Cum se utilizează Instrumentul de curățare a conversațiilor în Outlook

Unii oameni preferă să păstreze dosarele lor Outlook perfect controlate, cu e-mailuri categoric clasificate și stocate într-o structură logică, minimală folder. Cei mai mulți dintre noi nu suntem așa, așa că Microsoft a oferit instrumente pentru a vă ajuta. Unul dintre aceste instrumente este instrumentul puțin cunoscut de curățare a convorbirilor, care șterge sau mută e-mailuri redundante dintr-o conversație. Iată cum funcționează.

Puteți rula instrumentul Conversație Clean Up împotriva unei singure conversații, a unui dosar sau a unui dosar și a tuturor subdoscanelor sale. Acesta caută e-mailuri care sunt redundante, ceea ce înseamnă cele care sunt incluse în întregime într-un alt mesaj din conversație. Apoi șterge (în mod prestabilit) sau mută aceste e-mailuri într-un alt dosar, în funcție de modul în care l-ați setat. Acest lucru vă ajută să nu lăsați căsuța poștală să fie umplută cu mai multe copii ale aceluiași mesaj.

În primul rând, trebuie să setați parametrii de conversație pentru conversație. Accesați fila> Opțiuni> E-mail și apoi derulați până la secțiunea "Conversație curată".

În mod implicit, Conversation Cleanup șterge elementele, dar dacă doriți să mutați elementele redundante într-un dosar, puteți să faceți clic pe "Browse" și să alegeți dosarul la care doriți să le mutați. Acest lucru este util dacă doriți să vă asigurați că mesajele pe care instrumentul le găsesc sunt într-adevăr redundante. Instrumentul de conversare a conversațiilor este fiabil în experiența noastră, dar uneori nu există nici un substitut pentru verificarea propriilor lucruri.

Probabil că puteți lăsa celelalte opțiuni implicite deoarece sunt foarte sensibile, dar dacă situația sau preferințele dvs. sunt diferite, continuați și porniți sau opriți parametrii după cum doriți. Odată ce ați primit setările așa cum doriți, faceți clic pe "OK" pentru a reveni la Outlook.

Acum, trebuie să deschideți instrumentul. În fila "Acasă", faceți clic pe butonul "Curățare". Meniul drop-down vă oferă opțiunea de a curăța conversația selectată în prezent în dosar, întregul dosar sau întregul dosar și toate subdosajele.

De asemenea, puteți accesa acest meniu făcând clic pe Folder> Curățare dosar dacă nu aveți nevoie de opțiunea "Curățire conversație".

Vom merge acum cu "Clean Up Folder", dar procesul este același dacă ștergeți o conversație, un dosar sau un dosar și subdosajele acestuia. Și pentru o opțiune cu un clic, puteți oricând să faceți clic dreapta pe un dosar din panoul de navigare și să selectați "Curățare folder".

Prima dată când rulați acest instrument, apare o avertizare, oferindu-vă opțiunea de a schimba setările, de a rula instrumentul sau de a anula operațiunea.

Dacă doriți ca instrumentul să ruleze fără a vedea acest pop-up, activați opțiunea "Nu se afișează acest mesaj din nou".

Faceți clic pe "Clean Up Folder" pentru a rula instrumentul (dacă ați activat opțiunea "Nu se afișează acest mesaj din nou", atunci din acest moment instrumentul va rula imediat ce îl selectați). Când instrumentul rulează, ceea ce poate dura puțin timp dacă îl rulați pentru prima dată într-un dosar cu o mulțime de mesaje, apare o notă de stare în bara din partea inferioară a Outlook.

Puteți să folosiți Outlook în timp ce acesta se execută. Odată ce notificarea de stare dispare, instrumentul sa terminat. Nu vă va spune că a terminat - instrumentul este proiectat să ruleze în fundal pentru a vă ajuta, nu vă bombardează cu mesaje - dar vă va spune dacă nu poate găsi mesaje pentru a curăța.

Cam despre asta e. Când am rulat acest instrument pe un dosar exemplu care conținea 2487 de e-mailuri, a găsit 502 de e-mailuri care ar putea fi șterse. Peste o cincime din e-mailurile din dosar a fost redundantă, deci este un dispozitiv de deschidere a ochilor și un instrument care merită să fie utilizat dacă nu mai aveți spațiu sau nu sunteți obosit de conversații.