Cum să utilizați Cleanbox pentru cutia poștală pentru a vă curăța dosarele Outlook de gunoi

Căsuța poștală Curățire în Outlook este un set de instrumente concepute pentru a scăpa de gunoi de la cutia poștală. Puteți să o utilizați pentru a examina dimensiunea căsuței poștale, pentru a șterge automat articolele după mărime și dată și pentru a efectua câteva alte funcții. Să trecem prin ele și să aruncăm o privire.

În primul rând, trebuie să deschideți instrumentul. Faceți clic pe Fișier> Instrumente și faceți clic pe Curățarea cutiei poștale.

Există câteva instrumente disponibile și vom începe să analizăm cantitatea de date din cutia poștală.

Examinați dimensiunea căsuței poștale

Căsuța poștală Outlook este alcătuită din foldere - Inbox, Sent Items, Archive și așa mai departe - și cunoașterea dimensiunii folderelor vă ajută să vedeți unde sunt toate e-mailurile. Pentru a afla, dați clic pe "Vizualizați dimensiunea cutiei poștale".

Aceasta deschide fereastra Dimensiune folder, care vă arată dimensiunea fiecărui folder. În mod implicit, acesta se deschide în fila Date locale. Datele locale sunt datele stocate pe calculatorul dvs. în fișierele .pst și.ost.

Coloanele afișează numele, dimensiunea și dimensiunea totală a folderului (care este dimensiunea care include orice subdosare). Cea mai bună parte a acestei vizualizări este că vă arată foldere pe care nu le considerați în mod normal, cum ar fi calendarul. Dacă aveți mai mulți ani de numiri și cereri de întâlniri, ați putea avea cu ușurință o bucată decentă de kilobyte în calendarul pe care îl puteți curăța prin ștergerea evenimentelor vechi.

Dacă doriți să vedeți dimensiunea folderelor de pe serverul de poștă electronică, faceți clic pe fila "Date server". La prima deschidere a acestei file, s-ar putea să dureze puțin timp ca datele să fie populate. Acest lucru se datorează faptului că Outlook se conectează la serverul Exchange, solicitând datele din fișiere (care se calculează în zbor), apoi descărcând și afișând rezultatele.

În fiecare dată când deschideți această filă, recuperarea datelor va fi mult mai rapidă, deoarece Exchange trebuie să efectueze doar o analiză diferențială și majoritatea dosarelor nu modifică atât de mult. Odată ce fila este încărcată, veți vedea dimensiunile dosarelor de pe serverul Exchange. Este posibil ca aceasta să nu fie aceeași cu dimensiunea din fila Date locale, deoarece Outlook nu descărcă neapărat toate mesajele pe computer.

De exemplu, în fila Local Date folderul Dimensiune totală a arhivei este 116805 kb, dar pe fila Date server, dimensiunea totală este de 363399 kb-o diferență de 246594 kb (265 MB). Este o mulțime de e-mailuri care nu sunt vizibile în datele locale. Ce se întâmplă?

În mod prestabilit, Outlook păstrează doar o anumită cantitate de e-mail pe clientul dvs. local pentru a vă asigura că adresa dvs. de e-mail nu ocupă prea mult spațiu. Pe calculatoarele cu un hard disk mai mare de 64 GB (care este în prezent cea mai mare parte a acestora), Outlook va păstra numai e-mailurile din ultimul an pe computerul dvs. Mesajele vechi sunt păstrate pe serverul de e-mail și le puteți accesa. Puteți să descărcați mesajele mai vechi și să le modificați dacă doriți. Rețineți că puteți schimba setările implicite pentru a le descărca Mai puțin mail, de asemenea, dacă vă luptați pentru spațiu, ați putea dori să schimbați implicit de la 1 an la 6 luni (sau mai puțin).

(Notă: aceasta afectează numai conturile care utilizează un server Microsoft Exchange, cum ar fi Hotmail, live.com, O365 și câteva conturi corporative. Dacă utilizați Outlook pentru a descărca poștă de la alți furnizori, cum ar fi Google sau Yahoo, această setare este ignorată și toate mailul este descărcat.)

Acum, că știți cât de multe date conțin dosarele dvs., puteți prioritiza pe cele pe care le curățați.

Căutarea unei corespondențe vechi sau mari

Dacă ați primit poștă în mai multe foldere diferite, puteți căuta întreaga dvs. căsuță poștală pentru mesaje mai mari sau mai mari.

Acest lucru este foarte util dacă doriți să găsiți mesaje de poștă electronică cu atașamente mari pe care le puteți șterge sau puteți trece de la Outlook la o unitate de hard disk sau serviciu cloud. De exemplu, dacă doriți să găsiți toate e-mailurile de peste 5 MB, puteți schimba câmpul "Găsiți elemente mai mari decât" la 5000 kb și apoi faceți clic pe butonul "Căutare".

Panoul de căutare standard din Outlook revine cu o listă de e-mailuri care au cel puțin 5 MB.

Aceste rezultate returnează numai e-mailuri, dar puteți schimba câmpul "Look" la orice tip specific de fișier dacă doriți să aruncați o plasă mai largă.

Din rezultatele căutării, puteți să deschideți fiecare e-mail și să le ștergeți sau să eliminați atașamentele. Nu uitați să salvați atașamentele înainte de a le șterge sau de a le șterge dacă aveți nevoie să le salvați.

Lansarea unui AutoArchive

Puteți seta parametrii auto-arhivari pentru fiecare folder individual din Outlook, ceva pe care l-am acoperit înainte, ca parte a unui aspect mai larg al păstrării fără probleme a Outlook-ului. Dacă ați configurat reguli auto-arhivă, le puteți da afară în Curățarea cutiei poștale făcând clic pe butonul "AutoArchive".

Acest proces se leagă prin toate folderele din Outlook și aplică regulile auto-arhivate pe care le-ați configurat. Dacă nu ați stabilit niciunul, atunci este posibil să vă îngrijorați de apăsarea accidentală a acestui buton, dar nu vă faceți griji - regula autoarhivă implicită este de a nu face nimic.

Vizualizați și Golirea elementelor șterse

Dacă doriți să ștergeți mesajele e-mail prin mutarea lor în dosarul Ștergeți articolele și pe care le rarâți rar, această opțiune este pentru dvs..

Notă: Unii oameni preferă să folosească folderul Elemente șterse ca un fel de arhivă, aruncând lucruri acolo și niciodată golind dosarul. Aceasta nu este o idee bună, deoarece există o mulțime de moduri în care puteți goli dosarul Articole șterse prea ușor. În schimb, dacă trebuie să păstrați un mesaj, configurați o arhivă!

Faceți clic pe "Vizualizați dimensiunea elementelor șterse" pentru a vedea cât spațiu se ridică elementele dvs. șterse, apoi respirați adânc și faceți clic pe "Goliți".

Aceasta va șterge toate elementele din dosarul Articole șterse. Dacă asta te sperie, atunci cu toate mijloacele, fă o clipă pentru a muta mai întâi mesajele importante în arhiva ta, dar trebuie să îți eliberezi regulat articolele șterse și nu utilizați-l ca arhivă.

Vizualizați și ștergeți mesajele de conflict

Opțiunea finală din Căsuța poștală este de a șterge mesajele de conflict. Acestea sunt e-mailuri pe care Outlook le consideră a fi conflicte cu un e-mail existent deoarece au aceleași informații de antet. În mod normal, acest lucru se datorează unor probleme de sincronizare temporară cu serverul Exchange și ar trebui să puteți șterge aceste e-mailuri fără probleme. Pentru a vedea dacă aveți e-mailuri în dosarul Conflict, faceți clic pe butonul "Afișare dimensiune conflicte" pentru a vedea o versiune filtrată a ferestrei Sizes de foldere.

Dacă există e-mailuri acolo, închideți fereastra Folder Size și apoi faceți clic pe butonul "Delete" din fereastra Cleanbox Mailbox.

Acesta este instrumentul Curățarea cutiei poștale. Nu este deosebit de strălucitor, dar e eficient și util.