Cum se înregistrează macro-urile și se automatizează sarcini tare în Microsoft Word

Macrorele sunt biți de bază ai programării care vă permit să atingeți un buton rapid sau o comandă rapidă de la tastatură pentru a declanșa o acțiune prestabilită. Iată cum puteți face ușor în Word.

Ce este un macro?

O macrocomandă este într-adevăr doar o înregistrare a unei serii de butoane, click-uri și tastări. Când înregistrați o macrocomandă, faceți doar înregistrarea, efectuați pașii pe care doriți să îi automatizați, opriți înregistrarea, lăsați Word să creeze programarea pentru dvs. și apoi atribuiți macrocomenzii unui buton sau unei comenzi rapide de la tastatură. Ori de câte ori doriți să efectuați această serie de acțiuni în viitor, trebuie să activați macrocomanda.

Puteți utiliza macrocomenzi pentru tot felul de lucruri. Sincer, posibilitățile sunt destul de nelimitate. De exemplu, puteți crea o macrocomandă care creează un nou subsol cu ​​informațiile companiei dvs., formatează textul dorit oricum și chiar introduce numere de pagină. Deci, de ce nu facem doar acest lucru folosind un șablon cu text de tip boilerplate? Păi, poți. Dar ce se întâmplă atunci când aveți un document existent la care doriți să adăugați acele lucruri?

De asemenea, puteți crea macrocomenzi pentru a insera tabele deja formatate de o anumită dimensiune, pentru a căuta un anumit stil de paragraf sau pentru a introduce doar un text.

Vom folosi exemplul foarte simplu de inserare a unui text care să vă treacă prin modul de înregistrare a unei macrocomenzi. Dar folosiți-vă imaginația și experimentați-vă. Vei fi surprins cât de mult poți să faci cu ei.

Cum se înregistrează un macro

Mai întâi, creați un nou document Word gol pentru a lucra înăuntru. Veți putea să vă salvați macrocomenzile într-o bază de date la nivel de sistem, astfel încât să nu aveți nevoie să creați altele noi pentru fiecare document pe care lucrați. În documentul gol, treceți la fila "Vizualizați" de pe Panglică, faceți clic pe meniul derulant "Macrocomenzi", apoi faceți clic pe comanda "Înregistrare macro".

Apoi, dați macrocomenzii dvs. un nume adecvat și tastați o scurtă descriere. Este un pas important, mai ales dacă intenționați să faceți o mulțime de macrocomenzi. De exemplu nostru, vom crea un fel de introducere a textului glumeațo care tipuri numele: „Lwaxana Troi, fiica a cincea Casa, titularul potirului sacru al Rixx, moștenitorul inelelor Sfinte Betazed“ noi Ceva nu ar vrea să scrie din nou și din nou dacă ar fi fost titlul nostru complet.

Alegeți dacă doriți să atribuiți macrocomenzii unui buton sau unei comenzi rapide de la tastatură. În sfârșit, alegeți unde să stocați macrocomanda. Implicit este să îl stocați în șablonul master Word (un fișier numit Normal.dotm), astfel încât să îl puteți utiliza în toate documentele. Dar, de asemenea, îl puteți stoca numai în documentul curent, dacă doriți. Faceți clic pe butonul "OK" când ați terminat.

De dragul acestui explicator, vă vom arăta procesul de creare a butonului și a tastaturii. Rețineți că puteți oricând să faceți clic pe butonul de meniu "Macrocomenzi" și să modificați mai târziu aceste setări dacă doriți să le schimbați.

Dacă alegeți opțiunea "Buton", vi se prezintă un ecran care vă permite să alegeți unde să stocați noul buton. Implicit este plasarea acesteia pe Bara de instrumente pentru acces rapid. Faceți clic pe numele macrocomenzii din coloana din stânga, apoi faceți clic pe butonul "Adăugați" pentru a adăuga macrocomanda în lista de butoane pentru bara de instrumente din dreapta. Când ați terminat, faceți clic pe butonul "OK".

Dacă vă alocați macrocomenzii unei comenzi rapide de la tastatură, veți vedea în schimb ecranul de mai jos. Asigurați-vă că numele macro este selectat în panoul "Comenzi", faceți clic în interiorul casetei "Apăsați tasta de comandă rapidă nouă", apoi apăsați tastatura combo pe care doriți să o utilizați. Puteți alege aproape orice combinație de Ctrl, Alt, Shift și orice altă cheie primară, dar rețineți că veți avea nevoie de unul care nu este deja atribuit unei comenzi rapide Word sau Windows / macOS.

Pentru macrocomanda noastră Star Trek, vom ține Ctrl, apoi apăsați L, eliberați L și atunci apăsați T-toate fără a elibera Ctrl. Comanda rapidă rezultată este exprimată ca "Ctrl + L, T". Expansiunea cu mai multe litere este o modalitate de a evita conflictele cu comenzile rapide implicite comune. Când ați terminat, faceți clic pe butonul "Alocați", apoi faceți clic pe butonul "Închidere".

Acum, sunteți plasat înapoi în interfața principală de scriere a Word. Programul se află în modul de înregistrare, astfel că efectuați toate acțiunile care vă plac. Puteți să faceți clic pe butoane, să deschideți meniuri, să inserați obiecte - îl numiți. Cuvântul de ceas și înregistrările pe care le faci ca macro. Și nu vă faceți griji cu privire la timpul acordat. Cuvântul nu duplică aceste acțiuni cu viteza pe care o realizați. În schimb, este nevoie de acțiunile reale pe care le faceți și creează un script pentru a le rula.

Pentru exemplul nostru, repetăm ​​doar numele și titlul nostru destul de nerdy:

În timp ce creați macrocomanda, puteți face clic pe butonul "Întrerupeți înregistrarea" dacă aveți nevoie să modificați ceva sau să faceți niște note rapide. Dați clic pe butonul "Reluați înregistrarea" pentru a continua să lucrați la macrocomandă.

Când ați terminat, deschideți din nou meniul derulant "Macrocomenzi", apoi faceți clic pe comanda "Opriți înregistrarea".

Asta e. Word creează o macrocomandă din înregistrare și o salvează ca pe un buton sau pe o comandă rapidă de la tastatură (indiferent ce ați decis).

Pentru a rula macroul, faceți clic pe butonul pe care l-ați alocat sau pe tasta de acces rapid pe care ați definit-o. Dacă alegeți opțiunea de buton, veți vedea butonul macro din "Bara de instrumente de acces rapid" chiar în partea de sus a ferestrei.

Evident, acesta este un exemplu foarte simplu pe care vi l-am dat. Puteți utiliza Word pentru a crea unele macrocomenzi destul de sofisticate. Utilizatorii avansați își pot programa chiar și manual (sau ajusta manual macrosurile înregistrate). Dar acest ghid ar trebui cel puțin să începeți să creați câteva macrocomenzi de bază.

Credit de imagine: Mopic / Shutterstock