Cum se limitează introducerea datelor în Excel cu Validarea datelor

Dacă utilizați foi de calcul Excel pentru a colecta date de la alte persoane, dar găsiți că ele completează adesea celulele atent planificate cu informații greșite, validarea datelor poate ajuta.

Acest instrument vă permite să restricționați anumite celule să permită numai datele corect formatate. Dacă cineva intră în ceva care nu ar trebui să fie acolo - cum ar fi "masa de prânz la aeroport" în loc de "15,68 dolari" pe un raport de cheltuieli - Excel respinge intrarea până când o fac. Gândiți-vă la aceasta ca la o cale pasivă-agresivă pentru a vă asigura că oamenii nu vă pierd timpul.

De exemplu, aici este foaia de calcul pentru raportul de cheltuieli de bază pentru How-To Geek. Să presupunem că dorim să ne asigurăm că oamenii introduc numai valori numerice care sunt formatate ca monedă (adică câteva cifre, urmate de un punct zecimal urmat de încă două cifre) în anumite celule.

Mai întâi, selectați toate celulele pe care doriți să le restricționați.

Comutați la fila "Date" de pe Panglică, apoi faceți clic pe butonul "Validare date". Dacă fereastra dvs. nu are dimensiune completă și nu puteți vedea etichetele, aceasta este pictograma cu două casete orizontale, un marcaj verde și un cerc încrucișat cu roșu.

În fereastra Validare date, în fila "Setări", faceți clic pe meniul derulant "Permiteți". Aici puteți seta un anumit tip de intrare pentru a permite celulelor selectate. Pentru raportul nostru de cheltuieli, vom insista ca utilizatorii sa introduca un numar cu doua valori zecimale, asa ca vom selecta optiunea "Decimal". De asemenea, puteți selecta și alte criterii, cum ar fi să vă asigurați că o celulă conține text, o oră sau dată, un text cu o anumită lungime sau chiar validarea ta personalizată.

Indiferent de tipul de date pe care îl selectați în meniul drop-down "Permite", se schimbă opțiunile disponibile în restul filei "Setări". Deoarece dorim o valoare numerică corespunzătoare valutei, setăm meniul derulant "Date" la setarea "între". Apoi, configuram o valoare minimă de 0.00 și o valoare maximă de 10000.00, care este mult mai mult decât suficient pentru a ne acoperi nevoile.

Pentru a le testa, faceți clic pe "OK" pentru a aplica setările de validare și încercați să introduceți o valoare necorespunzătoare. De exemplu, dacă tastăm "clătite" pentru valoarea micului dejun în loc de costul mesei, vom primi un mesaj de eroare.

În timp ce aceasta restricționează accesul utilizatorilor numai la tipul corect de date, acesta nu le oferă niciun feedback cu privire la tipul de date solicitat. Deci, hai să ne punem și asta.

Treceți înapoi la fereastra Validare date (Date> Validare date pe panglică). Aveți două opțiuni aici (și puteți să le folosiți pe amândouă dacă doriți). Puteți utiliza fila "Mesaj de intrare" pentru a avea un sfat al instrumentului pop-up pentru a arăta oamenilor tipul de date pe care îl doriți atunci când selectează o celulă pentru care este activată validarea datelor. De asemenea, puteți utiliza fila "Alertă de eroare" pentru a personaliza eroarea pe care o văd când intră într-un tip de date greșit.

Să trecem mai întâi la fila "Mesaj de intrare". Aici, asigurați-vă că este activată opțiunea "Afișați mesajul de intrare atunci când celula este selectată". Apoi, dați instrucțiunii de introducere un titlu și un text. Așa cum puteți vedea mai jos, apăsând într-una din celule apare mesajul care lasă oamenii să știe ce se așteaptă.

În fila "Alertă de eroare", puteți personaliza mesajul de eroare pe care îl văd oamenii când intră într-un tip de date greșit. Asigurați-vă că opțiunea "Afișați alerta de eroare după introducerea datelor nevalide" este activată. Alegeți un stil pentru mesajul dvs. de eroare din meniul derulant "Stil". Puteți să mergeți cu o oprire (cercul roșu cu X), Avertisment (triunghi galben cu un semn de exclamare) sau Informații (cerc albastru cu un "i"), în funcție de cât de puternic doriți să se întâmple mesajul.

Introduceți un titlu pentru mesajul dvs., textul mesajului însuși, apoi apăsați "OK" pentru a termina.

Acum, dacă cineva încearcă să introducă date necorespunzătoare, mesajul de eroare este puțin mai util (sau sarcastic, dacă preferați).

Este un pic mai mult decât un proces legat de setarea validării datelor, dar vă poate economisi mult timp mai târziu dacă utilizați foi de calcul pentru colectarea de date de la alte persoane. Este chiar util pentru prevenirea propriilor greșeli. Și acest lucru este de două ori adevărat dacă ați creat formule sau orice fel de sarcini de automatizare care se bazează pe aceste date.