Cum să folosiți Trello pentru a face o gestionare a proiectelor o briză

Trello poate fi o modalitate excelentă de a gestiona proiecte, de a comunica cu echipa dvs., de a organiza idei și de a servi ca un fel de "tablă de Internet", unde oamenii pot să se gândească împreună și să colaboreze într-un spațiu comun.

După ce ați creat o placă, puteți începe să adăugați membrii proiectului care va alcătui echipa. Pentru aceasta, faceți clic pe fila "Afișați meniul" din partea dreaptă, văzută aici.

Odată ce ați colectat toți membrii consiliului dvs. și sunteți gata să mergeți, puteți începe să adăugați liste noi. Titlurile acestor liste pot fi oricum, în funcție de tipul de proiect pe care îl creați, de fluxul de lucru al modului în care doriți să gestionați sarcini individuale și de modul în care preferați să gestionați conținutul global.

De exemplu, am enumerat mai jos câteva idei diferite. În fiecare listă, veți găsi opțiunea "Adăugați o cartelă", pe care o puteți face aici.

Odată ce cartela este creată în listă, faceți clic pe ea și veți vedea o fereastră care arată astfel:

Iar în aceste cărți unde începe adevărata organizație. Totul de la adăugarea membrilor la "Abonați-vă la o cartelă" (adică vor primi o alertă fie pe e-mail sau pe telefon atunci când se întâmplă o nouă acțiune), la etichetarea unei cărți pentru subsecțiunea sa se întâmplă în butoanele de pe partea laterală.

Puteți edita descrierea unei cărți (adică "Brainstorm only", un link către cercetarea pertinentă, clipuri YouTube etc.), precum și pentru a crea o "Listă de verificare", a se vedea partea laterală aici.

Listele de verificare reprezintă o modalitate excelentă de a gestiona cardurile individuale și de a vă asigura că toți membrii echipei sunt în permanență actualizați în cazul în care o anumită parte a proiectului este în orice moment. Pentru a adăuga o listă de verificare și a o popula cu elemente noi, treci cu mouse-ul peste butonul "Listă de verificare", dă clic pe "Adaugă" și începi să completezi sarcinile.

Alte setări de pe fiecare card includ opțiunea de a adăuga o dată scadentă, care poate fi actualizată sau modificată de orice membri care au primit permisiunea pe card.

Feedul de activitate poate fi găsit în meniul din partea dreaptă și atât timp cât o carte nu este marcată ca "privată", toate acțiunile echipei pot fi văzute dintr-un flux simplu de urmat.

O altă trăsătură extraordinară a lui Trello este că toate fișierele și folderele tale pot fi atașate chiar în cărți. Nu mai sapa printr-o serie nesterioara de dosare Dropbox cu parole complicate sau incercand sa obtineti pe cineva care sa-si organizeze corect permisiunile pentru Drive, cu Trello tot ce ai nevoie este chiar acolo si gata sa descarce direct de pe server.

Dar, în cazul în care echipa dvs. nu este gata să-și "abandoneze" Dropbox-ul încă, serviciul se integrează automat cu multe dintre cele mai populare servicii de cloud și vă va permite să atașați conținut direct din contul dvs. proprii.

Apoi, aici vin etichetele.

Etichetele sunt un moniker universal care vă poate permite cu ușurință separarea secțiunilor dvs. în subsecțiuni și așa mai departe. Spuneți, de exemplu, că aveți ceva în lista "Atribuită", dar nu știți la care departament aparține articolul?

Etichetele vă permit să codificați rapid conținutul specific pentru culori, astfel încât oricine este atașat la card poate recunoaște rapid cine este acesta și care este scopul alocării. Acest indiciu vizual face un sistem ușor de organizare, nu spre deosebire de filele colorate pe care le veți vedea în partea de sus a dosarelor căptușite înapoi într-un dulap de fișiere.

În cele din urmă, puteți alege să distribuiți o cartelă cu oricine prin e-mail sau să o conectați doar în spațiul de lucru din afara rețelei Trello.

Unele dintre caracteristicile extra, mai distractive ale lui Trello includ opțiunea de a adăuga autocolante prietenoase unui card sau unui membru, dintre care câteva sunt incluse în statutul de bază, precum și o întreagă bibliotecă suplimentară care se va deschide dacă vă înscrieți pentru Trello Gold abonare lunara.

Clasa de afaceri vă va oferi aceleași autocolante, dar în loc să plătiți suma de 5 USD pe lună în ansamblu, puteți alege să acordați calificări primare fiecăruia dintre angajații dvs. la un preț a'la carte cu discount de doar 3,75 USD pe persoană.

Setările suplimentare din bara de meniuri vă vor permite să controlați cu atenție permisiunile pentru membrii echipei dvs., inclusiv cei care pot citi cărțile, care pot să le comenteze și care au opțiunea de a arhiva, șterge sau muta lucrări mai vechi care au deja a servit scopul lor.

Aici veți găsi și meniul "Power Ups", inclusiv opțiunea de a vedea toate sarcinile și proprietarii acestora într-un format calendar complet cu date scadente și programe de potrivire, precum și opțiunea de a permite membrilor echipei dvs. să " vot "pe carduri speciale.

Ideea din spatele sistemului de votare este că, dacă toată lumea nu poate ajunge la un acord cu privire la o idee sau la ce sarcină să lucreze în continuare, puteți deschide piciorul până la vot. Orice opțiune primește cel mai mare număr de voturi este următorul proiect prin care este trimis.

Dacă o singură placă nu este suficientă, există întotdeauna opțiunea de a face mai mult. Segregarea forței dvs. de muncă în acest mod poate ajuta la eliminarea prea multă diafonie excesivă între diferite departamente și este întotdeauna o opțiune bună dacă vă faceți griji în legătură cu permisiunile sau cu oamenii care văd proiecte private în acțiune înainte de a fi pregătiți pentru publicul larg.

Odată ce o cartelă a servit scopului său, îl puteți împături cu ușurință în Arhivă prin apăsarea unui buton. Arhiva va conține conținut pentru mai mult de 30 de zile înainte de a fi șters definitiv, așa că asigurați-vă că nu trimiteți niciodată nimic în această zonă din Trello decât dacă sunteți absolut sigur că ați terminat cu ea pentru totdeauna.

Trello poate fi o modalitate utila si usor accesibila pentru tine si membrii echipei tale de a ramane organizata prin haosul agitat al zilei de lucru. Folosind toate multele caracteristici și trucuri, puteți să vă mențineți clar capul, proiectele dvs. pe drumul cel bun și amploarea sarcinilor dvs. publicate la timp, de fiecare dată.