Cum se salvează e-mailurile (și alte articole) ca fișiere în Microsoft Outlook

Puteți să salvați e-mailurile Outlook, persoanele de contact și întâlnirile Outlook ca fișiere individuale. Salvarea acestor elemente vă poate ajuta să le accesați mai repede și ușor mai târziu. Este o modalitate convenabilă de a face copii de siguranță sau de a distribui anumite mesaje sau de a le face ușor accesibile.

Cum să salvați un mesaj de e-mail ca fișier

În primul rând, să aruncăm o privire asupra modului de salvare a mesajelor ca fișiere în Outlook. Acest lucru poate fi util dacă doriți să aveți o copie de rezervă a e-mailului de pe computer (sau să copiați pe un alt computer) sau dacă doriți să utilizați mesajul ca șablon pentru mesajele viitoare mai târziu.

Începeți prin a deschide mesajul pe care doriți să îl salvați. În fereastra de e-mail, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.

Selectați comanda "Salvează ca".

În meniul "Salvare ca", navigați la locația pe care doriți să o salvați, apoi introduceți un nume pentru fișier. În mod prestabilit, Outlook îl numește cu linia de subiect a mesajului, dar îl puteți modifica oricând doriți.

De asemenea, puteți salva un mesaj ca diferite tipuri de fișiere utilizând meniul derulant "Salvați ca tip". Implicit este format Outlook Message Format. Dacă alegeți acest lucru, puteți să faceți dublu clic pe fișier pentru al deschide din nou în Outlook. Dar, există și alte câteva opțiuni pe care le puteți alege:

Doar text: Când salvați mesajul ca fișier numai de tip text, salvați doar cuvintele, nu formatul sau imaginile.
Șablonul Outlook: Salvarea mesajului ca un șablon de Outlook înseamnă că puteți aplica formatarea viitoarelor e-mailuri. Când deschideți fișierul, Outlook creează un mesaj nou cu conținutul fișierului pe care apoi îl puteți adresa și trimite în drum.
HTML: Salvarea mesajului ca document HTML înseamnă că salvezi e-mailurile pentru a fi vizualizate într-o pagină web. Veți putea deschide mesajul în orice browser web.
MHT: Un fișier MHT este un fișier de arhivare a paginii web. Ca un fișier HTML, acesta este conceput pentru a fi vizualizat într-un browser web. Spre deosebire de un fișier MHT, un fișier HTML salvează toate textele, codurile, imaginile și alte materiale media într-un singur fișier.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".

Și mesajul dvs. este acum salvat ca fișier.

Cum se salvează un mesaj de e-mail ca un PDF

De asemenea, puteți salva e-mailul ca PDF utilizând imprimanta PDF încorporată în Office. Salvarea ca PDF este o modalitate foarte bună de a salva o copie de rezervă a unui mesaj pe care îl veți putea citi cu toate formatele corespunzătoare.

În fereastra de mesaj, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.

Faceți clic pe comanda "Imprimare".

Faceți clic pe meniul derulant "Imprimantă", apoi alegeți opțiunea "Imprimare în PDF".

Rețineți că dacă aveți o altă aplicație de creare PDF instalată pe computer (sau dacă utilizați MacOS), opțiunile de aici ar putea fi diferite. De exemplu, dacă aveți instalat Adobe, probabil veți vedea o opțiune "Adobe PDF". Asta va funcționa la fel de bine.

Apoi, faceți clic pe butonul "Imprimare".

În fereastra "Salvați PDF ca" care se deschide, selectați unde doriți să fie salvat PDF-ul dvs., tastați un nume de fișier, apoi faceți clic pe butonul "Salvați.

Acum ați salvat e-mailul ca PDF.

Și notați că, din moment ce tipăriți doar la un motor de redare PDF, acel același truc funcționează exact în același mod pentru salvarea oricărui element din Outlook (contacte, întâlniri și așa mai departe) în format PDF.

Cum să salvați un contact ca fișier

De asemenea, puteți salva contactele ca fișiere utilizând Outlook. Funcționează aproape la fel ca salvarea mesajelor și poate fi utilă pentru backupul contactelor individuale sau pentru mutarea acestora într-un computer nou. Contactele sunt, de asemenea, salvate ca fișiere Vcard (CVF) - un format utilizat de o mulțime de alte aplicații care lucrează cu persoanele de contact. De asemenea, este ușor să transferați un contact într-o altă aplicație sau să trimiteți informații de contact unei alte persoane, astfel încât să le poată importa în orice aplicație pe care o utilizează.

Din fereastra de contact, faceți clic pe "Fișier" de pe panglica principală.

Faceți clic pe comanda "Salvați ca".

În fereastra "Salvați ca", navigați la locul în care doriți să fie salvat fișierul de contact și schimbați numele dacă doriți.

La fel ca și în cazul mesajelor, puteți alege câteva formate de fișier diferite din meniul derulant "Salvați ca tip":

Doar text: Când salvați contactul ca fișier Numai text, salvați doar cuvintele, nu formatul sau imaginile.
Formatul textului îmbogățit: Salvarea contactului ca fișier text îmbogățit înseamnă că puteți salva mai multe tipuri de formatări, cum ar fi caracterele aldine și italice, împreună cu imaginile din fișierul dvs. Acest format poate fi util dacă aveți o fotografie cu cartela dvs. de contact.
Formatul mesajului Outlook: Când salvați contactul în Outlook Message Format, îl puteți deschide în Outlook (chiar și pe alt computer) și va funcționa ca orice alt contact din Outlook. Dar, atunci se va comporta la fel ca si daca il salvezi in formatul VCF implicit, deci nu exista prea multe avantaje aici.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".

Acum ați salvat contactul ca fișier.

Cum să salvați o întâlnire (sau întregul calendar) ca fișier

Și, la fel ca și alte articole din Outlook, puteți să vă salvați numirile ca fișiere. Deși nu este la fel de utilă copierea de rezervă a copiilor salvate de întâlniri individuale, Outlook suportă standardul vCalendar, ceea ce înseamnă că puteți să salvați o întâlnire, să o trimiteți altcuiva și apoi să o importați într-o altă aplicație acceptată.

Deschideți întâlnirea pe care doriți să o salvați. În fereastra de întâlniri, faceți clic pe meniul "Fișier" de pe Panglică.

Faceți clic pe comanda "Salvați ca".

Navigați la locul în care doriți să salvați fișierul de întâlniri, apoi dați-i un nume.

La fel ca în cazul mesajelor și al contactelor, puteți alege câteva formate de fișier diferite din meniul derulant "Salvați ca tip":

Doar text: Când salvați întâlnirea dvs. ca fișier Numai pentru text, salvați doar cuvintele, nu formatul sau imaginile.
Șablonul Outlook: Salvarea numirii dvs. ca șablon de Outlook înseamnă că puteți aplica formatarea în calendare viitoare sau în întâlniri de calendar.
Formatul mesajului Outlook: Când salvați întâlnirea în formatul Mesaj Outlook, o puteți deschide din nou în Outlook, chiar și pe alt computer.
HTML: Salvarea mesajului dvs. ca document HTML înseamnă că vă salvați întâlnirea pentru a fi vizualizată într-o pagină Web.
MHT: Un fișier MHT este un fișier de arhivare a paginii web. Ca un fișier HTML, acesta este conceput pentru a fi vizualizat într-un browser web. Spre deosebire de un fișier MHT, un fișier HTML salvează toate textele, codurile, imaginile și alte materiale media într-un singur fișier.
Format iCalendar: iCalendar este un alt standard de calendar care vă permite să transferați informații din calendar în diferite aplicații calendar.

Selectați dacă doriți să salvați o singură întâlnire sau întregul calendar. Salvarea întregului calendar va salva toate datele din calendarul Outlook actual.

Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Salvați".

Și acum ați salvat cu succes întâlnirea sau calendarul.