Cum se configurează și se folosește Open365, o alternativă open source la Office 365

Dacă utilizați suita de programe LibreOffice, veți fi bucuroși să aflați despre Open365. La fel cum LibreOffice este alternativa gratuită, open source la Microsoft Office, Open365 este contrapartea gratuită a Office 365 bazat pe cloud.

Open365, în prezent în versiune beta, funcționează foarte mult ca Office 365. vă permite să editați documente, cum ar fi .docx, .xlsx sau .pptx, dar puteți încărca și fișiere media în contul dvs. Open365. Dacă un format de fișier nu este acceptat, vi se va solicita să descărcați fișierul astfel încât să îl puteți deschide într-un program adecvat. Puteți să deschideți și să editați documente Microsoft Word, Excel și PowerPoint (și LibreOffice Writer, Calc și Impress documents, desigur) online, precum și să le stocați în cloud pentru a le accesa de oriunde. Când vă înscrieți pentru un cont Open365 gratuit, veți primi 20 GB de spațiu de stocare în format cloud pentru fișierele dvs., deși nu este clar în acest moment dacă acesta este disponibil numai în perioada beta.

NOTĂ: La momentul publicării acestui articol, singurul fișier nou pe care îl puteți crea pe Open365 este un fișier Markdown. Dacă doriți să creați un nou document LibreOffice Writer, Calc sau Impress, creați unul pe unitatea hard disk locală utilizând una din aplicațiile desktop LibreOffice (sau aplicații portabile) și apoi încărcați fișierul în biblioteca dvs. Open365. De asemenea, puteți încărca fișiere LibreOffice sau Microsoft Office în contul dvs. Open365 și vă vom arăta cum să încărcați cu ușurință fișierele documentului mai târziu în acest articol.

Cum se înregistrează pentru un cont Open365

Pentru a vă înscrie pentru Open365 Beta, vizitați acest site web și introduceți adresa dvs. de e-mail.

Introduceți un "nume de utilizator", care va fi adresa dvs. de e-mail la Open365 ([email protected]). Veți folosi această adresă de e-mail pentru a vă conecta la contul dvs. Open365. Alegeți o parolă și introduceți-o de două ori (o dată în caseta de editare "Parolă" și din nou în caseta de editare "Repetare parolă".) E-mailul pe care l-ați introdus în pagina de acces rapid este introdus automat în caseta "E-mail". restul formularului, dați clic pe caseta de selectare "Înțeleg și accept politica de confidențialitate Open365" (puteți citi politica făcând clic pe linkul "Politica de confidențialitate"), apoi faceți clic pe "Înregistrați".

Caseta de dialog Salvare ca browser se deschide automat pentru a putea descarca clientul Open365. Clientul nu este necesar să utilizeze Open365, dar facilitează sincronizarea documentelor între PC și contul dvs. Open365.

Nu trebuie să descărcați fișierul de instalare client acum; acesta poate fi ușor descărcat mai târziu din contul dvs. Open365. Dacă doriți să descărcați acum fișierul de instalare client, navigați la locul unde doriți să salvați fișierul și faceți clic pe "Salvați". În caz contrar, faceți clic pe "Anulați". Vom discuta despre instalarea și utilizarea clientului Open365 mai târziu în acest articol.

Următorul ecran se afișează și după ce ați terminat ecranul de înregistrare. Faceți clic pe "Sunt gata" pentru a continua.

În ecranul de conectare, introduceți noua adresă de e-mail Open365 în caseta de editare "Nume de utilizator", apoi introduceți parola și faceți clic pe "Log in".

Dacă doriți să primiți notificări din Open365, faceți clic pe "Permite" din fereastra de tip pop-up care se afișează. Aceste notificări includ mesaje despre încărcări și descărcări de fișiere care completează.

Cum se deschide bibliotecile și fișierele

Odată ce v-ați înscris la Open365 și v-ați conectat, va fi afișată vizualizarea "Hub". Inițial, aveți o bibliotecă numită "Biblioteca mea", care conține câteva fișiere exemplu. Puteți crea mai multe biblioteci pentru a vă ajuta să clasificați fișierele. De exemplu, poate doriți o bibliotecă pentru fișiere personale și una pentru fișiere de lucru.

Pentru a accesa fișierele eșantion din bibliotecă, faceți clic pe "Biblioteca mea".

Faceți clic pe unul dintre fișierele eșantion pentru ao deschide.

Dacă fișierul este într-un format acceptat, acesta este deschis în întregul program LibreOffice online, altfel vi se cere să descărcați fișierul.

NOTĂ: Este posibil să dureze ceva timp ca documentul să se încarce, deci fiți răbdător dacă vedeți o pagină goală.

Utilizați meniurile și caracteristicile editorului online pentru a adăuga sau modifica documentul. Puteți să o salvați utilizând comanda Salvare din meniul Fișier, la fel ca și în cazul unui program local pe computer. Din nou, salvarea documentului dvs. poate dura ceva timp, deci aveți răbdare.

Dacă salvați un document Microsoft Office, se afișează următoarea casetă de dialog de avertizare care vă spune că documentul dvs. poate conține un format de formatare care nu poate fi salvat în formatul actual. Dacă ați utilizat orice caracteristică care este exclusivă pentru LibreOffice, acestea nu vor fi salvate cu fișierul dacă îl salvați ca fișier Microsoft Office. Pentru a continua salvarea documentului în format Office (Word în acest exemplu), faceți clic pe "Utilizați Microsoft Word 2007-2013 XML Format".

NOTĂ: Notați această casetă de dialog spune Word 2007-2013 (de la publicarea acestui articol). De asemenea, puteți lucra cu fișiere Microsoft Office 2016 în Open365. Am testat serviciul utilizând un fișier Word 2016.

Pentru a închide documentul, închideți pur și simplu fila. Se afișează caseta de dialog Confirmare navigare, avertizând că puteți pierde munca dacă părăsiți pagina. Dacă ați salvat documentul, faceți clic pe "Lăsați această pagină" pentru a închide fila.

Cum se creează o nouă bibliotecă

După cum am menționat mai devreme, puteți crea mai multe biblioteci în interfața web pentru a vă clasifica documentele. Pentru a crea o nouă bibliotecă, faceți clic pe linkul "Biblioteci" de deasupra listei de documente pentru a reveni la lista principală de biblioteci.

Apoi, faceți clic pe "Biblioteca nouă" din dreapta de deasupra listei de documente.

Se afișează caseta de dialog Biblioteca nouă. Introduceți un nume pentru noua dvs. bibliotecă în caseta de editare "Nume". Am testat criptarea pe o nouă bibliotecă creată în interfața web și nu funcționează încă. Deci, nu bifați caseta "Criptare". Faceți clic pe "Trimiteți".

Faceți clic pe noua bibliotecă din lista de biblioteci pentru al deschide.

Cum să încărcați un document

Încărcarea documentelor în contul dvs. Open365 vă permite să vizualizați și să editați acele documente oriunde aveți o conexiune la internet. Pentru a încărca un document, deschideți File Explorer (sau Windows Explorer), găsiți documentul pe care doriți să îl încărcați și trageți-l în fereastra browserului în noua dvs. bibliotecă.

De asemenea, puteți să faceți clic pe butonul "Încărcați" din bara de instrumente și să selectați un fișier pentru încărcare utilizând caseta de dialog Deschidere.

După terminarea încărcării fișierului, fereastra browserului de încărcare fișier se afișează în partea de jos a ferestrei browserului.

Documentul este disponibil pentru vizualizare și editare în noua bibliotecă.

Cum se descarcă un document

Deci, ați făcut modificări la documentul dvs. online din diverse locații și acum doriți să descărcați fișierul pe laptop pentru a putea lucra offline. Poate că trebuie să lucrați pentru document într-o locație fără o conexiune la internet pentru un timp. Puteți să-l încărcați din nou și să înlocuiți fișierul documentului online odată ce aveți conectivitate la internet.

Pentru a descărca un document, deplasați mouse-ul peste linie pentru documentul dorit și faceți clic pe butonul "Descărcați".

În caseta de dialog Salvare ca, navigați la locul în care doriți să salvați documentul. Numele actual al documentului este introdus în caseta de editare "Nume fișier". Schimbați numele dacă doriți și apoi faceți clic pe "Salvați".

Cum se utilizează Clientul Open365

Clientul Open365 vă permite să încărcați și să descărcați cu ușurință documente prin crearea unei biblioteci dintr-un folder de pe mașina dvs. locală și prin sincronizarea acelui dosar cu biblioteca conectată în contul dvs. Open365, la fel ca Google Drive sau Dropbox. Dacă nu ați descărcat încă clientul, conectați-vă la contul dvs. și dați clic pe linkul "Descărcați clientul" din partea de jos a ecranului.

Instalați clientul din fișierul descărcat, urmând instrucțiunile de pe ecran.

Odată ce clientul este instalat, executați-l. În Windows 7 și 10, puteți rula Open365 din meniul Start. În Windows 8 / 8.1, căutați Open365 pe ecranul de pornire pentru a găsi programul și a îl rula.

Ecranul Alegeți dosarul secundar vă permite să specificați ce folder din calculatorul dvs. va fi descărcat în mod implicit din biblioteci. Inițial, dosarul dvs. de utilizatori se află sub C: \ Users este selectat și va fi creat un subfolder Seafile în acel director. Pentru a schimba acest dosar, faceți clic pe "Alegeți".

În caseta de dialog Vă rugăm să alegeți un director, navigați la directorul la care doriți să descărcați biblioteci în mod implicit și faceți clic pe "Select Folder".

Calea completă către dosarul selectat este introdusă în caseta de editare. Faceți clic pe "Următorul".

Se afișează caseta de dialog Adăugare cont. În mod implicit, adresa URL a serverului Open365 este introdusă automat în caseta de editare "Server". Cu toate acestea, dezvoltatorii Open365 intenționează să elibereze unelte care vă vor permite să găzduiți propriul server. Prin urmare, spre deosebire de Office 365, veți avea acces la caracteristici similare cu Office 365, fără a renunța la controlul propriilor date. Pentru acest exemplu, totuși, vom folosi serverul Open365, deci acceptați calea implicită la server.

În caseta de editare "E-mail", introduceți adresa de e-mail Open365 pe care ați creat-o din numele de utilizator și apoi introduceți parola. Numele curent al computerului dvs. este introdus automat în caseta de editare "Computer Name". Modificați acest text dacă doriți să utilizați un nume diferit. Faceți clic pe "Conectați".

Se deschide clientul Open365. Puteți să mapa un folder de pe unitatea hard disk locală într-o bibliotecă din contul dvs. Open365. Acest lucru vă permite să adăugați pur și simplu fișiere în acel dosar pentru a le încărca și a șterge fișiere din acel dosar pentru a le elimina din cont. Puteți să deschideți fișiere din interiorul acelui dosar, să le modificați și să reîncărcați documentul în contul dvs. Open365.

Pentru a sincroniza un folder local cu o bibliotecă online, deschideți File Explorer (sau Windows Explorer), navigați la dosarul pe care doriți să îl sincronizați și trageți-l în caseta "Selectați sau Drop Folder to Sync" din partea inferioară a ferestrei client Open365.

În caseta de dialog Creare bibliotecă, calea către dosarul pe care ați tras-o în fereastra clientului este introdusă automat în caseta de editare "Cale", dar puteți da clic pe "Alegeți" pentru a schimba această cale. Poate că v-ați răzgândit sau ați tras dosarul greșit pe fereastra clientului. În mod implicit, numele folderului este introdus ca nume al bibliotecii. Cu toate acestea, puteți să o modificați în câmpul "Nume". Criptarea nu funcționează nici în clientul Open365, deci nu verificați caseta "criptată". Faceți clic pe "OK".

Toate documentele din folderul local sunt încărcate automat în noua bibliotecă din contul dvs. Open 365 online.

Cum să distribuiți o bibliotecă sau un document

De asemenea, puteți să permiteți accesul altor biblioteci și documente. Pentru a face acest lucru, deplasați mouse-ul peste bibliotecă din listă și faceți clic pe butonul "Partajare".

Caseta de dialog Partajare afișează moduri diferite de partajare a bibliotecilor. Puteți genera un link de descărcare pentru a permite altor persoane să descarce biblioteca și fișierele din bibliotecă sau puteți genera un link de încărcare care ar permite altor persoane să încarce fișiere în bibliotecă. De asemenea, puteți partaja o întreagă bibliotecă cu un singur utilizator sau cu un întreg grup. Poate doriți să creați grupuri de colegi, prieteni sau familie și să distribuiți simultan o bibliotecă de fișiere cu toți cei dintr-un grup.

Când distribuiți documente, puteți genera doar un link de descărcare.

Pentru acest exemplu, voi crea un link care va permite altora să descarce biblioteca pe care am trimis-o. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că "Link-ul de descărcare" este selectat în partea stângă. Dacă doriți să adăugați protecția prin parolă în biblioteca sau documentul partajat, bifați caseta "Protecția parolei" și introduceți o parolă de două ori.

Când partajați o bibliotecă și ați aplicat o parolă, destinatarul linkului va trebui să introducă acea parolă pe pagina web pentru a accesa fișierele.

Dacă distribuiți un document, este disponibil și un link de descărcare directă (indiferent dacă ați aplicat sau nu o parolă în document). Aceasta permite destinatarului linkului să descarce documentul fără a introduce o parolă, chiar dacă unul a fost aplicat documentului.

Open365 are aplicații disponibile pentru iOS și Android. În Open365 pe iOS, se pare că puteți să deschideți documente numai în alte procesoare de text pe dispozitivul dvs. și crearea de fișiere noi nu funcționează corect. Pentru Android, există și LibreOffice Viewer Beta pentru Android, care se află în stadiu incipient de dezvoltare. Există un mod de editare experimental pe care îl puteți activa și "utilizați pe propriul risc". Am încercat și nu a funcționat foarte bine încă.

Open365 este util dacă creați și editați documente LibreOffice pe un computer Windows, Mac sau Linux și doriți să accesați documentele de pe orice mașină fără a fi nevoie să transferați documentele prin "plasă de sanie". Amintiți-vă, este în beta și încă în stadii incipiente de dezvoltare, deci nu totul funcționează încă și ar putea exista unele bug-uri, dar arată promițător.