Cum să introduceți rapid blocuri de text în Microsoft Word cu AutoText

Toți avem câteva fragmente mari de text pe care trebuie să le tipăm în mod regulat - cum ar fi adresa dvs., nume lungi sau fraze sau chiar mese și imagini pe care le folosiți de multe ori. Caracteristica AutoText din Word vă permite să stocați aceste bucăți de text și să le inserați rapid cu câteva apăsări de taste, astfel încât să puteți pierde mai puțin timp tastând.

Caracteristica AutoText face parte din Office de multă vreme, dar face parte din Quick Parts, care a fost adăugată la Office 2007. În plus față de intrările din AutoText, caracteristica Quick Parts vă permite să inserați proprietăți ale documentului (cum ar fi titlul și autorul ) și câmpuri (cum ar fi datele și numerele paginilor). Intrările rapide și intrările AutoText sunt, de asemenea, cunoscute sub numele de "Building Blocks", iar Word vine cu multe blocuri predefinite. De asemenea, puteți adăuga cât mai multe blocuri de construcție personalizate după cum doriți.

NOTĂ: Am scris anterior despre modul de trimitere a textului din alte documente în Word, astfel încât să puteți insera conținut reutilizabil în alte documente care se vor actualiza automat. Trucul discutat în acel articol este similar cu utilizarea unei intrări AutoText. Cu toate acestea, odată ce conținutul este introdus utilizând o intrare AutoText, acel conținut NU va fi actualizat automat atunci când modificați intrarea AutoText.

Există și alte programe, cum ar fi PhraseExpress gratuit pentru Windows, care efectuează o sarcină similară la nivel de sistem. Este minunat pentru că funcționează în fiecare aplicație, nu doar în Word, dar AutoText are câteva avantaje proprii - și anume, are mai multe opțiuni de formatare (mai ales cele specifice Word) decât PhraseExpress și este disponibil oriunde este Word. Deci, dacă nu aveți permisiunea de a instala programe terță parte pe computerul dvs. de lucru, de exemplu, puteți utiliza în continuare AutoText.

Puteți să salvați intrări AutoText numai în șabloane, nu în documentele în sine. În mod implicit, intrările din AutoText sunt stocate în șablonul Normal.dotm. Acest lucru limitează disponibilitatea intrărilor dvs. AutoText numai în aparat, cu excepția cazului în care trimiteți șablonul Normal.dotm împreună cu alte mașini. Puteți adăuga intrări AutoText în șabloane personalizate, dar există limitări în acest sens pe care le vom discuta mai târziu în acest articol.

Cum se creează o intrare AutoText nouă

Pentru a începe, creați un nou document Word și introduceți conținutul (text, imagini, tabele etc.) pe care doriți să îl adăugați ca intrări AutoText. Apoi, evidențiați conținutul și faceți clic pe fila "Inserare".

Dacă doriți ca textul de introducere a textului AutoText să fie stocat cu formatul paragrafului pentru toate paragrafele din intrare, inclusiv ultimul paragraf, asigurați-vă că semnul de paragraf de la sfârșitul ultimului paragraf este inclus în selecția dvs. Marcajul de paragraf stochează formatul pentru paragraf. Când nu selectați marcajul de paragraf la sfârșitul paragrafului, acel paragraf preia stilul de paragraf al textului înconjurător când îl introduceți. Dacă nu veți vedea marcajul de paragraf la sfârșitul fiecărui paragraf, puteți alege să le afișați în opțiuni. Orice formatare de caractere pe care ați aplicat conținutul dvs. AutoText este stocată automat în intrarea AutoText.

În secțiunea "Text", faceți clic pe butonul "Explorează componente rapide" și mutați mouse-ul peste "AutoText" din meniul derulant. Apoi, selectați "Salvare selecție în galerie automată" din submeniu.

NOTĂ: Este posibil să observați opțiunea "Salvați selecția în galerie rapidă" disponibilă direct din meniul "Părți rapide". Această opțiune adaugă textul selectat ca intrare "Părți rapide", nu o intrare "AutoText". Intrările "Quick Parts" și "AutoText" reprezintă atât blocuri. Puteți adăuga intrarea în felul acesta, dar vom discuta despre adăugarea ei ca intrare AutoText.

Se afișează caseta de dialog "Creare bloc nou de construcție". Introduceți un nume pentru intrarea AutoText în caseta de editare "Nume".

Vă recomandăm să faceți diferite nume ale intrărilor dvs. AutoText suficient de diferite, astfel încât să nu introduceți decât câteva caractere ale numelui pentru a insera fiecare intrare într-un document. Dacă mai multe intrări AutoText au nume care sunt foarte asemănătoare, va trebui să tastați suficient numele, astfel încât Word să știe ce intrare doriți să inserați.

De asemenea, puteți modifica categoria pentru această intrare. Lista drop-down "Categoria" oferă o opțiune "Creați o nouă categorie" care vă permite să adăugați această intrare AutoText la o categorie particularizată. De asemenea, puteți modifica "Galerie" în care este creată înregistrarea.

Lista verticală "Opțiuni" vă permite să specificați modul în care înregistrarea este inserată în document. Dacă introduceți un mic text, cum ar fi numele unei companii, selectați "Inserați numai conținutul" care introduce conținutul intrării în linie la cursor. De asemenea, puteți să inserați conținutul drept propriul său paragraf sau pe propria pagină (perfect pentru crearea paginilor standard de acoperire).

Acceptați setarea implicită pentru lista derulantă "Salvați în". Aceasta va salva intrarea AutoText în șablonul Normal.

După ce ați configurat noua dvs. înregistrare AutoText, faceți clic pe "OK".

Când închideți ultimul document Word pe care l-ați deschis, este posibil să apară următoarea casetă de dialog, întrebând dacă doriți să salvați modificările aduse șablonului Normal.dotm, dacă ați activat opțiunea de a fi solicitat să salvați șablonul Normal. Pentru a salva intrarea AutoText în șablonul "Normal.dotm", faceți clic pe "Salvați".

Cum să introduceți o intrare AutoText într-un document

Acum, că am creat o intrare AutoText nouă, să o inserăm într-un document. Creați un nou document Word sau deschideți unul existent. Faceți clic din nou pe fila "Inserați" și mutați mouse-ul peste "AutoText" din meniul derulant. Veți observa că intrarea AutoText pe care ați adăugat-o este disponibilă direct în submeniul "AutoText". Selectați-l pentru a introduce conținutul în acea intrare.

De asemenea, puteți introduce o intrare AutoText pur și simplu începând să tastați numele intrării AutoText. Se afișează un popup mic cu numele intrării AutoText potrivite și instrucțiuni care vă spun să apăsați pe "Enter" pentru a fi inserat. Apăsați pe "Enter" pentru a insera întreaga intrare AutoText în document. De asemenea, puteți apăsa "F3".

Sunt inserate conținutul intrării AutoText, completat cu pauzele de linie originale și formatul.

Pentru a face mai rapid și mai ușor inserarea intrărilor din AutoText, puteți adăuga butonul "AutoText" în bara de instrumente Quick Access.

Cum se pornește "Afișează sugestiile automate"

Dacă nu vedeți sugestia de completare automată atunci când introduceți numele de intrare AutoText, poate fi necesar să activați opțiunea "Afișare sugestii automate".

Pentru a activa "Afișare sugestii automate", deschideți un document Word existent sau creați unul nou și faceți clic pe fila "Fișier".

În ecranul din spate, faceți clic pe "Opțiuni" din lista de opțiuni din stânga.

Dați clic pe "Avansat" din lista de articole din partea stângă a casetei de dialog "Opțiuni Word".

În secțiunea "Opțiuni de editare", dați clic pe caseta de selectare "Afișați sugestii de completare automată", astfel că în casetă există un marcaj de selectare.

Acum, veți putea apăsa "Enter" după ce ați introdus o parte a numelui unei intrări AutoText.

Cum să editați conținutul unei intrări AutoText existente

Spuneți că v-ați mutat într-o casă nouă și că trebuie să vă schimbați adresa în intrarea dvs. AutoText. E ușor de făcut. Pur și simplu tastați intrarea așa cum doriți într-un nou document Word, selectați-o și apoi accesați submeniul "AutoText" așa cum am discutat mai devreme. Selectați opțiunea "Salvare selecție în galerie automată" din submeniul de sub oricare dintre intrările AutoText existente.

Introduceți același nume ca intrarea AutoText existentă în caseta de editare "Nume" și faceți clic pe "OK".

Se afișează o casetă de dialog de confirmare. Faceți clic pe "Da" pentru a înlocui intrarea AutoText anterioară cu cea nouă.

Acum, puteți introduce intrarea actualizată AutoText în orice document nou sau existent în Word așa cum ați făcut înainte.

NOTĂ: Rețineți că modificarea unei intrări AutoText NU modifică conținutul acelei intrări în documentele existente în care ați introdus-o deja. Conținutul revizuit al intrării AutoText se utilizează numai la introducerea înregistrării în orice moment după schimbarea acesteia.

Cum să editați proprietățile unei intrări AutoText existente

În afară de editarea conținutului unei intrări AutoText, puteți modifica, de asemenea, proprietățile intrării, cum ar fi șablonul în care sunt stocate, categoria și așa mai departe.

Pentru a face acest lucru, creați un nou document Word sau deschideți unul existent. Faceți clic pe fila "Inserare" și apoi pe butonul "Explorați componentele rapide" din secțiunea "Text". Selectați "Organizator blocuri de construcție" din meniul derulant.

Se afișează caseta de dialog "Organizator blocuri de construcție". Se afișează o listă cu toate "Blocurile de construcție" care arată "Numele" fiecăruia și care este "Galeria", "Categoria" și "Șablonul". Sunt listate în ordine alfabetică în funcție de "Galerie". Noua noastră intrare "Adresa" este listată la început, deoarece este în galeria "AutoText". Faceți clic pe intrare pentru al selecta. O previzualizare a înregistrării este afișată în partea dreaptă a casetei de dialog.

După selectarea intrării "Adresa", faceți clic pe "Editați proprietățile" de sub lista "Blocuri de construcție".

Aceeași casetă de dialog este afișată ca și când ați creat intrarea AutoText; cu toate acestea, acum se numește "Modificați blocul de clădiri". Vom schimba opțiunea "Opțiune" la "Inserați conținutul în propriul paragraf, astfel încât adresa este întotdeauna inserată pornind de pe o linie separată, chiar dacă cursorul este la sfârșitul unei alte linii. Faceți clic pe "OK" după ce ați efectuat modificarea.

Se afișează din nou o casetă de dialog de confirmare, care confirmă faptul că doriți să înlocuiți intrarea AutoText cu cea revizuită. Faceți clic pe "Da".

Cum să ștergeți o intrare AutoText

Dacă descoperiți că nu mai aveți nevoie de o intrare AutoText, o puteți șterge din colecția de blocuri. Pentru a șterge o intrare AutoText, deschideți caseta de dialog "Organizator blocuri de clădiri", așa cum este descris în ultima secțiune. Selectați intrarea AutoText pe care doriți să o ștergeți și faceți clic pe "Ștergeți" sub lista de "blocuri de construcție".

Se afișează o casetă de dialog de confirmare care vă întreabă dacă sunteți sigur că doriți să ștergeți blocul de construcție selectat, în acest caz o intrare din AutoText. Faceți clic pe "Da" pentru a șterge înregistrarea. Veți reveni la caseta de dialog "Organizator blocuri de organizare". Faceți clic pe "Închidere" pentru ao închide și a reveni la documentul dvs..

Funcția AutoText pare să aibă o particularitate atunci când se utilizează un șablon personalizat. Am încercat să adăugăm intrări AutoText într-un șablon personalizat, însă atunci când am creat un document nou bazat pe șablonul respectiv, intrarea AutoText nu era disponibilă. Cu toate acestea, atunci când am creat un document nou bazat pe șablonul Normal și apoi atașat șablonul personalizat la acel document, intrarea AutoText era disponibilă. Deci, dacă doriți să salvați intrări AutoText în propriul dvs. șablon personalizat, asigurați-vă că ați atașat șablonul la documente după ce le-ați creat sau altfel intrările dvs. AutoText nu vor fi disponibile. Dacă descoperiți altceva, vă rugăm să ne anunțați în comentarii.

Versiunile mai vechi ale programului Word (2003 și anterioare) vă permit să copiați intrările AutoText de la un șablon la altul. Cu toate acestea, începând cu Word 2007, această funcționalitate a fost eliminată.