Cum să setați o dată de expirare când permiteți accesul la fișierele Google Drive
Partajarea unui fișier de pe Google Drive este o modalitate excelentă de a permite clienților și contractanților să acceseze documente fără a le descărca. Dacă doriți doar ca persoanele să aibă acces temporar la fișiere, puteți seta o dată de expirare automată atunci când le distribuiți. Iată cum.
Notă: Pentru a utiliza această funcție, ca proprietar al documentului, trebuie să aveți un cont G Suite plătit. Persoanele cu care împărțiți documentul fac nu aveți nevoie de un cont plătit pentru a vizualiza documentele.
Cum se stabilește o dată de expirare în fișierele Google Drive
Activați Google Drive conectat la contul dvs. G Suite, faceți clic dreapta pe fișierul pe care doriți să-l distribuiți, apoi faceți clic pe "Share" din meniul contextual.
Adăugați adresele de e-mail ale tuturor persoanelor cărora doriți să le partajați și apoi faceți clic pe butonul "Trimiteți". Dacă trimiteți invitația într-un cont Gmail, aceste persoane sunt adăugate automat în lista persoanelor care pot accesa fișierul. Dacă trimiteți un alt tip de adresă, fiecare persoană va primi un e-mail cu un link care direcționează spre fișier.
Acum, faceți clic dreapta pe fișier și faceți din nou comanda "Partajare".
De data aceasta cu opțiunile de partajare deschise, dați clic pe linkul "Avansat".
Pe lângă informațiile de contact ale fiecărei persoane, veți vedea o pictogramă cu temporizator. Faceți clic pe acesta pentru a seta o dată de expirare.
De aici, faceți clic pe meniul derulant "Acces expiră" pentru a alege 7 zile, 30 de zile sau pentru a seta o dată de expirare particularizată.
Alegerea opțiunii "Date personalizate" deschide un calendar pentru ca dvs. să selectați o dată mai precisă.
Dacă doriți să setați o dată de expirare pentru oricine altcineva, faceți clic pe cronometrul de lângă numele acestuia. Trebuie să setați o dată de expirare pentru fiecare persoană.
În cele din urmă, dați clic pe "Salvați modificările" pentru a finaliza editările pe care le-ați efectuat tuturor utilizatorilor.
Există o avertizare aici despre care ar trebui să fii conștient. În mod prestabilit, persoanele cărora le distribuiți pot descărca, imprima sau copia fișierul și dacă au făcut acest lucru, vor avea acces la aceste copii după orice dată de expirare stabilită. Aveți posibilitatea să setați permisiunea lor de vizualizare numai și apoi să activați opțiunea "Dezactivați opțiunile de descărcat, tipăriți și copiați pentru commenters și telespectatori" pentru a preveni acest lucru, dar acei oameni nu vor putea edita documentul.
Totuși, dacă aveți persoane care au nevoie doar de acces temporar pentru a vizualiza sau a comenta un document, această caracteristică funcționează excelent.
