implementarea restricțiilor.

S-ar putea să vi se solicite instalarea Windows Rights Management instrument. Nu vă faceți griji, continuați și instalați-o, este din sursa de încredere. După instalare, ar trebui să puteți configura ceea ce pot face oamenii cu documentul.

Adăugați o semnătură digitală

Al cincilea în listă este "Adăugați o semnătură digitală" opțiune. Semnăturile digitale asigură integritatea documentului. Gândiți-vă la semnăturile digitale ca pe o semnătură de hârtie, dar realizată electronic pentru comoditate. Atunci când un document are semnătura digitală, acesta semnifică integritatea și încrederea documentului. Acest lucru ar fi util dacă distribuiți documentul unui grup foarte larg de audiență.

Faceți clic pe "Adăugați o semnătură digitală"Și Word vă vor solicita dialogul de mai sus pentru a căuta furnizori de semnături digitale pe Office Marketplace.

În Office Online Marketplace, ar trebui să găsiți un furnizor de semnături digitale pe care îl puteți utiliza pentru a semna documentul.

Executați verificarea compatibilității

Să trecem de la ultima opțiune "Executați verificarea compatibilității"Mai întâi. Dacă ați folosit orice caracteristică specifică programului Word 2007 și dacă bănuiți că audiența dvs. ar putea să utilizeze versiuni mai vechi de Word, atunci este posibil să doriți să executați verificatorul de compatibilitate pentru a vă asigura că documentul dvs. poate fi citit de întreaga audiență.

Word 2007 va rula un set de verificări de compatibilitate predefinite și dacă va găsi probleme de compatibilitate, le va afișa în dialogul de mai sus, dacă nu e bine să treceți la pasul final înainte de a distribui documentul.

Marchează ca finală

Acesta ar trebui să fie ultimul pas pe care ați vrut să îl urmați înainte de a distribui documentul grupului. După cum indică numele, această acțiune va marca documentul ca fiind toate setate pentru distribuire.

Deoarece acest lucru face schimbări semnificative în document, vi se va solicita să vă asigurați că doriți să marcați documentul ca fiind final.

Odată ce un document este marcat ca Final, documentul nu poate fi editat și va fi curățat de orice citire de probe, comentarii etc..

Documentele finalizate obțin o nouă pictogramă pe bara de stare, care arată mai mult ca o imprimare pe o hârtie.

Obținerea unui document pregătit pentru distribuire vă poate ajuta să evitați anumite greșeli evidente pe care le faceți atunci când distribuiți un document unui grup mare de persoane. Nu trebuie să urmați toți pașii; mai degrabă puteți alege și alege ce doriți sau doriți. Word 2007 este suficient de flexibil pentru a face ceea ce îi cereți să facă atunci când pregătește un document pentru distribuire.

Sper că veți găsi acest lucru util și sper să utilizați capacitatea programului Word 2007 de a finaliza în mod corespunzător un document înainte de distribuire. Dacă aveți întrebări sau comentarii, vă rugăm să anunțați-mă în comentarii.