Cum să comutați și să personalizați vizualizarea Conversație în Outlook

Înapoi în Outlook 2010, Microsoft a introdus Afișare conversație, care funcționează ceva asemănător cu filetarea conversației Gmail. Este activată în mod implicit în versiuni mai noi Outlook, dar nu și dacă ați făcut upgrade de la o versiune mai veche, unde a fost oprită. Deci, dacă nu știați că a fost acolo, ar putea fi momentul să aruncați o privire.

Ce este Vizualizarea conversației?

Deși Microsoft a vorbit mult despre Conversație View atunci când l-au introdus, cei mai mulți oameni din afara departamentelor IT ale companiei și cititori de site-uri web de înaltă tehnologie probabil că nu erau conștienți de acest lucru. La urma urmei, când a fost ultima dată când ați căutat și ați citit articolul "noi caracteristici" pe o aplicație pe care o utilizați?

Acesta este un păcat pentru că Conversation View este o caracteristică la îndemână pe care o mulțime de oameni o doreau după ce a văzut o conversație în noul Gmail al Google, care a debutat în 2004/5. Aceasta a fost cererea ca, brusc, toată lumea să vorbească despre cum să folosească coloana "Conversație" pentru a grupa mesajele de poștă electronică în Outlook 2003, deși acest lucru a luat doar mesajele de poștă electronică din același folder. Așadar, unele soluții complexe au fost modelate folosind foldere de căutare dinamică, dar acest lucru a fost un pic brut în comparație cu ușurința de lucru Gmail de la AJAX.

Microsoft sa ocupat de acest caz și a adăugat o vizualizare corectă a convorbirilor - una care trage emailuri din toate folderele - atunci când au lansat Outlook 2010. Acest lucru ar părea puțin cam târziu, văzând cum versiunea lor anterioară a ieșit cu 3 ani mai devreme (Outlook 2007), dar se poate presupune doar că a fost nevoie de managerii de produs de la Microsoft pentru a-și da seama cât de populară a fost conversația Gmail cu ajutorul conversației, moment în care era prea târziu să o adăugați în 2007. Nu contează, Outlook 2010 a primit-o și a fost efort decent, care a funcționat bine în toate iterațiile de atunci.

Deoarece Outlook 2013 a fost pornit în mod implicit, dar în multe companii, acesta este încă oprit implicit de departamentul IT. De asemenea, dacă l-ați dezactivat în vechea versiune de Outlook, acesta rămâne oprit când treceți la o versiune nouă. Unul dintre agenții noștri l-au dezactivat acum cinci ani în Outlook 2013 și este în continuare oprit acum că se află în Outlook 2019. Este activat implicit și în aplicația Web Outlook și este mai bine folosit acolo, o mulțime de oameni, clientul Outlook este principala lor aplicație de e-mail.

Să aruncăm o privire asupra modului de a reveni la Conversation View și asupra opțiunilor de personalizare pe care le aveți. Mai bine mai tarziu decat niciodata!

Cum se activează și dezactivează vizualizarea Conversație

Puteți activa și dezactiva afișarea Conversație printr-o simplă comutare, deci dacă încercați și nu vă place, este ușor să o dezactivați. Pentru ao activa, porniți opțiunea Vizualizare> Afișare ca conversații.

Outlook afișează un mesaj de confirmare care vă oferă opțiunea de a activa vizualizarea în fiecare folder ("Toate cutiile poștale") sau doar folderul curent ("Acest dosar").

Încercați să comutați pe "Acest dosar", ceea ce vă va oferi șansa de a vedea dacă vă place acest lucru înainte de al porni peste tot. Pentru a dezactiva complet opțiunea Conversație, comutați din nou opțiunea Afișați> Afișați ca conversații.

Ce înseamnă conversația??

Ecranul Conversație aranjează mesajele într-un fir în ordine cronologică, cu cel mai nou mesaj din partea de sus. Acestea sunt inițial ascunse sub mesajul de sus, cu un triunghi în partea stângă pentru a indica că există un fir de mai jos.

Dând clic pe triunghi se extinde firul și se afișează e-mailurile.

Mesajul principal este antetul conversației și nu este un mesaj. În schimb, conține numele persoanei care a început conversația și subiectul. Dacă faceți clic pe el, nu veți vedea nimic în panoul de citire.

Dacă faceți clic pe oricare dintre mesajele de sub antet, Outlook le afișează în panoul de lectură ca de obicei. Mesajele noi sunt adăugate automat în partea de sus a conversației sub antet și sunt afișate cu caractere cursive aldine pentru a indica că nu au fost încă citite.

O conversație cu un mesaj nou este trimisă automat în partea de sus a dosarului, astfel încât conversațiile cele mai recente sunt întotdeauna în partea de sus.

Acest lucru demonstrează, de asemenea, una dintre cele mai puternice caracteristici ale Vizualizării conversației, și anume că preia emailurile de oriunde din Outlook și le arată într-un singur loc, cu numele folderului care conține corespondența afișată proeminent. În această conversație, există mesaje de poștă electronică în dosarul curent, în dosarul Inbox și, de asemenea, în dosarul Trimise articole. Dacă vom aplica Vizualizarea conversației în Inbox, vom vedea exact aceeași conversație.

Cum personalizați vizualizarea conversației

În opțiunea Vizualizare> Afișare ca conversații, există opțiunea Setări conversație. Faceți clic pe aceasta pentru a afișa opțiunile de conversație.

Opțiunile sunt:

• Afișați mesajele din alte foldere: Afișează mesajele din conversație indiferent de folderul în care se află. Dacă aceasta este dezactivată, veți vedea numai mesajele de conversație care se află în dosarul pe care îl vizualizați în prezent.
• Afișați expeditorii deasupra subiectului: Afișează numele expeditorului în partea de sus a conversației, mai degrabă decât subiectul, atunci când este în modul compact (vizualizarea implicită pentru dosare în Outlook). Imaginile de ecran de mai jos arată când setarea este activată și dezactivată.

• Extindeți întotdeauna conversația selectată: Afișează conversația selectată în mod continuu în modul expandat tot timpul, chiar dacă părăsiți dosarul și reveniți la el. Dacă doriți ca o conversație specifică să apară întotdeauna în modul extins în fiecare folder care conține unul dintre mesajele din conversație, va trebui să activați această opțiune în fiecare dintre folderele.
• Utilizați vizualizarea clasificată cu indice: Afișează mesajele într-o liniuță înclinată, cu mesajul mai vechi, cu cât linia este mai mare. Aceasta este o setare de folder care se va aplica pentru fiecare conversație din dosar.

Există încă o setare de personalizare, pe care o puteți găsi în Fișiere> Opțiuni. Alegeți categoria "Mail" din stânga și apoi derulați în jos până la secțiunea "Altele" pentru a găsi setarea "Nu extindeți automat conversațiile când utilizați tastatura pentru a modifica mesajele".

Implicit, această setare este dezactivată, astfel încât atunci când utilizați săgețile Sus și Jos de pe tastatură pentru a naviga printr-un dosar, conversațiile sunt extinse automat când le selectați. Dacă activați această setare, conversațiile vor rămâne contractate când sunt selectate utilizând tastatura și puteți utiliza tastele săgeată STÂNGA și DREAPTA pentru a le extinde manual și a le contracta. Acest lucru este deosebit de util dacă sunteți tipul de persoană care preferă să utilizeze tastatura ori de câte ori este posibil.

Aceasta este vizualizarea Conversație, încercarea Microsoft de a discuta conversațiile. Credem că este destul de bine, cu suficiente personalizări pentru a atrage diverși utilizatori, dar nu atât de greu de folosit. Și dacă nu vă convine, puteți să o dezactivați oprind din nou opțiunea Vizualizare> Afișare ca conversații.